|
A versenyképesség záloga lehet a dokumentummenedzsment 2010-08-04, 22.12:00 Nyomtatás |
 PDFBár a lényeges dokumentumok gyors és megbízható kezelése az üzleti siker záloga, mégis sok cég szenved meg a fizikai és az elektronikus iratok archiválásával és elérésével. Ennek okán pedig egyre nő az érdeklődés a professzionális dokumentumkezelési szolgáltatások iránt. A versenyképesség záloga a dokumentummenedzsment A dokumentumok kezelésének két legfontosabb tényezője az elérés sebessége, illetve a tevékenység költsége. Ha a szervezetek megoldják az irataikhoz való költséghatékony hozzáférést, azzal a működési hiányosságok lényegesen csökkenthetőek. A válság felpörgette a dokumentumkezelési üzletágat "Tapasztalataink szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k" - mondja Szakonyi. "Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy kisebb cég esetében is nagyon komoly humánerőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, - egyszóval működtetése. A klasszikus kiszervezést (outsourcingot) támogató másik érv, hogy hiába áldoz emberi erőforrást egy cég dokumentumainak, iratainak menedzselésére, hiába tartozik ez a tevékenység bizonyos munkatársak munkakörébe, a legtöbbször - elsősorban a nem szakértői munkavégzésnek köszönhetően - a feladatot nem tudják házon belül megoldani, mivel nem ez az adott cég főtevékenysége. Emellett, ha a cég egyik vezető menedzsere rájön, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze negyede a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának, akkor általában komolyan elgondolkodik a szolgáltatás igénybe vételén" - összegez az ügyvezető. Dokumentumkezelés, információkezelés A szakember szerint ez a fajta kiszervezés megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés legkényesebb problémáira (aktív és passzív dokumentumok keveredése; egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek) is. Mint Szakonyi András elmondta, az információkezelés folyamatának lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését. Ennek köszönhetően a cégek, vállalatok jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket, és ezzel felgyorsíthatják növekedésüket. |