|
A tudásmenedzsment legfontosabb eszköze – a tartalommenedzsment rendszer 2010-04-12, 06.08:00 Nyomtatás |
 PDFA dokumentumkezelés szakmásodásával (oktatás, szakmai irodalom stb.) egységesülés fog bekövetkezni a fogalomrendszerben is – a következő cikk is – minden érdekessége mellett – részben arra hívja fel a figyelmet, hogy a „tartalomkezelés” fogalomnak is legalább három kötődése van a dokumentumkezeléshez. A tudásmenedzsment legfontosabb eszköze – a tartalommenedzsment rendszer A tudás hatékony szervezeti újraelosztása nem szoftverek kérdése. A vállalat tudásvagyonával való gazdálkodás, hasonlóan – például – a pénzzel való sáfárkodáshoz, elsősorban jó döntések, átgondolt stratégia, adaptív vezetői és szervezeti viselkedés függvénye. Mit sem ér sok évtized tapasztalata, ha elérkezik az a pont, ahol már senki nem tudja, mit is akar kezdeni a féltve őrzött tudással, ha a vállalat nem képes új ötletek, kreatív munkamódszerek segítségével, a tudásvagyonra alapozva újabb tudást indukálni, megoldani problémáit, és sikeresen kijönni a nehéz helyzetekből. A vállalati tudás önmagában nem a siker záloga – de hasonlítsuk megint a pénzgazdálkodáshoz: hogyan lehetne sikeres az a vállalat, melynek könyvelőszoftveréből "ereszt" a pénz? Tartalommenedzsment szoftverek A tartalommenedzsment szoftverek nem mentenek meg bennünket az "élethosszig tartó vállalati tanulás" felelősségétől. A CMS szoftver csupán eszköz a kezünkben. A tudásmenedzsment jó eszközének bizonyulhat, ha a céljaink átgondoltak, rendszerszerűen és hosszú távra átgondolt tudásmenedzsment-stratégiával rendelkezünk, illetve ha kell, készek vagyunk a bevált módszereken idejében változtatni. Figyelem! A tartalommenedzsment rendszer nem csupán adatbázis-kezelő, és nem is vállalatirányítási szoftver! Itt nehezebb dologról van szó, mint adathalmazok, számsorok rendezgetéséről – a tudásmenedzsment elsősorban nem a "kemény" adatok, hanem a "puha" ismeretek, gondolatok kamatoztatását jelenti. Tartalomkezelés: benne a dokumentumkezelő, kommunikációs és csoportmunka elemek Ne ijedjünk meg a "gondolatok" kifejezés fennköltségétől. A valóság szerencsére nem ilyen megfoghatatlan. Tudásmenedzsmenttel már jó ideje csak azok a szervezetek büszkélkedhetnek, amelyek működésüket az írásbeliségre alapozzák. Bizonyos speciális eseteket kivéve, illetve megengedve, hogy a szóbeli tudásátadás az írásbeliség szükséges kiegészítője, kijelenthetjük, hogy a tudásmenedzsment "vagyonát" az írott dokumentumok és információk képezik. Az a fajta írásos kommunikáció, amely nem csak az egy adott időben résztvevőket szolgálja, hanem a szervezet egésze számára, bárhol, bármikor elérhetővé válik. A "tartalommenedzsment", ahogyan az informatikusok emlegetik, dokumentumkezelő, kommunikációs, és csoportmunka komponensek együttese. Sem egyik, sem másik, hanem ezek speciális módon integrált egysége. A jó tartalommenedzsment szoftver jó irányba áramoltatja az információt, jókor, és jól használható tudással szolgál a felhasználóknak. Ez egyben azt is jelenti, hogy megkíméli őket a felesleges ismeretektől, csökkenti a redundanciát és az "adatszemetet". Elvárás a tartalomkezelő rendszerekkel szemben A CMS rendszerrel szemben, ezen kívül, az esetek többségében elvárás az is, hogy nyújtson kényelmes, szinte észrevehetetlen kapcsolódást a többi vállalati informatikai rendszerhez, különös tekintettel a tudásmenedzsmenttel összefüggő területekre (például kommunikációs vagy csoportmunka-szoftverek, különféle döntéstámogató és vezetői információs rendszerek, vagy akár a vállalati e-learning megoldások). Ma már majdnem minden informatikai rendszerrel szemben alapvető követelmény, hogy ezt a kapcsolódást sok ponton, "harmonikusan" valósítsa meg, az új rendszer ne képezzen "szigetet" a szervezet informatikájában, sem a felhasználók, sem a fejlesztők oldaláról nézve. Különösen fontos ez akkor, ha egyetértünk azzal, hogy a tartalommenedzsment rendszer a vállalati tudásmenedzsment központi eszköze. Alapozzuk meg jól a bevezetést Csak azt javasolhatjuk, hogy a tartalommenedzsment rendszer kiépítését messzemenő és részletes stratégiai tervezéssel alapozzuk meg, azonosítsuk a legfontosabb elvárásokat, funkciókat, kapcsolódásokat a környező rendszerekhez, és a saját rendszerünket a lehető legegyszerűbb módon, "lényegre törő" informatikai megoldásukkal valósítsuk meg. A rendszerszolgáltatások mellett mindig figyeljünk oda a költségekre is, az összetettséget ne hagyjuk áttekinthetetlenségbe átcsapni. A CMS nem feltétlenül megtérülő beruházás! Ha a gyakorlatot nézzük, éppenséggel remek alkalom, hogy két kézzel szórjuk ki a pénzt az ablakon. További kételyek és egyéni vélemények A CMS-bevezetések rossz tapasztalataiból okulva egyre több vállalat dönt saját rendszer kifejlesztése mellett, és remél jelentős megtakarítást attól, hogy házon belül, a meglévő rendszerekre (például Lotus Notes) alapozva, vagy nyílt forráskódú környezetben fejleszti ki tartalommenedzsment megoldását. Ezekre az elgondolásokra is a fenti megállapítások vonatkoznak, azaz a saját fejlesztés a beszerzés egyenrangú versenytársa kell, hogy legyen a tervezés során. Az, hogy a meglévő rendszerekben is megoldható a CMS funkcionalitás, még nem jelenti azt, hogy feltétlenül ez a legjobb megoldás. Az opensource megoldásokkal kapcsolatosan pedig szintén észben kell tartanunk, hogy egy szoftver ingyenessége, még nem jelenti azt, hogy nem kerül nagyon sokba. Gondosan tanulmányozzuk a szoftverek licenceit! Vannak nyílt forráskódú szoftverek, melyek nem használhatóak üzleti környezetben, és az is lehetséges, hogy valamelyik szükséges szoftverösszetevő tartogat jogi problémákat, vagy éppen nem várt költségeket. |