|
Intranet a vállalati struktúrában – dokumentumkezelési kapcsolatokkal 2010-06-24, 12.19:00 Nyomtatás |
 PDFA következő cikk a vállalati adatvagyon felhasználásával, felhasználhatóságával kapcsolatos érdekességeket mutat be – noha egy konkrét termék kapcsán íródott (WISS) egy kis tanulmánynak is beillik – jó szívvel ajánljuk! Intranet a vállalati struktúrában A vállalati portál (intranet) a vállalat dolgozói és egyéb kiemelt partneri kapcsolatai számára kialakított egységes platform, mely a vállalati adatvagyon elérésének biztosítását, a kommunikáció központú folyamatok elektronikus kezelését, ill. a vezetői döntések támogatását tűzi ki célul. Vállalati adatvagyon elérése A vállalat működése során előálló adatok számos formában, helyen vannak jelen. Egy részük dokumentumként fájlszervereken, dolgozói munkaállomásokon kerül tárolásra, e-mail formájában jelenik meg, vagy egyszerűen a mindennapi munka részeként a dolgozók asztalán hever. Más részüket könyvelési, termelésirányítási és egyéb célrendszerek kezelik és teszik elérhetővé. A vállalati portál feladata az adatvagyon központi elérésének biztosítása. Munkafolyamatok és kommunikáció támogatása Egy vállalat folyamatait csoportosíthatjuk olyan szempont alapján, hogy részét képezik-e a core businessnek, vagy sem. Az alaptevékenység szervezése, követése, menedzselése nem része az intranet megoldásnak. Ezek támogatására célrendszerek állnak rendelkezésre. A vállalti portál azokra a folyamatokra fókuszál, melyek az alaptevékenység elvégzéséhez szükséges hátteret biztosítják. Ilyen a dolgozók ügyeinek kezelése (helyettesítés, szabadság stb.), a megfelelő munkakörülmények biztosítását célzó folyamatok (hibabejelentés, telefonigénylés stb.) ill. a kommunikációt, egyedi munkaszervezést igénylő feladatok támogatása (jóváhagyások koordinálása, projektek kezelése, erőforrás megosztások stb.) Döntéstámogatás Az intranet alapvetően nem Vezetői Információs Rendszer, viszont számos olyan információt tartalmaz, mely ismerete segítheti a folyamatok koordinációját, a jelenségek megértését és támogatást nyújthat a vezetői döntések során. A kínált megoldás: WISS (Webconsult Intranet Server for SharePoint) A termék a Webconsult által fejlesztett önálló megoldás csomag, mely a Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) termékre épül. A WISS alaprendszere biztosítja a vállalati portál építéséhez szükséges legfontosabb adatokat, szolgáltatásokat, a központi feladat- és üzenetkezelést és a munkafolyamat definíciós eszközrendszert. Menedzseli a szervezeti hierarchiára épülő jogosultsági rendszert, a helyettesítéseket. Rögzíti az adatok, munkafolyamatok változásait, tárolja a feladatok kapcsán keletkező információkat, így biztosítva a döntéstámogató alrendszer működéséhez szükséges adatokat. A vállalat elektronikus tükörképeAlapelvek a felépítésben A vállalati portál gyakorlatilag központi portáltból és alportálok rendszeréből épül fel. A kiemelt szervezeti egységek önálló megjelenést kapnak. Ezek a portálok saját nyitólappal és egyedi belső szerkezettel rendelkeznek. Feladatuk, hogy a szervezeti egységen belüli információáramlást, kommunikációt támogassák, a keletkező adatok rendszerezését biztosítsák és nem utolsó sorban a szervezeti egységen kívüli dolgozók számára a szervezeti egység munkájához tartozó korrekt tájékoztatást ellássák. Külön-külön alportálon jelennek meg az intranet azon funkciói, melyek jól elkülöníthető speciális feladatot látnak el. Ilyen például a központi dokumentumtár, a projektkezelő alportál vagy a Service Desk modul. Az intranet alapvető szolgáltatásaiSzervezeti hierarchia, jogosultságok kezelése A vállalati portál lehetőséget biztosít több szempontú szervezeti hierarchia felépítésére. A szervezeti hierarchia egyes elemeihez feladatkörök rendelhetőek, és konkrét munkavállalók feleltethetők meg. A rendszer e szervezeti struktúrát alkalmazza a jogosultságok kezelésére, a feladat kiosztások, ellenőrzések során. Lehetőséget biztosít a helyettesítések kezelésére (feladatkörök átruházására ill. konkrét feladatok átadására) így biztosítva az elektronikusan támogatott munkafolyamatok zavartalan működését. Vállalati tartalomkezelés Az alaprendszer kulcsfontosságú adat- és dokumentumkezelési funkciókat kínál. Ilyen a fő- és alverziók kezelése, a dokumentumok zárolása, feloldása, tartalomtípusok kezelése. Gazdag leíró metaadat készletével biztosítja a dokumentumok különböző szempontok szerinti megjeleníthetőségét, felhasználói felületei pedig biztosítják a szűrési, csoportosítási funkciók elérését. Az adat- és dokumentum tárakra munkafolyamatok építhetőek, így a tartalomkezelés teljes folyamata leképezhető az intranet rendszerre (jóváhagyások, véleményezések, egyedi munkafolyamatok). A dokumentum és rekordkezelési lehetőségeken túl webes tartalomkezelési és publikációs lehetőségeket is biztosít a rendszer. Együttműködés Az intranet, mint egységes platform, a munkavégzés elektronikusan támogatott színtere. Keresés A vállalati adatvagyon megőrzése a visszakereshetőség és elérhetőség biztosításával válik teljessé. A rendelkezésre álló eszközrendszer a keresési szolgáltatást kiterjeszti a vállalati portálon elérhető minden rekordra, dokumentumra, az egyedi feladatokat ellátó modulok teljes tartalmára és a fájl szervereken található dokumentumokra. A rendszer támogatja a teljes szöveges keresést, a keresés szűkítését valamilyen alportálra, vagy annak valamely adattípusára vonatkozóan. Lehetőséget biztosít keresési sablonok összeállítására felhasználói szinten, ill. adminisztrátori szinten az egyes felhasználói csoportok (szakmai csoportok, vezetők) egyedi igényeinek támogatására. A keresési eredmény jogosultság függően kerül megjelenítésre, így ugyanaz a keresési sablon különböző felhasználók esetében eltérő találati listát eredményezhet. Adatelérés támogatása Az intranet mindennapi használta során nem csak a keresési szolgáltatás támogatja a gyors és pontos adatelérést. Számos olyan eszköz áll rendelkezésre, melyek a legtöbb felületen a felhasználók rendelkezésére áll. Ilyen például az Office termékekben megszokott AutoSzűrő funkció, egy adathalmaz különböző tulajdonságok szerinti megjelenítése önálló nézetekben, az RSS szolgáltatás, változás értesítések kérése stb. Ezek a funkciók a felhasználónak nyújtanak egyedi igényekre szabott lehetőségeket. Munkafolyamatok támogatása A munkafolyamatok elektronikus támogatása során a szereplők, adatok és folyamatok leképezése csak akkor vezet megfelelő eredményre, ha azok kontrollja és folyamatossága biztosítható a szervezetben fellépő változások közepette is. Ennek érdekében alaprendszer szinten olyan munkafolyamat konfiguráló eszközrendszert dolgoztunk ki, mely feladatköröket kezel, az egyes feladatkörökhöz rendelt konkrét felhasználó szabadabban változtatható. A folyamatok folyamatosságának biztosítása érdekében értesítési, figyelmeztetési rendszert alkalmaz, és automatikus támogatást nyújt a helyettesítések felhasználó szintű konfigurálására. A munkafolyamat konfiguráló eszközrendszerrel definiált folyamatok állapot változásait az alaprendszer regisztrálja, és elérhetővé teszi azokat a döntéstámogató alrendszer részeként. Egyedi munkafolyamatok konfigurálása A fenti eszközrendszer szolgáltatásait nem kizárólag az intranet megoldáshoz kínált modul készlet kialakítása során alkalmaztuk. A rendszer fejlesztése során egyedi munkafolyamat definiálására alkalmas felületet is készítettünk, mely segítségével egyedi workflow-k definícióját tudjuk megvalósítani az alaprendszer által kínált szolgáltatások alkalmazásával szoftverfejlesztés nélkül. Az így elkészített munkafolyamatok alkalmazzák a helyettesítési rendszert, adatokat szolgáltatnak a döntéstámogató alrendszerhez és szervesen illeszkednek a kialakított vállalati portál adat és felhasználó kezelési logikájába. Munkafolyamat megoldások A munkafolyamat megoldások modul rendszerben érhetőek el, és az intranet szolgáltatásait valamilyen vállalati folyamat elektronikus támogatásával egészítik ki. A modul funkcionalitása a munkafolyamatok perszonalizációja során, a felhasználói szerepek és feladatok konfigurációjával könnyen a vállalat igényeire szabható. Egy-egy modul az egyedi konfigurációs lehetőségeknek köszönhetően több, jellegében hasonló munkafolyamat teljes körű támogatását tudja ellátni. Ekkor a modul különböző példányai egyedi munkafolyamat és szerep definíciókkal külön-külön menüpontokban önálló funkcióként jelennek meg. Service Desk rendszer A modul egy komplett service desk megoldás, mely ITIL módszertani szabályait követi. HR kommunikációs csomag A modul két alapvető feladata a HR feladatok kapcsán felmerülő tájékoztatási, kommunikációs tevékenységek, ill. a nyilvántartások pontos vezetéséhez szükséges munkafolyamatok támogatása. A megoldás integrálható a már bevezetett HR rendszer megfelelő felületeihez. Ennek hiányában a modul saját nyilvántartási rendszere biztosítja a dolgozói adatok tárolását, kezelését. CRM Flottakezelés Megoldást nyújt a vállalati autó flotta menedzsment által használt, ill. kulcsos autóinak nyilvántartására, a felmerülő költségek rögzítésére, a kapcsolódó feladatok koordinálására. Az így tárolt adatokból statisztikákat szolgáltat, határidő figyelmeztetésekkel, költségfigyeléssel támogatja a flotta menedzsment munkáját. Mobiltelefonok kezelése A készülékek, előfizetések igénylésének, nyilvántartásának menedzselését támogató eszköz. Feladata a nyilvántartás, eges engedélyezési folyamatok elektronikus támogatása, költségkeret figyelés, tájékoztatás. Eszközrendelés Kis értékű, keret megállapodásokon keresztül történő beszerzések elektronikus menedzselését támogató megoldás, azoknak a központilag kezelt beszerzéseknek a menedzselésére, melyek a mindennapi munka során dolgozói igényként jelentkeznek, és megfelelő jóváhagyási rendszeren keresztül valamilyen költségkeret rovására kerülnek kiszolgálásra. (Irodaszer, repi stb.) Időpecsétes utasítás kezelés A vállalat életét szabályozó utasítások hatályossága adott időpontra vonatkozóan központi kérdés lehet nem csupán az aktuális napon (időszakban), hanem azt megelőzően bármikor. A modul azon túl, hogy kategóriák szerinti csoportosításban elérhetővé tesz az utasításokat és keresési lehetőséget biztosít a legfontosabb tulajdonságok, ill. tartalom alapján, biztosítja a hatályosságra vonatkozó szűrét is nem csupán a mai napra, hanem visszamenőleg bármely két időpont között. Döntéstámogató alrendszer Az intranet biztosítja a dolgozók (és ezzel együtt a vezetők) számára a vállalati adatvagyon elérését. A legfontosabb dokumentumokat bevonva a vállalati portál hatáskörébe számos, a legfontosabb dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamat, kommunikáció az intranet eszközrendszerét alkalmazza. Gyűjthető és elemezhető tehát minden központi dokumentumot érintő esemény (jóváhagyások, véleményezések, egyéb feladatok, dokumentumváltozások stb.). Az intranet számos egyéb munkafolyamathoz biztosít támogatást (egyrészt a modulok segítségével, másrészt egyedileg kialakított folyamatokon keresztül). Ezek a folyamatok szintén figyelhetőek és rögzíthetőek a rendszerben. A döntéstámogató alrendszer feladata, hogy a vezetők számára értelmezhető módon feldolgozza és rendelkezésre bocsássa a rendszer által gyűjtött adatokat és a vezető által igényelt adatok megjelenítésével, figyelmeztetések jelzésével támogassa a hatékonyabb vállalati koordinációt. Ennek érdekében egyénre szabott kijelző készletet biztosít minden az alrendszerbe bevont felhasználó számára. A kijelző készlet tartalmaz kimutatásokat, diagramokat, BI-irányítópultokat, Kulcs teljesítménymutatókat (KPI). Adatforrása a rendszer által menedzselt munkafolyamatok, feladatok és a tárolt adatok változásainak követéséből származó információk, egyéni Excel táblák ill. külső adatforrások. Az intranet kapcsolataiKapcsolódás a szervezet működésébe Az intranet első lépésben egy eszközrendszer az adattárolás és visszakeresés szabályozására, a munkafolyamatok hatékonyságának, átláthatóságának növelésére. A tervezés / bevezetés során aprólékos részletességgel kialakított portál tartalommal történő feltöltése és a tartalom menedzselését biztosító szervezeti háttér megteremtése éppolyan lényeges, mint a dolgozók érdeklődésének felkeltése, fenntartása, az intranet használatához kapcsolódó megfelelő motiváció kialakítása. Az intranet munkaeszközzé válása e három tényező egyensúlyán múlik. A motivált felhasználó ötletei, igényei terelik gyakorlati irányba az intranet funkcionális fejlődését. A motiváció alapja pedig a friss, pontos, könnyen elérhető információ és az egyszerű, megbízható háttér folyamatok biztosítása. Kapcsolódás az informatikai környezethez Egy új szoftver bevezetésénél különösen fontos a megbízhatóság, üzemeltethetőség, integrációs lehetőségek és a felületek vizsgálata. Megoldásunk felhasználói felületei böngészőben futnak. A silverlight és az ajax eszközrendszerének köszönhetően felületeink ugyanazt komfort érzetet nyújtják, melyet az MsOffice csomag használatakor a felhasználók megszoktak. A megszokott eszközrendszerrel (MsOffice termékek) történő teljes együttműködés a felhasználó számára különösen egyszerű és könnyen befogadható megoldást biztosít. A megvalósítás szervezeti háttere A vállalati portál bevezetése nem informatikai projekt! Legfőként szervezetfejlesztési, munkafolyamat optimalizálási feladat. A projekt sikere attól függ, hogy hogyan sikerül igényt generálni, érdeklődést fenntartani a vállalat dolgozóiban, ill. milyen módon tudjuk biztosítani a vállalati portál tartalmának fenntartását, fejlesztését. A portál funkcionális tervezésével párhuzamosan foglalkozni kell a felhasználók igényeinek feltárásával, új igények generálásával, a folyamatos tájékoztatással. Az elkészült megoldás fenntartásához szervezeti egységeket összefogó referensi csoport kialakítására van szükség. Egy-egy referens feladata túlmutat a tartalmak feltöltésén. A területéhez tartozó felhasználók problémáinak kezelése, észrevételeinek továbbítása, motiválása is a feladatkörébe tartozik. A referensi csoport kialakítása koordinálása tehát központi kérdés, menedzselése folyamatos feladat. |