Az egész országnak javára válik, ha a közigazgatás egyik legnagyobb adatkezelő hivatala a korábbinál hatékonyabban végzi munkáját.

Gyorsabb háttérfolyamatokkal gyorsabb lehet az ügyintézés

Ha a közigazgatás tartalommal akarja megtölteni a sokszor hangoztatott „szolgáltató állam” szlogent, akkor javítania kell az ügyfelek – vagyis az állampolgárok – kiszolgálásának minőségén is. Ezt pedig nemcsak a hivatalokkal való kapcsolattartás mikéntje határozza meg, hanem a háttérben zajló folyamatok hatékonysága is.

A háttérfolyamatok nem kis része a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalában (KEK KH) zajlik. A hivatal leginkább egy óriási adatbank: különböző nyilvántartásokban itt kezelik többek között az állampolgárok személyi okmányaiban (személyi igazolvány, lakcímkártya, jogosítvány, útlevél) szereplő adatokat is.

A papír alapú ügyintézés drága és nehézkes

Több minden is arra sarkallta a KEK KH-t, hogy javítson belső folyamatainak hatékonyságán – mondja Klézliné Imre Borbála elektronikus közszolgáltatási elnökhelyettes. Egyrészt a közigazgatási eljárásról szóló törvény (Ket.) 2009. október 1-jétől életbe lépett módosítása immár szankcionálja a határidőn túli ügyintézést, másrészt a hivatal elébe is akart menni ezeknek a követelményeknek. Jelenleg ugyanis hat telephelyen működik a KEK KH, és az iratok postai, illetve kézbesítővel történő továbbítása rendkívül nehézkessé teszi a folyamatos munkát: előfordult, hogy egyetlen jóváhagyás megszerzése 24 órába telt. A papír alapú ügyintézésnek és a postázásnak ráadásul a költségei is magasak.

Tanúsított iratkezelés a Zalaszám „Irkájával”

Mindenki előtt nyilvánvaló volt, hogy az iratkezelés hatékonyságát annak további elektronizálásával lehet a leginkább növelni. A folyamatok nagy része már elektronizált, de ezt mindenképpen szerették volna kiterjeszteni, illetve magasabb szintre emelni. Az iratkezelés terén sem kellett a nulláról indulniuk: a KEK KH-ban már 2001 óta működik a Zalaszám Informatika által fejlesztett iratkezelő rendszer (Irka). A szoftver 2008-tól rendelkezik a közfeladatokat ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó rendeletekben előírt feltételekkel és tanúsítványokkal – teszi hozzá Szász Péter, a cég ügyvezető igazgatója. Mivel a rendszer tanúsítottan alkalmas a hagyományos és elektronikus iratkezelési funkciók ellátására, valamint szintén minősített kapcsolattal rendelkezik a kormányzati portálhoz, ezért jó alapot teremtett a hivatali elektronikus dokumentumkezelés kiterjesztésére.

Több, mint elektronikus dokumentumkezelés: működési modell és munkafolyamat-átvilágítás változtatás

A munka jóval több volt, mint az elektronikus dokumentumkezelés technikai bevezetése. Első lépésként, 2009 nyarán újragondolták a működési modellt, majd teljeskörűen és részleteiben felmérték az érintett hivatali folyamatokat: megnézték, milyen utat járnak be az egyes dokumentumok, hol van lehetőség az ésszerűsítésre. Mivel az elsődleges cél a belső ügykezelés hatékonyabbá, gyorsabbá tétele volt, arra törekedtek, hogy a dokumentumkezelést minél inkább elektronikus alapokra helyezzék. Az iratkezelő rendszer az elektronikusan bejövő dokumentumokat közvetlenül tudja fogadni. A papír alapon érkező küldeményeket először beszkennelik, majd elektronikusan viszik tovább a rendszerben. Ennek az a nagy előnye – magyarázza az elnökhelyettes –, hogy amikor újabb és újabb ügyek válnak elektronikusan is intézhetővé, a háttérrendszer alkalmas lesz a beérkező dokumentumok kezelésére.

A rendszer korábban ki nem használt funkciói az igények kielégítésére alkalmasak voltak. Ennek is köszönhetően a tényleges kiterjesztés és tesztelés csupán néhány hónapot vett igénybe. A helyzetet nehezítette, hogy folyamatosan működő rendszerről volt szó, így a munkafolyamatokban meglévő vezetői és ügyintézői szerepkörök szükséges átalakítását, az infrastrukturális feltételek módosítását, az új működésre való átállást menet közben kellett megvalósítani – említi meg Szász Péter.

Emberi tényező: filozófia és menedzsment

A folyamatok és az informatikai háttér (infrastruktúra) átalakítása mellett legalább ennyi – ha nem több – figyelmet kellett fordítani az érintett felhasználók felkészítésére. A munkafolyamatok elektronizálása megváltoztatja az ügyintézést. Az intézkedést ezt követően nem délutánig kell megtenni, amikor a kézbesítő elindul a másik telephelyre az iratokkal, hanem azonnal cselekedni kell. „A munkatársakkal az egész rendszer filozófiáját, célját meg kellett ismertetni: ha tudják, hogy mit és miért csinálnak, ha motiválttá lehet őket tenni, akkor nyert ügyünk van” – mondja az elnökhelyettes.

Emberi tényező: nyomon követhető erőforrások és határidők

Idegenkedést keltett a rendszerrel szemben, hogy a munkafolyamatok minden szelete nyomon követhető: ki mikor kapta meg a dokumentumot, mennyit állt nála, mikor szignálta ki, mit intézett vele. A Ket. előírásai szerint ezeket nem csupán mérni kell, hanem az esetleges határidő-túllépéseket szankcionálni és közzé is kell tenni az ügyfélfogadási helyiségekben és az interneten. Mivel a változásokat januártól vezették be, most alakítják ki a mérőszámok rendszerét, amellyel a későbbiekben a munka hatékonyságát vizsgálni fogják.

Egységes szemléletben: együtt a papír alapú iratkezelés és az elektronikus dokumentumkezelés

A rendszer előnyei azonban már így is megmutatkoznak. A belső munka hatékonyságának növelése azt is jelenti, hogy amikor általánossá válik az állampolgárok és a hivatalok közötti elektronikus kapcsolattartás, az ügyintézés ideje a mostaninak a töredékére csökkenhet.

Klézliné Imre Borbála szerint a papír alapú és az elektronikus dokumentumkezelés harmonikus egymás mellett élése a projekt legnagyobb eredménye, a KEK KH arra törekszik, hogy a jogi, igazgatási keretek között a papír alapú ügyintézés aránya egyre inkább csökkenjen.


***

Kapcsolódó dokumentumkezelési és iratkezelési blogok


Dokumentumkezelés blog >>>


Dokumentumkezelési konferencia blog >>>


Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSzSz) blog >>>


Dokumentumkezelési Akadémia 2010. évi tanfolyamai >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Minisztériumi csoportmunka dokumentum menedzsment rendszer segítségével >>>


Az iratkezelési szoftver tanúsítás - összehasonlítás a lehetőségekről >>>


A közszférában is ki kell számítani a megtérülést >>>


E-közigazgatás - hasta la vista, baby? >>>


Egységes dokumentumkezelés a MKEH-ban >>>


Minősített iratkezelő rendszerek a közigazgatásban >>>


E-közigazgatási informatikai rendszerek jogi szabályozása >>>


Teljes körű tanúsítványt kapott az IRKA Iratkezelő Rendszer >>>


IRKA Iratkezelő Rendszer >>>


Dokumentumkezelés és vállalati folyamatok – 1. rész >>>

***
Publkáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2010. 02. 27., Forrás: ITbusiness