A szervezeti dokumentumkezelés átszervezése, egy dokumentumkezelő rendszernek a bevezetése azért is késlekedhet, mert a vezetők félnek a bevezetés során fellépő emberi tényezőre visszavezethető problémáktól – holott ha tudjuk, melyek lehetnek ezek, akkor megfelelően kezelhetőek is.

Dokumentumkezelő rendszer és az emberi tényezők

Ha dokumentumkezelésről van szó, nem elég gyakran esik szó a legalapvetőbb tényezőről, magáról az emberről.

Beszélünk, írunk, előadásokat tartunk a dokumentumkezelő rendszerek által megvalósítható folyamatokról, a megvalósíthatóság módjáról, eszközeiről, stb. Létrejönnek projektek, melyben adott forgatókönyv szerint meghatározzuk a létrehozandó rendszer célját, a megvalósításhoz szükséges erőforrásokat, határidőket szabunk, stb. Mégis sok esetben nem sikerül maradéktalanul megvalósítanunk elképzeléseinket, mert nem vesszük figyelembe azt az igen fontos, alapvető tényezőt, hogy az elképzelt rendszerekkel, rendszerrel emberek fognak dolgozni.

Az előre definiált folyamatok, tevékenységek, közreműködő szervezeti egységek, csoportok, felelősségek, mind azzal a nem elhanyagolható hatással vannak az ügyviteli folyamatokra, hogy képesek határidőre lefutni. Természetes elvárás, hogy a vállalaton belüli szerepek, az egyes tevékenységek csoportokra, de konkrét személyekre is kioszthatók legyenek, a konkrét munkára fordított idő személyenként is mérhetővé váljon, s ezzel a szervezet külső szempontból történő megítélése is javuljon.

Egy vállalat működőképessége szempontjából döntő fontosságú, hogy a bent zajló folyamatok gördülékenyek, zökkenőmentesek legyenek, a munkatársak valóban a feladatukra koncentráljanak. Fontos, hogy a folyamatban lévő ügyekről bármikor pontos választ kaphassunk a „hol tart az ügy?”, „ki dolgozik rajta?” és hasonló kérdésekre.

Minden „számítógépes” rendszerrel szemben alapvető követelmény a gyorsaság. Az irat beérkezése és elintézése közötti idő így jelentősen lerövidül, a határidő figyelhető és betartható. A megváltozott iratkezelési folyamat a mindennapos rutinfeladatokat érinti, lényeges változtatásokkal, mely természetszerűleg kiváltja az ellenállást.

Dokumentumkezelő rendszer bevezetése, egy olyan változás egy szervezet életében, mely a legtöbb esetben ellenkezést, negatív érzelmeket vált ki az alkalmazottakból és visszaveti a munkakedvet.

Elsődleges oka az ellenállásnak a nagyfokú bizonytalanság érzése. A megszokott, már ismert, szokásokon alapuló ügyintézést felváltja egy pontosan ellenőrizhető folyamatkövetés, mely az emberekben kiváltja a félelmet: szükség van-e a továbbiakban is a munkájukra. Érdekes, hogy ugyanakkor a többletmunkától való félelem is jelen van. E két bizonytalansági tényező csak látszólagos ellentmondásban van egymással. A rendszer bevezetése a kezdeti időszakban valóban többletmunkával járhat, viszont stabil működése esetén, az ügyintézési idők lerövidülésével jelentősen csökkenhet a ráfordítási idő, és ez munkaerő-felesleghez vezethet. A vezetés feladata megismertetni az elképzeléseket, tudatosítani az alkalmazottakkal, hogy a megnövekedett igények maradéktalan teljesítéséhez nem kívánunk új munkaerőt alkalmazni. A meglévő alkalmazotti létszám a rendszer bevezetésével maradéktalanul teljesíteni tudja az elvárásokat.

Az alkalmazottak változással szembeni ellenállása negatívan befolyásolja a rendszer működését. Közrejátszhat ebben a középvezetés és a vezetés közötti ellentét is. Amennyiben a későbbiekben szervezeti változásokat is maga után vonz a bevezetés - esetleg azzal egyidőben szükséges a szervezeti felépítés módosítása – úgy további bizonytalansági tényezőként merül fel a „hatalomféltés”, vagyis a meglévő státusz esetleges elvesztésének érzése. Hosszú idő óta kialakult munkacsoportokban együtt dolgozó emberek ellenállását növeli, ha e csoportok átszervezése szükséges.

Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetésének elfogadtatását minden eddig ismertetett emberi tényező akadályozhatja. Csupán vezetői döntés alapján történő alkalmazása, és minden eszközzel történő kikényszerítése újabb konfliktust okoz a szervezeti egységek között, ahol addig is jelen lehetett egyfajta érdekellentét.

A legtöbb esetben utólagos – értekezlet kereteiben – történő kommunikációval végül sikerülhet elfogadtatni a rendszert. Az elfogadás azonban csak annyit jelenthet, hogy tudomásul veszik a változást, végrehajtják a feladatot, de nem hisznek benne. Nem ritkán szándékos nem értéssel akadályozva a működést.

Minden ilyen esetben kiemelt feladattá válik a végrehajtás folyamatos ellenőrzése annak érdekében, hogy eredményt érjünk el.

Az iratkezelés, s ezen belül kiemelkedően az ügyintézés kizárólag emberi tényezőkön múlik, akár papírlapú, akár elektronikus iratról van szó. A vezetés feladata ennek gördülékeny működtetése, mely vezetés-szervezési és humánerőforrás ismereteket igényel. A határidők figyelése és betartatása általában a középvezetők fontos feladata. Minden munkatársnak – aki érintett az újonnan kialakított, vagy részben megváltozott folyamatokban - biztosítani kell - egy megfelelően kidolgozott oktatási program keretében - a rendszerrel kapcsolatos minden változást átfogó, részletes tájékoztatást.

Mert a folyamatos ellenőrzés „hatalmi szóval” nem elég…

A munkatársak nem szeretik, ha fokozottan ellenőrzik őket…, úgy is fogalmazhatnék: a kör bezárult.

Jelenlegi világunk bármenyire is az információs társadalmak kora, még sokáig emberi közreműködéssel fogja megvalósítani elképzeléseit. S bár sokak szerint hamarosan mindent megold majd egy jól kidolgozott elektronikus világ, mégis remélem messze van még azaz idő, amikor már nem lesz szükség emberi beavatkozásra.

Szalay Arykán

***

Kapcsolódó blog


Dokumentumkezelés >>>


Dokumentumkezelési konferencia >>>


Dokumentumkezelési tanfolyam >>>


Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség >>>


Papírmentes iroda >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek alapjai - 1. rész >>>


Dokumentumkezelő rendszer kiválasztás – útmutató >>>


Dokumentumkezelő rendszer ajánlati felhívás 1. rész (az emberi tényező) >>>


DM rendszer ajánlati felhívás 2. rész >>>


Canon dokumentumkezelő rendszer >>>


Ovitas Magyarország Informatikai Kft. - névjegy >>>


ELO Digital Office Kft. - névjegy >>>


Hatékonyabb szervezeti működés dokumentumkezelő rendszerrel >>>


Karakterfelismerés felsőfokon – immár Mac-eseknek is >>>


Vállalati tartalomkezelés >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2009. 10. 12., Forrás: Szalay Arykán