A mai kor vállalatának alapvető gazdasági érdeke, hogy üzleti folyamatait a lehető legnagyobb mértékben automatizálja és a manuális adminisztrációt csökkentse. A papíralapú dokumentumok kezelése azonban törékeny láncszeme a hatékony vállalati alkalmazásoknak.

Papíralapú dokumentumkezelés helyett interaktív PDF űrlapok

Az SAP és az Adobe Systems közös fejlesztésére épülő, és a hazai piacon a Creative 4U SAP tanácsadó cég által elsőként kínált megoldások segítségével a vállalatok gyorsan és könnyen alkalmazhatnak olyan interaktív, digitális PDF űrlapokat, melyek a SAP alapú vállalatirányítási folyamatokba közvetlenül integrálhatók.

Egy vállalat majd’ minden működési területén zajlanak manuális adminisztrációval lebonyolított, papír- vagy e-mail alapú folyamatlépések. A vállalatirányítási alkalmazásokba közvetlenül nem kapcsolódó információcsere lassítja vagy megakasztja a munkát,továbbá az adatok feldolgozása számtalan hibalehetőséget rejt, és nem teszi lehetővé a dokumentumok azonnali archiválását sem. Papíralapú nyomtatványokkal a mindenkori aktuális űrlap-verziók elosztása, a hozzáférési jogosultságok szabályozása, illetve a bennük szereplő adatok kinyerése vagy újbóli felhasználása is nehézkes.

Ezen kihívásokra ad megoldást a SAP interaktív PDF űrlap, amely egyedi igények szerint alakítható ki és közvetlenül kapcsolódik a webes alapú SAP alkalmazásokba. A papír formátumhoz teljesen hasonló, automatikusan személyre és szerepre szabható űrlapok adatai kitöltést és elküldést követően azonnal feldolgozásra kerülnek a háttérrendszerben, és biztosítják a folyamatok továbbvitelét. A belső munkatársak és külső partnerek például a vállalati internetes portálról tölthetik le a kitöltendő űrlapokat vagy e-mailben kapják meg a cégnél felépített automatizált munkafolyamatok (workflow-k) részeként. Az interaktív PDF űrlapok révén minimálisra csökkenthetők az adatbeviteli hibák, gyorsul az üzleti folyamatok végrehajtása, és hatókörük kiterjeszthető a vállalat vezetőire, az alkalmi és mobil felhasználókra és külső szereplőkre is (szállítók, ügyfelek).

Az interaktív PDF űrlap alkalmazható számos üzleti területen, mint beszerzés és logisztika (számla, beszerzési-megrendelés jóváhagyási folyamatok), munkaerő-gazdálkodás (Cafeteria választó, munkavállalói formanyomtatványok, utazás-menedzsment), értékesítés (készletfoglalás), pénzügy (leltár-ívek), de a jogosultság-igénylés vagy törzsadat-karbantartás is központosíthatóvá válik ezáltal. Az elektronikus formátum pedig lehetővé teszi a gyors és biztonságos elektronikus aláírást, mely követhetővé teszi a folyamatokat és azok résztvevőit.

Az SAP NetWeaver fejlesztőeszközeibe integrált Adobe LiveCycle Designer segítségével az interaktív űrlapok a felhasználók egyedi elképzelései szerint alakíthatók ki, beleértve az űrlapok kinézetét, az SAP adatkapcsolatok és a háttér logika meghatározását.

Az interaktív PDF űrlap alkalmazása nem csak a jogszabályoknak való megfelelőséghez teremti meg a formai alapot, de növeli a mindennapi munka hatékonyságát, a munkatársak együttműködését és a partnerek/ügyfelek elégedettségét az egyszerűbb ügykezelés révén. A Creative 4U Java és ABAP™ programnyelvekben jártas, és a különböző SAP alkalmazásokban nagy gyakorlatot szerzett munkatársai naprakész tanácsadással és megoldásokkal szolgálnak az SAP interaktív PDF űrlapot alkalmazni kívánó vállalatok számára

További információ

A 2002-ben alapított Creative 4U Kft testreszabott, kreatív megoldásokat nyújt az integrált vállalatirányítás és információtechnológia ágazatában. A SAP Hungary Service Partnereként több mint 60 projekt sikeres megvalósításában közreműködött az SAP alapú folyamatvezérlés (SAP workflow) és dokumentumkezelés (DMS) területén, továbbá 15 SAP archiválási (adat- és dokumentum) projektben. Tevékenysége átöleli a közép- és nagyvállalati megoldások tervezésének, testreszabásának, megvalósításának és oktatásának teljes folyamatát. A Creative 4U cégfilozófiájának alappillérei munkatársai folyamatos képzése, a szakmai minősítések megszerzése és a 2006-ban megszerzett ISO 9001:2001 minősítésre épített folyamatos magas szintű vállalati működés.

***

Kapcsolódó blog


Papírmentes iroda >>>


Kapcsolódó oktatás


Dokumentumkezelés és versenyképesség – tanfolyam a Modern Üzleti Tudományok Főiskoláján >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Tiszta munka - archiválás, archívum kialakítás >>>


Az iroda automatizálása - felsőfokon - 1. rész >>>


Az iroda automatizálása felsőfokon - 2. rész >>>


Az örök PDF - avagy milyen formátumban archiváljunk? >>>


Iratkezelés, dokumentumkezelés címszavakban - archiválás >>>


Szabványos dokumentumkezelés és archiválás a PDF segítségével >>>


Most már tényleg megoldódnak az archiválás, hosszútávú archiválás problémái? >>>


A háborúnak vége - szabad dokumentumkezelés és archiválás? >>>


Szkennelés és tartalomszolgáltatás >>>


Optikai karakterfelismerés (OCR) Lotus Notes dokumentumokban >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2009. 08. 03., Forrás: Creative4U