2010. szeptemberében elindult Dokumentumkezelés 2.0 projektünk - amelynek fontos állomása, hogy a dokumentummenedzsment, irat- és tartalomkezelés iránt érdeklődőket még több, még érdekesebb és ami még fontosabb, sehol máshol nem olvasható anyagokkal lássuk el: cikkünk is ennek keretében nyerte el végső formáját.

A papírmentes iroda (PMI) először

Sokan közülünk még egész fiatalok lehettek, amikor a papírmentes iroda gondolata megszületett és futótűzként mindjárt el is terjedt. Mi lehetett az őskorban (30 éve körülbelül) a koncepció felmerülésének és az elterjedés gyorsaságának oka? Azt hiszem bátran nevezhetjük a PMI gondolatát mellékterméknek: a az elmúlt időszakban uralkodó határtalan technikai-tudományos fejlődésbe vetett hit melléktermékének. Az irodaautomatizálás a 80-as években érte el a kritikus pontot, akkor váltak tömegesen elérhetővé a számítástechnikai, irodatechnikai termékek, amelynek révén a "legyártott" "papírokba" szinte szó szerint bele lehetett fulladni. Ekkor döbbentek rá a "dokumentumkezelési paradoxonnak" nevezett jelenségre: tömegesen kerülnek előállításra elektronikusan a korábban eleve papír alapú dokumentumok (számlák, szerződések, fuvarlevelek stb.), amelyeket ezután kinyomtatnak, majd így juttatják el az üzleti partnerekhez, akiknek a saját folyamataiban általában azok ismét digitalizálásra kerülnek. Ez a felismerés adhatta meg a végső lökést a PMI megszületéséhez - és az első "hype" (felhajtás) során ezt is lovagolták meg.

Különböző okok miatt a nagy ígéret azonban nem tudott "beváltódni", csalódást, nagy csalódást okozott - ennek ellenére azonban újabb- és újabb visszatéréseket élhettünk meg. A későbbi okok legnagyobb részt a költségmegtakarításban (spórolás), illeve a környezetvédelemben (kisebb papírfelhasználás) lelhetőek fel.

Papírmentes iroda konferencia - 2010. október 7-én, csütörtökön. Minden a papírmentes irodáról: mit mond az elmélet? Mi valósult már meg? Milyen eszközökkel? Ki segíthet? Mi mennyibe kerül? Kérdés, kapcsolat, információ: 30/600 31 26, DocuWorld Rendezvényszervezés e-levél >>> Jelentkezzen már most! Jelentkezési lap (DOC) - Papírmentes iroda konferencia >>>

Még egy paradoxon, az érdekesség kedvéért

A papírmentes iroda paradoxonja arra világít rá (nem tévesztendő össze az elébb említett dokumentumkezelési paradoxonnal), hogy a természeti erőforrások helyettesítése nem feltétlenül eredményezi az illető erőforrás felhasználásának csökkentését - sőt! néhány esetben akár még növelheti is azt. A számítástechnika fejlődésével és elterjedésével kapcsolatosan arra számítottak, hogy a dokumentumok elektronikus kezelése és tárolása hozzá fog járulni a papír szerepének visszaszorulásához. Ennek azonban az ellenkezője következett be: a papírfogyasztás egy-egy szervezeten belül átlagosan közel felével növekedett és ennek oka valószínűleg nem volt más, mint az üzleti folyamatok sokasodása, bonyolultabbá válása, illetve ennek révén a dokumentumok számának növekedése. Ami ezen túl nagyon megdobhatta az irodai "papírgyárak" termelését, az a nyomtatás egyszerűbbé válása volt (én még emlékszem arra, amikor a külker cégnél központi fénymásoló volt és meg kellett adni, hogy melyik dokumentumot hány példányban kérem - és mikorra...).

Papírmentes iroda blog >>>

A megszelidített papírtigris - paperless helyett less paper office

A közelmúltra a sok "hype" során elhangzó túlzó ígéretek helyett reális elképzelések kezdtek kialakulni. Szemmel látható volt, hogy a teljes papírmentesítés ötlete a legtöbb helyen megbukott - viszont mivel a kiinduló problémák megmaradtak, a radikális "paperless" gyógyszer keserűségét megpróbálták a "less paper" koncepció édesebb formulájával felváltani. A "kevesebb papíros iroda" a gyakorlatban sokkal jobban megvalósíthatónak tűnt - és mind a mai napig úgy tűnt, hogy ez lesz a járható út.

Nézzük a gyakorlatot - mégis: mi valósult, valósulhatott meg?

A fejlődés nem állt meg egy pillanatra sem, új rendszerek, új koncepciók, üzleti modellek terjedtek el tömegesen (vállalatirányítás, elektronikus számlázás különböző formái, digitális aláírás, elektronikus banki rendszerek stb.), amelyek mind támogatták a kevesebb papírral végzendő szervezeti, üzleti folyamatokat. Kimondottan dokumentumkezelésre szakosodott rendszerek váltal elérhetővé (irat-, dokumentum- és tartalomkezelés). Lábra kapott az elektronikus közigazgatás. Az élet egyre több területet digitalizálódott - ugyanakkor a várakozásokkal ellentétben a digitális világ növekedése magával vonta a papírfogyasztás növekedését is (akár ez is lehene egy paradoxon, immár a harmadik).

Dokumentumkezelési konferencia blog >>>

Új lendület a papírmentesség gondolatának: fenntarthatóság, társadalmi felelősségvállalás és zöld iroda

És itt állunk most, válság után (válság előtt?), a nadrágszíjmeghúzások időszakában, és lám: a papírmentesítés megint felbukkan a múlt ködéből, hopp - és aktuálisabbnak látszik, mint valaha . Az üzlet új játékosai a régi hangszerelés egyszerű lejátszása helyett azonban újra írják a kottát: a szerzők kezét ezúttal a fenntarthatóság, a zöld iroda és a CSR vezérli. Már nem kívánják egyszerre az egész papíralapú világot megváltani - részenként igyekeznek újabb és újabb területeket elhódítani, apránként kényszerítik megadásra a papírbástyák mögött védekező ellenséget. Csak egy a sok csodafegyver közül: már léteznek helyek, ahol MPS - managed printing services-zel csökkentik a költségeket - és persze a papírhegyeket...

Szóval: sokan temették már, de úgy tűnik, hogy élőbb, mint valaha és akinek halálhírét keltik - az sokáig fog élni. Most úgy tűnik, hogy a papírmentes iroda gondolata itt van, újra itt van és új segítőivel (fenntarthatóság, zöld iroda, társadalmi felelőségvállalás) alkalmazkodni látszik korunkhoz.

És hosszú távra rendezkedik be...

***

Kapcsolódó dokumentumkezelés, iratkezelés blog


Papírmentes iroda blog >>>


Dokumentumkezelési konferencia blog (kulisszatitkok, háttérinformációk) >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Az iroda automatizálása - felsőfokon - 1. rész >>>


Új lendület a papírmentes iroda gondolatának – 1. rész >>>


Intelligens szkennelés, hatékony dokumentumelosztás >>>


Több, mint papírmentes iroda – tanfolyam >>>


Észszerűsített dokumentumkezelés – kordában tartott vállalati költségek >>>


Tovább bővül az ektronikus ügyintézés >>>


Elektronikus ügyvitel támogatása az Alerant és az EMC Documentum párossal >>>


Menedzselt nyomtatási szolgáltatások a HP-tól >>>


Hódít a dokumentumkezelési és nyomtatási folyatmatok kiszervezése >>>


Dokumentumkezelés 2.0 – Indul a Dokumentumkezelési Akadémia következő kurzusa >>>


***
Szerző: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2010. 09. 01.