A magyar közigazgatás előtt még hosszú az út, amelyet végig kell járnia a teljesen papírmentes ügyintézésig, ám egyre több dokumentum immáron csak elektronikus formában létezik.

Elektronikus levéltár – a ma eszközeivel a múlt megőrzéséért

A magyar közigazgatás előtt még hosszú az út, amelyet végig kell járnia a teljesen papírmentes ügyintézésig, ám egyre több dokumentum immáron csak elektronikus formában létezik. Merőben új helyzet elé állította e tény az e dokumentumokat tároló, archiváló szervezeteket és intézményeket. Olyan új módszereket, eljárásokat kell bevezetniük, amelyek egyrészt a papír alapú dokumentumokéhoz hasonlóan hosszú távon – akár több évszázados távlatban – is képesek megoldani a biztonságos, hozzáférhető tárolást, másrészt kihasználják az informatika olyan előnyeit, mint a kereshetőség vagy a távoli hozzáférés.

Elektronikus iratok – gond lehet a hosszú távú archiválás

A keletkező dokumentumok megfelelő tárolása azért is kiemelten fontos, mert ezek az iratok meghatározó részei a nemzeti adatvagyonnak, és alapját képezik a közigazgatási ügyek lefolytatásának, az e-közigazgatás működésének.

A technológiai fejlődésnek, az infokommunikációs eszközök széleskörű alkalmazásának és nem utolsó sorban a kormányzati fejlesztéseknek köszönhetően az elektronikus iratok mennyisége exponenciálisan nő. Számos előnye mellett ez azonban egy új veszéllyel is fenyeget: amíg a hosszú távú tárolásukat nem oldják meg, nagy a kockázata annak, hogy néhány év alatt hozzáférhetetlenekké, illetve olvashatatlanokká válnak.

A keletkező iratok nagy része ráadásul nemcsak a jövő történészei számára érdekesek: a jelenben és a közeljövőben is alkalmasak joghatás kiváltására (vagyis jogi következményeik lehetnek). Más részüknek az információs értéke jelentős, így nyilvánvalóan nem engedhető meg, hogy megsemmisüljenek. Mindemellett a civil társadalom fejlődésével az ezekben a dokumentumokban tárolt információk megőrzésével és az azokhoz való hozzáféréssel kapcsolatos társadalmi igény is erősödik.

A cél fontosságát az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program Irányító Hatósága is felismerte, és útjára indította a szükséges projektet. A mai igényekhez alkalmazkodó levéltári háttér és a kapcsolódó szolgáltatások kifejlesztéséhez az Elektronikus levéltár címû kiemelt projekt (Ekop 1.2.8.) kínál 2,9 milliárd forint összegû támogatást.

Fő feladat: a közfeladatot ellátó szervek adatvagyonának hosszú távú megőrzése, kezelése és hozzáférhetővé tétele

A projekt fő célja az úgynevezett közfeladatot ellátó állami és önkormányzati szervek működése során elektronikusan keletkezett nemzeti adatvagyon hosszú távú megőrzésének, kezelésének és hozzáférhetővé tételének megoldása. Természetesen nem lehet cél minden egyes irat megőrzése, ezért a jogszabályokkal összhangban a projekt csak az elektronikus iratok iratkezelési szabályzatában foglaltak szerint maradandó értékűnek minősülő, azaz selejtezés után is megőrzendő hányadának archiválására vonatkozik.

A konzorcium tagjai

A projektet megvalósító konzorcium három tagja a Magyar Országos Levéltár, Budapest Főváros Levéltára és a Kopint-Datorg Zrt.

A tagok közötti feladatmegosztásnak megfelelően a Kopint-Datorg egyrészt a projektkoordinációért felelős, másrészt kialakítja és bevezeti a központi archívum szolgáltatásait, amelyek katasztrófatűrő módon lesznek képesek ellátni a szükséges archiválási feladatokat.

A Magyar Országos Levéltár és Budapest Főváros Levéltára a szabályozási és szakmai irányítási feladatok mellett a saját levéltári feldolgozást biztosító alkalmazói rendszerek kialakítását végzi el: új levéltári technológiai központokat és archiváló laboratóriumokat állítanak fel.

Mindenkinek hoz valamit

Vékony Miklós, a Kopint-Datorg projekttel foglalkozó szakértője elmondta, hogy a fejlesztés révén az érdeklődő külső szervezetek és személyek számára elektronikus úton is elérhetővé válnak az érintett levéltári anyagok. A konkrét szakmai célok mellett e projekt hozzájárul az esélyegyenlőség javításához és a tudás alapú társadalom kiépítéséhez, eredményeinek terjesztéséhez. A fejlesztés továbbá kötelező állami feladatok elvégzését is lehetővé teszi.

A projekt megvalósítása több részfeladatból áll: megteremtik az elektronikus levéltár szervezeti struktúráját és működési feltételeit; kialakítják az iratkezelési és informatikai szabványosítás kormányzati folyamatait; és megfogalmazzák a közfeladatot ellátó iratképző szerveknél keletkezett maradandó értékű elektronikus iratok átvételi, feldolgozási, hozzáférhetőségi és használati feltételeit.

Nonprofit módon

A szakértő kiemelte, hogy az elektronikus levéltár a lakosság számára is elérhetővé teszi a nyilvános iratokat, valamint a kutatás lehetőségét nyújtja az ezzel foglalkozó szakembereknek.
Fontos jellemzője a projektnek, hogy a levéltári szolgáltatások igénybevételét nonprofit módon tervezik, vagyis nem kell majd értük pénzt fizetni.

Az Elektronikus levéltár létrehozására szolgáló projekt kezdés és tervezett befejezés

Az Elektronikus levéltár létrehozására szolgáló projektet 2009. február 1-jén kezdték meg, a befejezés határideje 2011. szeptember 30.

A beszállítókat, alvállalkozókat nyílt közbeszerzésekkel választják vagy választották ki. A tervezési feladatok elvégzése a vége felé közeledik: ezt a projektrészt a Proofit nevű cég hajtja végre. Lezárult a minőségbiztosítási nyílt közbeszerzés; az eljárásban a Kürt Zrt.-t választották ki megvalósítónak.

***

Kapcsolódó dokumentumkezelés, iratkezelés blogok


Dokumentumkezelési konferencia blog >>>


Dokumentumkezelési Akadémia 2010. évi tanfolyamai >>>


Dokumentumkezelés blog >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Közigazgatás - elektronikus közigazgatás: a tanúsított szoftverek kategóriái >>>



A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet - 1. rész >>>


A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet - 2., befejező rész >>>


Iratkezelési rendszer kiválasztása >>>


Az iratkezelési szoftver tanúsítás - összehasonlítás a lehetőségekről >>>


A közszférában is ki kell számítani a megtérülést >>>


E-közigazgatás - hasta la vista, baby? >>>


Közigazgatási dokumentumkezelés - Hetényi László, Budapest főinformatikusa >>>


Papírnyomtatványok helyett interaktív PDF űrlapok >>>


Automatizált adat- és dokumentumbevitel FlexiCapture® szoftverrel >>>


Elektronikus dokumentumkezeléssel – gyorsabb lehet a közigazgatási munka >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2010. 05. 16., Forrás: IT Business