A következő cikkben ismertetésre kerül a hamarosan induló Dokumentumkezelési Akadémia részletes tematikája, illetve egyéb gyakorlati tudnivalók.

1. A Dokumentumkezelési Akadémia első lépésben "távoktatás" formában indul el, azaz egyéni feldolgozásra alkalmas formában kerül megküldésre a jelentkezőknek. A kiküldött anyagok alapformátuma a PDF lesz, ha valakinél ennek a formátumnak az olvasása gondot jelent, az kérjük jelezze telefonon, vagy e-levélben a Portálnak.

Igény esetén a képzést helyszínre kihelyezett, "élő" formában is megtartjuk. Erre vonatkozóan az ellenértékről tisztelettel kérjük, hogy tájékozódjék a Médiaajánlatban (nyitólap alján) vagy a megadott elérhetőségeken (Impresszum).

2. A DA egyes témáinak alapja a portálon megjelent cikkek. Ezek átdolgozásra kerülnek, az egyes lényeges pontokat kiemeljük, kérdésekkel segítjük majd Önt és egyes fontos témáknál feladatokat is adunk, amelyeket önkéntesen kidolgozhat és visszaküldhet.

A törzsanyagokat lehetőség szerint olyan, dokumentumkezelési területről vett esettanulmányokkal, beszámolókkal, ismertetésekkel, interjúkkal színesítjük, amelyek segítik Önt a gyakorlati ismeretek megszerzésében.

3. Az anyagok kiküldésének gyakorisága heti lesz. Úgy gondoljuk, hogy munka mellett szükséges ennyi idő a feldolgozásra.

4. Az akadémia valamennyi témáját megkapó, feldolgozó, visszaküldő megkapja a DocuWorld igazolását.

5. A DA anyagainak kidolgozásánál igyekszónk partnerként bevonni a magyar dokumentumkezelés cégeit, szakembereit, hogy Ön magas színvonalú anyagot kaphasson.

Ezért a DWP nyitott ilyen irányú együttműködésre - kérjük, amennyiben be kíván kapcsolódni, vagy tud ilyen cégről, személyről, kérjük jelezze felénk.

6. A DA első sorozatát folytatni kívánjuk egy emelt szintű kurzussal, illetve a közigazgatásban dolgozók számára irandó témák közrebocsátásával. Vezetőknek külön összefoglalót bocsátunk majd útra.

Kérjük jelezze részvételi szándékát a fentiekre is.

7. További információkat honlapunkon kaphat, vagy érdeklődjön a főszerkesztőnél a 20/453 17 59 telefonszámon vagy az info@docuworld.hu e-levélcímen.

8. Ön vagy érintett, érdeklődő ismerőse e-levélben jelentkezhet az info@docuworld.hu címen, "Akadémia" szó tárgysorban (levél tárgya) történő feltüntetésével.

9. A kurzus során az egyes "előadások" címe, sorrendje, pontos tartalma változhat!

GYAKORLATI DOKUMENTUMKEZELÉS ALAPJAI - részletes tematika

1. A dokumentumkezelésről általában

- a dokumentumkezelés fogalma

- milyen jelentősége van a dokumentumkezelésnek az üzlet, az üzletvitel, a vállalati eredmény szempontjából

- a dokumentumkezelés mit foglal magában, a felosztás ismertetése: a papíralapú, hagyományos, tradícionális iratkezelés és az elektronikus dokumentumok kezelése

- hogyan lesz a papírból bit - digitalizálásról egy-két szóban

- a DM határterületei és kapcsolódásai a szervezet egyéb rendszereihez (content management, vállalatirányítás, könyvelőrendszerek, egyéb rendszerek, stb.)

2. A dokumentumkezelés felosztása: fizikai és elektronikus dokumentumkezelés

- az üzleti tevékenység során keletkező dokumentumok és ezek csoportosítása, felosztása

- az „új“ "dokumentumok" pl. multimédia file, stb.

- a fizikai iratkezelésről címszavakban

- az elektronikus rendszerekben hogyan feleltethetők meg a fizikai iratkezelés, miben több, miben más

3. A fizika dokumentumkezelés sajátosságai

- miért van szükség "még mindig" fizikai iratkezelésre

- meddig kellhet

- miért érdemes odafigyelni rá

- a fizikai és EDM-et egységben kell kezelni - de hogyan?

4. Az elektronikus dokumentumkezelés jellemzői

- az elektronikus dokumentumkezelés kifejtése

- rendszervázlatok, ismertetők

5. A fizikai dokumentumkezelésről részletesen

- a fizikai iratkezelés korábbi címszavainak részletesebb kifejtése

- record management, illetve a hasonló címszavak megmagyarázása, felhasználói szemmel

6. A tradícionális dokumentumkezelés szolgáltatásai, szolgáltatói

- a hagyományos iratkezelésről gyakorlati szemmel: hogyan valósul meg ez a gyakorlatban

- szabályzatok

- tárolás

- feldolgozás

- adatszolgáltatás és ennek korszerű módszerei

7. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek: iktató-, archiváló-, és

egyéb rendszerek

- az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek felosztása, kapcsolódása egymáshoz (iktató-archiváló pl.)

- a DM rendszerek kapcsolódása más rendszerekhez - részletesebb kifejtés a vállalatirányítási rendszerekkel, könyvelőrendszerekkel, stb. történő kapcsolatról

8. Az iktató rendszerek sajátosságai, kialakítása

- mi jellemzi az egyszerű iktatórendszereket

- milyen adattartalmak kellenek

- milyen jogszabályi háttérnek kell megfelelnie

- és: milyen is a jó iktatórendszer - néhány gyakorlati szempont

9. Mennyiben más egy archiváló rendszer, mint egy iktató rendszer?

- az egyes rendszerek közti különbségek

- gyakorlati alkalmazási példák, mikor elegendő az egyik, mikor a másik - és mikor kell/célszerű kombinálni őket

10. Milyen szolgáltatásai lehetnek egy dokumentumkezelő rendszernek

teljes kiépítettségben?

- egy élő nagy rendszer ismertetése, az ötlet felmerülésétől a fizikai iratkezeléshez kapcsolódó munkákon át a kiválasztáson át a használatig, illetve a bevezetés utáni működtetésig

11. E-mailek, faxok és egyéb elektronikus dokumentumok kezelése

- jelentőség

- e-dokumentumok beillesztése a DM rendszerbe

12. Hogyan válasszunk elektronikus dokumentumkezelő (iktató- vagy

archiváló) rendszert?

- mely területeket kell bevonni a szervezettől

- pályázati kiírás mit tartalmazzon

- hogyan pályáztassunk

- szempontok kialakítása

- hogyan bíráljuk el a pályázatokat

13. Rendszer-bevezetési jótanácsok

- melyek a bevezetés butatói

- mit lehet ellenük tenni

- felhasználói szempontok

- és hogyan látja a másik oldal: fejlesztői szempontok ismertetése

14. Alapismeretek a szkennerekről és a multifunkcionális eszközökről

- az üzleti szkennerek ismertetői

- speciális szkennerek (csekk, stb.)

- multifunkcionális eszközök előnyei, hátrányai a spacializált HW-khez képest

15. Alapismeretek a karakterfelismerésről

- alapismeretek a karakterfelismerésről

- mikor használható és milyen eredményeket várhatunk az élő munka csökkentése terén tőle

- űrlaptervezési alapismeretek

16. Az Internet technológiája a dokumentumkezelésben és a WEB-es

rendszerek sajátosságai

- hagyományos és WEB-es DM rendszerek közti különbségek

- internetes DM rendszer

- WEB technológiát használó rendszerek vázlatos ismertetése

17. A vonalkód-technológia

- mire lehet használni

- mit könnyít meg

- milyen háttér kell hozni, milyen eszközök kellenek

- mennyire elterjedt a vonalkód alkalmazása a digitális dokumentumkezelés területén

- működő rendszerek ismertetése röviden

18. Egyéb eszközök: szerverek, munkaállomások

- milyen hardver háttér kellhet egy új rendszerhez

- más-e egy DM szerver, mint egy egyszerű szerver

- munkaállomás számítógépeinek igényei - teljesítmény, stb.

- hálózat esetén mire kell figyelni

19. Mit tudhatunk megcsinálni önerőből és mihez kellhet külsős segítség?

- a DM projektek buktatói

- ennek alapján a bevezetést belső erőből megoldva, mire kell figyelni

- mikor célszerű tanácsadót választani

20. Az iratkezelés törvényi alapjai és háttere

- aktuális jogszabályok

- tendenciák

- várható változások

21. Elektronikus aláírás (digitális aláírás) a dokumentumkezelésben

- a digitális aláírás jellemzői egész röviden

- mire lehet(ne) használni a DM-ben

- mik a buktatók (archiválás, stb.)

- gyakorlatban működő rendszerek pl. elektronikus szerződéshitelesítés

22. Papírmentes iroda, irodaautomatizálás

- irodaautomatizálás elmélete röviden

- DM-irodaautomatizálás különbség

- irodaautomatizálási rendszerek bemutatása

23. Új elektronikus dokumentumok - és a közeljövő (elektronikus számla,

elektronikus fuvarlevél és a többiek)

- új elektronikus dokumentumok

- mi az, ami ezek közül tényleg működik

- milyen háttér kell hozzá

Szerző: DWP, dátum: 2006. 03. 05.