Archiválási feladatok megoldása Domino/Notes rendszerekben

Az archiválásról általában

Információt tároló rendszerek – adatbázis, vállalati információs rendszer, de ide sorolhatjuk ma már a levelező rendszert is – üzemeltetői előbb-utóbb szembe találják magukat azzal a gonddal, hogy az adatállományok mérete vagy tartalmának összetétele lassítja a hozzáférést, akadályozza a hatékony használatot. A megoldás a processzor teljesítményének növelése, vagy a selejtezés, a már nem vagy csak ritkán használt bejegyzések eltávolítása. Az inaktívvá vált információ jelentős részét azonban hosszabb távon is meg kell őrizni. Erre szolgál az archiválás, melynek során az éles rendszerből kiemelt információt visszakereshetően elhelyezzük egy külön erre a célra létrehozott adatbázisban, az archívumban.

Archiváló rendszer legfontosabb jellemzői

- Nagy kapacitás, jelentős adat befogadására képes

- az adatok visszakereshetők, a felhasználó számára elérhetők

- hosszú távra tárolja az adatokat, időtállóan

- gazdaságos.

Archiválás és Lotus Domino

Napjaink legelterjedtebb elektronikus levelező és együttműködést támogató vállalati szoftvere a Lotus Domino. Széles felhasználói kör és intenzív használat mellett a Dominónál viszonylag hamar jelentkezhetnek az adatbázisok méreteiből adódó, a bevezetőben említett problémák. Bár a Domino R5 verziójától lényegesen megnőtt az adatbázisok lehetséges mérete, előfordul – például nagy méretű objektumok tárolása esetén –, hogy ez a kapacitás is kimerül. De vannak szervezési gondok is, melyek már alacsonyabb feltöltöttség esetén is jelentkezhetnek. Például a levelező rendszerben, ha sok a felhasználó, a postaládák összmérete okozhat gondot. máshol az adminisztráció kezd akadozni.

A felhasználói szokások is kedveznek az ilyen jelenségeknek. A Notes kiváló rendszerező és keresési lehetőségei arra késztetik őket, hogy postaládájukban tároljanak hosszabb távon szükséges információkat, esetenként nagy kapcsolt állományokat. A Lotus dokumentumtárat pedig eleve azzal a céllal állítják fel, hogy benne, mint egy irattárban, időtlen időkig gyűljenek az anyagok. A Domino rendszer mellett tehát előbb utóbb minden felhasználó rákényszerű az archiválásra – vagy arra, hogy a tárolási gondjain Storage Area Network kiépítésével segítsen.

Archiválási stratégiák a Dominóban

Domino archivum tulajdonságai

- Notes felületről, kényelmesen elérhetők benne az adatok

- megőrzi az anyagok eredeti funkcionalitását, tehát a levél levélként, a dokumentum dokumentumként kereshető ki belőle

- megőrzi a jogosultsági viszonyokat, nem ad ki anyagot annak, aki korábban sem férhetett volna hozzá

Két megoldás is kínálkozik a Domino adatbázisok archiválására. Az egyik, egyszerűbb az, ha a belül maradunk a Lotus Dominón. Ilyenkor az alkalmazások archív párját szokták létrehozni, és oda emelik át az archiválásra megérett anyagokat. Ezt a megoldást a Lotus beépített funkciókkal támogatja is.

Az alkalmazásba be van építve az archiválási politika kialakításának lehetősége, és amint létrejöttek a feltételek, az archiválás automatikussá válik. Előnye, hogy az eredetivel azonos környezetben tartja az anyagokat, hátránya, hogy továbbra is az éles rendszer erőforrásait terheli. Ezért nagy rendszereknél hosszú távon nem az igazi megoldás.

A probléma gyökeres megoldását a másik módszer, egy erre a feladatra kifejlesztett külső archiváló rendszer üzembeállítása adja. Például az – ennél jóval többre is képes – IBM Content Manager elektronikus dokumentumkezelő eszköz. A Domino és az archiváló rendszer összekapcsolásához egy közbenső eszközre is szükség van, ami persze valamelyest szintén növeli az elérési időt.

Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy a felhasználói igényeket legjobban egy többlépcsős, vegyes megoldással lehet kielégíteni. A struktúra kialakításánál az adatbázis méretének korlátok közé szorítása az egyik, és a dokumentumok gyors elérhetősége a másik, ennek ellentmondó szempont, amit összhangba kell hozni egymással.

A közbenső, a Domino adatbázisok és az archiváló rendszer közötti adatátadást végző program olyan funkciók megvalósítását szolgálja, melyeket az archiváló rendszer nem támogat, de a Notes felhasználók kiszolgálása feltétlenül megkövetel. Ilyen a Domino dokumentum struktúra megtartása és az összetett felépítés, amely figyelemmel van a speciális elemekre, például a beágyazott objektumokra. Domino környezetben való archiváláshoz több ilyen közbenső program is megvásárolható termékként. Vannak közöttük általánosan használhatók és egy-egy konkrét archiváló rendszerhez köthetők. Annak számára például, aki a Content Managerrel kíván archiválni, kézenfekvő megoldás az IBM CommonStore for Lotus Domino, amely tapasztalataink szerint jól kihasználja mind a Domino, mind a Content Manager lehetőségeit.

A legnehezebb feladat a hozzáférési jogosultságok továbbvitele az archívumra. Sok összetevőből lehet összeállítani a teljes ellenőrzési eljárást. Mind az archiválás – formátum, indexmezők feltöltése –, mind a visszaállítás – a visszaállított dokumentum megjelenítése a Domino rendszerben – nagy gondosságot igényel. A három résztvevő szoftver, a Domino, a közbenső program és az archiváló rendszer beállításai egyaránt befolyásolják az eredményt. Az Unioffice Rendszerháznál szerzett tapasztalatok azt mutatják, hogy a struktúra kialakításától függően őrizhetők meg teljesen vagy részben az eredeti jogosultsági viszonyok.

Ez az aspektus, de nemcsak ez arra figyelmeztet, hogy az archiválást érdemes nagy körültekintéssel kezelni, hiszen a megvalósításakor – a célokból adódóan – igen hosszú távra szóló döntéseket hozunk. A legcélszerűbb már a Domino rendszer és később az újabb és újabb alkalmazások bevezetése során gondoskodni az archiválásról.

Archiválási változatok Domino környezetben

- .RTF kiterjesztés – időtálló, verzió független állományformátum hosszú távú archiválásra, csak szöveges információ megőrzésére

- Natív Notes formátum (bináris konténer) – teljes funkcionalitást ad, például az objektumokra, a hozzáférési jogosultság ellenőrzésére. A verziófüggetlensége nem tökéletes

- Notes dokumentumhoz kapcsolt állomány archiválása – Dokumentumtár jellegű alkalmazásoknál, Domino.Doc-hoz alkalmazható

Keresés és elérés az archívumban

- Az archiválás módja, a formátum, az indexelés, az eredeti dokumentum kezelése határozza meg.

- Hozzáférés egy lépésben – közvetlen elérés Notes dokumentumon keresztül

- Hozzáférés több lépésben – keresés Notes környezetből belépve az archiváló rendszer indexébe. Az elérés a találati listából történik.

Szerző: DocuWorld, az Unioffice anyagának felhasználásával, az Unioffice engedélyével, dátum: 2006. 03. 14.