A következő cikk arra hívhatja fel az érdeklődők figyelmét, hogy milyen jelentőséggel bírnak az átgondolt szervezeti folyamatok és a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok megfelelő kezelése.

A dokumentumkezelési paradoxon: kézi bevitel után újra manuális munka

A hivataloknál az informatikai eszközök jelenléte gyakran jellemzőbb, mint alkalmazásuk. Az EU-s támogatásokért folyamodó pályázók és pályázatírók rémtörténeteket mesélhetnének. Jónéhány közreműködő szervezetnek a pályázó kifizetési kérelmét Word formátumban kell elkészítenie (kimásolva a táblázatkezelőből az adatokat), majd a kész anyagot írásvédett PDF-fé alakítva kell benyújtani, így biztosítva, hogy a leadást követően legyen ismét mit begépelnie (!) a hivatal e feladatra kijelölt alkalmazottjának is. Hány ember dolgozik így fölöslegesen, s hány olyan, amúgy elkerülhető hiba születik, ami újabb hetekkel tolja ki a pályázott támogatás lehívását?

Folyamatok, automatizmusok, kivételek

Az informatika alkalmazása kapcsán a hivatal többször is tanúbizonyságát adta annak, hogy – ha szabad az angol nyelvből átemelt eufémizmussal élni – „kihívásokkal küzd”. A kitöltendő formanyomtatványokba beégetett automatizmusok nemegyszer hibásan működnek, arra kényszerítve ezzel a pályázót, hogy a cél érdekében illegálisan módosítsa a hivatalos nyomtatványt. Az adatszolgáltatás egyes fajtáira csak elektronikus úton van lehetőség, de előfordul – például az EMIR (Egységes Minisztériumi Információs Rendszer, az EU-s pályázatok kormányzati kezelő rendszere) Projekt Előrehaladási Jelentése esetében –, hogy a felugró ablaka nem alkalmas a jellemzően ezer karakternél hosszabb tartalom rögzítésére. No, ekkor jön a hiánypótlás, amit viszont ismét csak Word-formátumban lehet beküldeni.

Mindenki másképp csinálja – a különböző pályázatokat felügyelő szervezetek különböző elvárásokat támasztanak, és a pályázó csak reménykedhet, hogy sikerül az adott hatóság szája íze szerint benyújtani az anyagot. Van olyan energetikai pályázat, amelynek esetében táblázatos formában kell 2038-ig megsaccolni a vízdíj alakulását. Eltekintve attól, hogy az így keletkezett dokumentum milyen kínok elé állítja majd az olvasót (ha egyáltalán lesz olvasója az ilyen anyagnak), kérdés, hogy mi haszna van jós-szerepbe kényszeríteni a pályázót. Igaz, a misztikum más esetekben sem áll messze a kiíróktól – van úgy, hogy a gondolatolvasás is alapkövetelmény. Teszem azt, az informatikai pályázatokhoz sehol sincs kifejtve a kifizetési kérelemhez beküldendő dokumentumok teljes köre (pl. oktatási tematika, jelenléti ív, teljesítés-igazolás, minden számlához külön jegyzőkönyv stb.), s így – még pályázatíróként is – szinte kizárt a hiánypótlásmentes elszámolás, ami megint csak csúszáshoz vezet.

A pályázati rendszer jelenlegi működése, széttagoltsága sajnos kedvez a hasonló, bosszantó jelenségeknek. „A támogatási projekteket jellemző, nehezen elkerülhető késedelmek egyrészt megviselik a pályázati folyamat résztvevőit, másrészt azzal fenyegetnek, hogy nem jut idő lehívni a Magyarországnak megítélt EU-támogatás teljes keretösszegét” – hangsúlyozza a Magyar Pályázatkészítő Iroda vezérigazgatója, Essősy Zsombor. A 2007-2013-as támogatási időszak félidejében járunk, s eddig a pénzek alig több mint 10 százalékát fizették csak ki.

Arra az esetre, ha a kitöltő program helyett Word-adatlapot kapó pályázónak mégis sikerülne korrekt tartalommal beadni a pályázatot, a hivatalnak van még eszköz a tarsolyában, amivel hiánypótlásra, korrekcióra utasíthatja a támogatásért folyamodót. Ezek közül álljon itt most csak három – ízelítő gyanánt.

1. Egy milliárdos nagyságrendű projekt azért lett hiánypótlásra ítélve, mert az aláírási címpéldány előnyomott vagy nyomtatott betűs cégnév használatát írta elő, amit a bíráló úgy értelmezett, hogy a pályázatot aláíró személy nevére van szükség – nyomtatott betűkkel.

2. Az egyik telephely-fejlesztési pályázat esetében az eredeti telekkönyvi kivonat kívánalma okozta a fennakadást, ugyanis a közreműködő szervezet nem fogadta el a Földhivatal által kibocsátott hiteles dokumentumot, mert azon az szerepel, hogy „Telekkönyvi kivonat másolata” (mert a Földhivatal az olyan, hogy az „eredetit” senkinek nem adja oda).

3. Egy ipartelepek kialakítására kiírt pályázatban az szerepelt, hogy az új termelőcsarnok kivitelezési költségei (néhány felsorolt kivételtől eltekintve) elszámolhatók. A gyanútlan pályázó azonban hiába állította be elszámolásába a felvonulási épület, az ideiglenes mellékhelyiségek és a daruzás árát, mert kiderült, hogy a kérdéses bíráló ezeket épp nem sorolja a kivitelezés költségei közé, s erre való hivatkozással csökkentette is a megítélt támogatás mértékét.

Forrás: HVG

***

Kapcsolódó dokumentumkezelés, iratkezelés blogok


Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSzSz) >>>


Dokumentumkezelési konferencia blog >>>


Dokumentumkezelési Akadémia 2010. évi tanfolyamai >>>


Dokumentumkezelés blog >>>


Kapcsolódó letöltések


Dokumentumkezelési Akadémia (tanfolyami ismertető) >>>


Dokumentum- és Iratkezelési Almanach (DIA) – 2010. 03. 18. >>>


Magyar dokumentumkezelő, iratkezelő és kapcsolódó cégek listája >>>


Lexikon (hamarosan megújul, kérjük, térjen vissaz az új verzióért is!) >>>


Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség anyagai (belépési, bejegyzés, alapszabály) >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Tradíciók a dokumentumkezelésben – a fizikai iratkezelés sajátosságai >>>


Nyomtatott karakterek felismerése a dokumentumok kezelésében >>>


Az iroda automatizálása - felsőfokon - 1. rész >>>


Archiválás, elektronikus archívum kialakítása, archiváló szoftver >>>


Dokumentumkezelő rendszer bevezetése a HungaroControlnál >>>


HyperTeam - tanácsadó a működés fejlesztésében, hatékonyabbá tételében >>>


Workflow - és dokumentumkezelés...? >>>


Óriási változások az EU-s finanszírozású pályázati rendszerben! >>>


Szerelem második látásra látásra – folyamatjavítás és dokumentumkezelés >>>


Magyar Dokumentumkezelésért Díj >>>


Dokumentumkezelési Tavasz – Folyamatmenedzsment és dokumentumkezelés – dokumentumkezelési, iratkezelési konferencia >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2010. 04. 23., Forrás: HVG