Amikor egy vállalatnál felmerül a dokumentumkezelés újjászervezésének (DMR – Document Management Reengineering) gondolata, az első lépés, hogy meghatározza: mi az általa elképzelt dokumentumkezelési-jövőkép. Sokféle jövőkép létezhet, például: egy rendezett irattár, egy jól betartatható Iratkezelési szabályzat, elektronikus iktatás, elektronikus dokumentumkezelés, egy korszerű, digitális irattár vagy egyszerűen megszabadulni a papíroktól. Mindannyian tudjuk, hogy egy elképzelt célhoz rengeteg út vezethet, melynek legnagyobb része zsákutca.

A vállalat első feladata a dokumentumkezelési folyamatainak analizálása, hiszen az újjászervezésnél nem elegendő a problémás folyamatok felismerése, a kapcsolódó munkafolyamatokat komplex egészként kell elemezni. Ennek vizsgálata időt és naprakész, alapos szakmai ismeretet igényel. Ez az előkészítő lépés rendkívül fontos annak érdekében, hogy a dokumentumkezelés újjászervezése, új rendszerek bevezetése megalapozott legyen, az előre eltervezett megvalósulást szolgálja.

A modern kor fejlődésének köszönhetően ma már az élet minden területén teret hódít a számítógép, mely megkönnyíti az életünket, munkákban új távlatokat nyit, a nehézkes, manuális munkákat hatékony, gyors, pontos folyamatokká alakítja át. Nem kerülhette el a fejlődés az ügyiratkezelés folyamatait sem.

Manapság már nemcsak szövegszerkesztésre, táblázatok, grafikonok készítésére, tehát nemcsak az operatív munkavégzéshez használjuk a különféle programokat, hanem az érkeztetés, iktatás folyamatát is átfogja a számítógépes rendszer, sőt a legfejlettebb technológiával dolgozók már az irattári munka egy részét is kiválthatják az archiváló program segítségével. A munkafolyamat figyelő rendszerrel támogatott információs rendszerben az ügyviteli folyamatokat teljes mértékben nyomon követhetjük, az információkat strukturáltan tárolhatjuk, s egyes folyamatokat teljes mértékben automatizálhatjuk is.

Az elektronikus iratkezelés bevezetését, de akár az iratkezelési rendszerünk optimalizálását projektként érdemes kezelni. Egy dokumentum-menedzsment projektbe általában a vállalatok akkor vágnak bele:

ˇ         ha ISO vagy egyéb minősítés bevezetése (egy-egy minősítési rendszer) megköveteli, és nincsenek leszabályozva az iratkezeléssel kapcsolatos folyamatok, alapelvek, eljárások,

ˇ         ha a vállalat Felügyeleti szervtől ellenőrzést kap, vagy ellenőrzésre számít, és vagy hiányzik a szabályzás, vagy annak betartása hiányos,

ˇ         ha a vállalat anyagi kárt szenved (pl.: határidőn túli teljesítés, ügyvesztés, iratvesztés, fölösleges kiadásokat tárnak fel, visszaélés a bizalmas iratokkal/adatokkal),

ˇ         ha, belső igény jelentkezik optimalizálásra, vagy újjászervezésre (pl.: egy belső ellenőrzés során).

A projekttel kapcsolatban alábbi tapasztalaton alapuló tényezőket érdemes figyelembe venni:

ˇ         Mint projekt, nagy a bukás veszélye (előkészület nélkül akár 60-70%-os is lehet – Gartner felmérése szerint)

ˇ         A bukás történhet költségvetésben, célokban, határidőben, erőforrásban:

-          irreális célkitűzés,

-          nem megfelelő előkésztés és menedzselés,

-          vezetői/vezetőségi elkötelezettség hiánya, belső ellenállás nem kezelése,

-          a változások kezelésének hiánya,

-          költségek elszabadulása,

-          plusz erőforrások igénye,

-          határidők elcsúszása.

A sikeres projekt tényezői:

ˇ         A célkitűzés pontos, elérhető, reális legyen.

ˇ         Végezzünk előzetes helyzetfelmérést, ismerjük meg pontosan saját iratkezelési kultúránk és folyamatainkat, ehhez javasolt eszközök: személyes és kérdőíves interjúk.

ˇ         A jelenlegi helyzetünket objektíven elemzzük, feltárva a tényleges problémákat, akadályozó tényezőket, nem költség-hatékony megoldásokat, elavult gyakorlatokat, törvényeknek – szabályzatoknak való meg nem felelést, az iratkezelési szabályzások esetleges elavultságát.

ˇ         Dolgozzunk ki megoldásokat az optimalizált iratkezelésre, lehetőleg több alternatívában:

-          milyen legyen az iratkezelés módszere

-          legyenek-e benne nagyobb változtatások (és azok pontosan mik, és hol)

-          megoldás a fizikai iratállomány kérdéskörére

-          új technológiákkal egészül-e ki vagy a jelenlegi helyzetet szabályozza (például EDMS, archiválás, vonalkód technológia, stb.

-          Minden alternatívánál határozzuk az előnyöket/hátrányokat, támaszunk alá minél pontosabb költségkalkulációkkal (szükség esetén kérjük tájékoztató ajánlatokat), várható megtérüléseket, eszköz és létszámigényeket.

ˇ         Érjük el a vezetőség teljes elkötelezettségét a projekttel, és az optimális megoldással kapcsolatban, valamint tájékoztatással, oktatással, és a projektbe való bevonással érjük el a vállalat munkatársainak elkötelezettségét is. Ennek fóruma a vezetői prezentáció/összefoglaló.

ˇ         A döntés után meg kell határozni, pontos projekttervet kell készíteni a változások, új rendszerek bevezetésére (feladatok, felelősök, határidők, stb.).

A sikeres projekthez fontos, hogy rendelkezésre álljon egy szakmailag és a koordinációban is helytálló projektvezető. Általában szükséges a projektbe olyan szakembereket bevonni, akik szakmailag átlátják a folyamatokat, megfelelő elemző képességgel rendelkeznek, képesek kívülről ránézni a problémákra, nem „félnek” a belső szankcióktól.

Amennyiben a vállalat, szervezet nem rendelkezik a szükséges mennyiségű és minőségű erőforrással, érdemes tapasztalt, a legfrissebb szakmai és piaci változásokat is ismerő szaktanácsadót igénybe venni.

A dokumentumkezelés területén működő szaktanácsadó cégek két fő csoportra oszthatók:

ˇ         Független tanácsadás: nincs konkrét termék a tanácsadó mögött

Előnye: nem „nyomja” egy konkrét termék súlya, így a legoptimálisabb termék/szolgáltatás kiválasztását tudja elősegíti a vállalat számára, mindig a probléma dönti el, hogy arra milyen megoldást javasol; rálátása van a piacra, a szolgáltatókra, és a szolgáltatók termékeinek/szolgáltatásainak főbb tulajdonságaira.

Hátránya: A szolgáltatók termékek/szolgáltatások tulajdonságait és legfrissebb fejlesztéseit csak részben ismerheti.

ˇ         Termék-specifikus tanácsadás: egy-egy konkrét terméket/szolgáltatást támogató tanácsadók

Előnye: a kiválasztott termék bevezetését legnagyobb szakértelemmel tudják segíteni, mivel, a kiválasztott terméket részletesen ismeri, bevezetését, fejleszthetőségét pontosan meg tudja határozni,

Hátránya: a saját konkrét termékének/szolgáltatásának bevezetését szeretné elérni, a saját termékére paraméterezi a lehetőségeket (megvalósíthatóságot), nem az igényekhez a terméket.

Szerző: Rajnoha Beáta, dokumentumkezelési igazgató-helyettes, dátum: 2006. 03. 16.