Bár a lényeges dokumentumok gyors és megbízható kezelése az üzleti siker záloga, mégis sok cég szenved meg a fizikai és az elektronikus iratok archiválásával és elérésével. Ennek okán pedig egyre nő az érdeklődés a professzionális dokumentumkezelési szolgáltatások iránt.

A versenyképesség záloga a dokumentummenedzsment

A dokumentumok kezelésének két legfontosabb tényezője az elérés sebessége, illetve a tevékenység költsége. Ha a szervezetek megoldják az irataikhoz való költséghatékony hozzáférést, azzal a működési hiányosságok lényegesen csökkenthetőek.

Szakonyi András az Iron Mountain Central Europe irat- és adatkezelő társaság regionális ügyvezető igazgatója szerint a gazdasági válság nagy lökést adott a dokumentum kezelési üzletágnak. Mivel a növekedéssel szemben sok helyütt a költségcsökkentés került előtérbe a cégvezetők többsége azzal szembesült, hogy az adótanácsadáshoz vagy éppen a követeléskezeléshez hasonlóan ma már a dokumentum menedzsment is külön szakma, professzionális képviselőkkel.

A válság felpörgette a dokumentumkezelési üzletágat

"Tapasztalataink szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k" - mondja Szakonyi. "Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy kisebb cég esetében is nagyon komoly humánerőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, - egyszóval működtetése. A klasszikus kiszervezést (outsourcingot) támogató másik érv, hogy hiába áldoz emberi erőforrást egy cég dokumentumainak, iratainak menedzselésére, hiába tartozik ez a tevékenység bizonyos munkatársak munkakörébe, a legtöbbször - elsősorban a nem szakértői munkavégzésnek köszönhetően - a feladatot nem tudják házon belül megoldani, mivel nem ez az adott cég főtevékenysége. Emellett, ha a cég egyik vezető menedzsere rájön, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze negyede a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának, akkor általában komolyan elgondolkodik a szolgáltatás igénybe vételén" - összegez az ügyvezető.

Dokumentumkezelés, információkezelés

A szakember szerint ez a fajta kiszervezés megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés legkényesebb problémáira (aktív és passzív dokumentumok keveredése; egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek) is. Mint Szakonyi András elmondta, az információkezelés folyamatának lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését. Ennek köszönhetően a cégek, vállalatok jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket, és ezzel felgyorsíthatják növekedésüket.

***

Kapcsolódó dokumentumkezelés, iratkezelés blogok


Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSzSz) >>>


Dokumentumkezelési konferencia blog >>>


Dokumentumkezelési Akadémia 2010. évi tanfolyamai >>>


Dokumentumkezelés blog >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


A tettesek itt vannak közöttünk – a banki papírtemetők egyre csak szaporodnak >>>


Iron Mountain Magyarország Kft. - céges névjegy >>>


Új Xerox terméksor: innovatív szilárdtintás multifunkciós termékcsaládot mutattak be >>>


Quattrosoft Kft. - céges névjegy >>>


A Ricoh legújabb A3-as digitális másolója az Aficio™MP 1900 >>>


Canon és Intersoft Consulting együttműködés Therefore-Microsoft Dynamics NAV közös fejlesztésekre >>>


Magyar Dokumentumkezelésért Díj >>>


Alerant Informatikai Zrt. - céges névjegy >>>


Hódít a dokumentumkezelési és nyomtatási folyatok kiszervezése >>>


Új A3-as színes nyomtatók az OKI-tól >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2010. 08. 04., Forrás: Vállalkozói Negyed