A szkennelés, a digitalizálás egy méltatlanul háttérbe szorult területe a dokumentumkezelésnek – a Dokumentumkezelés 2.0 projektünk keretében ezen is változtatni kívánunk.

Dokumentumkezelési Akadémia és digitalizálási ismeretek

Magyarország egyetlen szakmai képzésén is hangsúlyosan szerepelnek a szkennerekkel, szkenneléssel, digitalizálással kapcsolatos, lehetőleg gyakorlatias anyagok (Dokumentumkezelési Akadémia blogbejegyzés a külső oktatókról >>>). Az elmúlt időszakokban mindig volt egy gyakorlati nap, amikor testközelből lehetett megismerkedni a szkennerek újdonságaival, kiválasztási szempontjaival, a piaci szereplőkkel. A dokumentumkezelési tanfolyamon idén még élőbb, színesebb tananyagot igyekeznek összerakni a szervezők (dokumentumkezelési tanfolyam új tematika >>>) – egyebek mellett ez kibővített digitalizálási ismeretet is jelent, több előadással. Ebbe a gondolatban illeszkedik ez a cikk is, amely egy cikksorozat első része.

Dokumentumszkenner versus otthoni szkenner

Számos alkalommal kérdezik a felhasználók, hogy mi a különbség a bevásárlóközpontokban kapható otthoni kategóriájú (SoHo) szkennerek és a dokumentumszkennerek között. Ez a kérdés azért is fontos, mert nem mindegy, hogy valódi dokumentumszkennerről beszélünk, vagy olyan szkennerről, ami ugyan otthoni felhasználásra készült, de lehet vele dokumentumokat is szkennelni. A két dolog nem összekeverendő, hiszen nagymértékben különböznek egymástól.

Reméljük, hogy ezzel cikksorozattal segítünk a digitalizálási, a feldolgozási, az archiválási feladatokhoz a legoptimálisabb szkennereket kiválasztani.

A legfontosabb kérdés: mitől dokumentumszkenner a dokumentumszkenner?

Az archiváló szkennerek elsődlegesen üzleti dokumentumok feldolgozására, archiválására szolgálnak, mely speciális követelményeket támasztanak a szkennerrel szemben.

Az archiváló szkennerek külön kategóriát képeznek a szkennerek nagy csoportjában (személyi, kiadványszerkesző, film, nagyformátumú, stb.), így mint minden más kategória, ez is dedikáltan egy speciális feladatra van felkészítve, nevezetesen az üzleti dokumentumok mind nagyobb volumenű és hatékony feldolgozására.

Érdemes kiemelni, hogy az archiváló szkennerek esetén nem elsősorban képek, hanem inkább az adattartalom a lényeges – szemben a többi típussal, ahol a nagy felbontás, a filmadapter, a színkalibráció, a családi fotókat rendezgető szoftver a fontos. Persze ez kissé furcsán hangozhat, hiszen az archiváló szkennerek is “képből veszik” az adatokat, azonban az üzleti dokumentumok archiválása során nem az a fontos hogy az adott információ milyen színű papíron van, hanem az, hogy az adott dokumentumon található információ mind hatékonyabban, mind nagyobb százalékban legyen feldolgozható, értékelhető.

Úgy is mondhatnánk hogy az információ az elsődleges érték, nem pedig annak a megjelenése. Az információ az, ami bekerül az indexelő adatbázisba, a karakterfelismerő rendszerbe, a dokumentumfeldolgozás folyamatába, az információ az ami üzleti értéket képvisel ha szükség esetén azonnal rendelkezésre áll. Természetesen a kép is része az archívumnak, tehát az archiváló szkennerek a képminőség terén is kimagaslót kell produkáljanank, de ez a felhasználási területből (pl. tömeges, gyors szkennelés) fakadóan általában mást jelent mint a többi szkenner esetében.

A dokumentumkezelés, iratkezelés jogszabályi áttekintője (mely jogszabályok érintik a szakmát – letölthető, PDF) a Konferencia Magazinban >>>

A cikket folytatjuk!

Szerző: Bajkó Csaba, Szervízpark Kft.

***

Kapcsolódó dokumentumkezelés, iratkezelés blog


Dokumentumkezelési Akadémia blog >>>


Papírmentes iroda blog >>>


Dokumentumkezelési konferencia blog (kulisszatitkok, háttérinformációk) >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Az iroda automatizálása - felsőfokon - 1. rész >>>


Új lendület a papírmentes iroda gondolatának – 1. rész >>>


Intelligens szkennelés, hatékony dokumentumelosztás >>>


Több, mint papírmentes iroda – tanfolyam >>>


Észszerűsített dokumentumkezelés – kordában tartott vállalati költségek >>>


Tovább bővül az elektronikus ügyintézés >>>


Elektronikus ügyvitel támogatása az Alerant és az EMC Documentum párossal >>>


Menedzselt nyomtatási szolgáltatások a HP-tól >>>


Hódít a dokumentumkezelési és nyomtatási folyamatok kiszervezése >>>


Dokumentumkezelés 2.0 – Indul a Dokumentumkezelési Akadémia következő kurzusa >>>


***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2010. 09. 06., Szerző: Bajkó Csaba, Szervízpark Kft.