|
Elektronikus iratkezelés az Ügyészségen 2010-08-05, 19.28:00 Nyomtatás |
 PDFNagy átalakulás előtt áll a legfőbb ügyészség informatikai- és iratkezelési rendszere: a papír alapú adminisztrációt rövidesen elektronikus iratkezelés váltja fel. Beszámoló az Ügyészségi eljárások elektronizálása című, 2010. július 28-án a Legfőbb Ügyészségen tartott sajtótájékoztatóról. Elektronikus iratkezelés az Ügyészségen Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (EKOP) keretében (EKOP-1.A.1.-08/C-2009-2010), 613.800.000 forint uniós- és állami támogatásból megvalósuló projekt jelen pillanatban – ütemterve szerint – a beszerzési eljárás előkészítésének befejezésénél jár, és 2011 első negyedévének végére, a fejlesztési- és telepítési folyamatok befejezésének időpontjában tekinthető használatra késznek. Az Ügyészségnek természetesen kötelezettsége időt szánnia a felhasználók (dolgozók) oktatására, a rendszer teljes körű bevezetésére. A gyakorlatban ekkor valósul meg a projekt tárgyában foglalt elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer. Évente 6 millió, jellemzően papír alapú dokumentum kering a rendszerben Régóta mutatkozó igény az államigazgatás egésze és különösen az igazságügyi igazgatás részéről, hogy a levéltárnyi mennyiségű ügyirat- és dokumentumtömegek legalább egy része a merevlemezekre kerüljön. Tekintve, hogy az egyes ügyészségek egységes, de önálló ügy- és ügyiratkezeléssel rendelkeznek, valamint figyelembe véve azt a tényt, hogy rendkívül széles körű kapcsolatrendszert tartanak fent (ez a nyomozóhatóságoktól kezdve a bíróságokon, ügyvédeken keresztül a közigazgatási szerveken át egészen a magánszemélyekig terjed) óriási mennyiségű irat cirkulálódik a különböző székhelyű ügyészségek között. E dokumentumok nem kizárólag, de jellemzően papír alapúak, így az adatok szerint a csaknem 600 ezer büntető- és 300 ezer nem büntető ügy által évente generált ügyiratszám eléri a 6 millió darabot. Elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerrel gyorsabb, olcsóbb – és zöldebb Az elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer elsődleges célja, hogy a fennálló, nem digitalizált ügyiratmennyiség legalább kétharmadát elektronizálja, így rendkívül nagy mértékű papír-, illetve helyspórolásra lesz lehetőség. A rendszer bevezetése nem pusztán informatikai-fejlesztési cél, hanem egyrészről az ügymenet egyszerűsítése, valamint egy takarékos, felhasználó- és környezetbarát infrastruktúra létrehozása. Ezek következményeként valósulhat meg a két legfontosabb gyakorlati célkitűzés, a papír alapú iratmozgatás kiváltása és a kézbesítés felváltása. Viszlát, régi iratkezelés – helló digitalizált világ Dr. Nagy Tibor főosztályvezető ügyész, projektvezető elmondta, hogy a „régi” iratkezelési gyakorlatban nyilvánvaló hiány mutatkozott az információs társadalom igényeit követni és fenntartani kívánó ügyészségi munkában. Az informatikai tudás hiánya jellemző volt, ugyanakkor gyakorlati dolgok is felmerültek: a hivatali e-mail címek joghatályos beadvány fogadására nem alkalmasak, nem azonosítható a küldő, az időpontok nem rögzíthetőek, az iratkezelési stádiumok (érkeztetés, tárolás, selejtezés) folyamata követhetetlen, valamint korlátozott az elektronikus aláírás elterjedtsége. A központosított irat- és dokumentumkezelési rendszer feladatai Első körben kerül kiépítésre az a központosított irat- és dokumentumkezelési rendszer, amelyben szétválasztásra kerülnek a szakrendszeri- és iratkezelési funkciók. Kialakításra kerül a Polgárjogi- és közigazgatási szakág (MAKÖR), a Büntetőjogi szakág (Új Büntető ügyviteli rendszer), valamint az új Iratkezelő rendszer (amely az igazgatási ügyvitelt kezeli, így önálló szakrendszerrel nem rendelkezik). Korábbról fennmaradó feladatként értelmezhető a hagyományos iratáramlás rendszerének elektronikus fenntartása; biztosítani szükséges a külső szervezetek hozzáférését a külső adatok tekintetében, be kell vezetni az egységes iratkezelést, vagyis véget kell vetni annak a gyakorlatnak, hogy minden dolgozó saját gépén találhatók csak meg a saját munkájához szükséges adatok, vagyis egy jogosultságtól függő, központilag hozzáférhető rendszer kialakítása a cél. Az ügymenet részeire való rálátást folyamatosan szükséges biztosítani, s ehhez társítható egy olyan központi adattárház létrehozása, amely lehetővé teszi az ügymenet „etapjainak” nyomon követését. Ezek megvalósítása minőségi javulást jelent az ügyészség munkájában. Azt azért tudni kell: ingyen ebéd nincs – a rendszerbevezetés sok munkával jár Összességében elmondható, hogy e megoldások kialakítása és integrálása az ügyészség munkájába rendkívül nagy feladat elé állítja mind az adminisztrációt, mind pedig a rendszer végfelhasználóit. A dolgozók olyan informatikai kihívás elé állíttatnak, amely hosszú betanulási fázist, valamint az alkalmazhatóság és az ügymenet zökkenőmentességének érdekében nagy gyakorlatot igényel. Ugyanakkor felmerül a kérdés, hogy mennyire szükséges tekintettel lenni az adatvédelmi elvekre, az adatokhoz való belső- és külső hozzáférés szabályozására és informatikai tekintetben a biztonságra is. Ezek remélhetőleg ugyanúgy a projekt adatlapban rögzített célok, mint a rendszer gyakorlati megvalósítása. Kapcsolódó dokumentumkezelés, iratkezelés blogok |