Számos szoftverfejlesztő cég kínál a hazai piacon olyan ISO-megoldást, mely kezeli a dokumentumok halmazát. Egy ilyen szoftverrel történő indulás jelentős könnyítés lehet a minőségügy és a cégvezetés számára, hiszen minden dokumentum egy központi helyen van tárolva, és a felhasználók csak az érvényes verziókat érhetik el.

A dokumentumkezelés a minőségügyi szakma egy részében már megjárta az ominózus "3 lépcsőt", de sok helyen még csak a másodikon maradt. Kezdetben papíron készült minden dokumentáció, ezt szinte nem is lehetett naprakészen tartani, ráadásul a sok új verzió kinyomtatása költséges volt. Ezután terjedt el a különböző szövegszerkesztőkre optimalizált változat, mely során minden érvényes dokumentumot CD-re kiírtak és azt köröztették. Ez már költséghatékonyabbnak bizonyult, de itt sem lehetett biztosítani a naprakészséget, hisz mindenkinek volt az asztalán egy kinyomtatott, régebbi verzió.

Igazi áttörés a harmadik generációs dokumentumkezelés volt, melynek segítségével egy központi helyen, ideális esetben egy központi adatbázisban tartották a dokumentumokat. Ennek előnye a költséghatékonyságban és az egységes verziókezelésben állt. Az így kialakított rendszerek biztosították, hogy mindenki csak az őt érintő iratokat érhesse el, azokból pedig csupán az utolsó verziót. Az archív verziók általában csak a minőségügy számára voltak elérhetőek.

Manapság a cégek kezdenek odafigyelni arra, hogy az ISO nem csak a dokumentumok kezeléséből áll, és már találhatunk olyan szoftvereket a piacon, melyek támogatják az ISO-szabványok további fejezeteit is, egységessé téve a komplett ISO-feladatokat. Hazánkban is kezd kialakulni a piacon egy úgynevezett negyedik generációs dokumentumkezelés, mely már nem csak az általános iratokat, hanem a teljes céges folyamatokat képes kezelni egy jól kialakított számítógépes rendszer segítségével.

A fejlődés legnagyobb problémája, hogy a magyar piacon későn jelentek meg a minőségirányítást támogató szoftverek, hiszen csak az elmúlt két-három évben történtek jelentős előrelépések ebben a témában. Sok cég a csúszás miatt egyénileg próbálta megoldani ISO-folyamatainak automatizált kezelését. Nem véletlen, hogy minden nagyobb hazai vállalat rendelkezik saját fejlesztésű szigetrendszerekkel, melyek csak egy adott feladatot képesek kezelni, és nem kommunikálnak más szoftverekkel.

A rendszerépítések során sokszor lehet találkozni olyan cégekkel, amelyek külön rendszerben kezelik a mérőeszközöket, a dokumentumokat, a reklamációkat, de a többi részt papíron tartják. Ezek a szigetrendszerek annyira beépültek a céges kultúrákba, hogy a társaságok akkor is ragaszkodnak hozzájuk, ha tudják, hogy a rendszer így nem egységes, és más szoftverek azt jobban kezelnék.

A cégenkénti egyedi fejlesztések átka a kevés tapasztalat és a nem megfelelő szoftveres erőforrás-ráfordítás. Ezzel szemben egy piaci komplett ISO-megoldás mögött több szakember évekig tartó munkája és tapasztalata áll, melyet rendszerbevezetéseik során szereztek. A másik tényező, hogy a hazai cégvezetők nem bíznak a magyar fejlesztésekben. Nem ritka, hogy az egységes ISO-rendszerek a cégeknél német vagy angol keretrendszeren működnek.

Az ISO-rendszer bevezetésénél az alábbi 8 szempontot érdemes a cégvezetőknek figyelembe venni:

1. Teljes adatok lefedése
Olyan rendszerben gondolkozzunk, mely nem egy adott ISO-területre koncentrál, hanem teljes megoldást kínál. Számtalan szoftver létezik, mely a 4-es fejezetet, a dokumentumok kezelését megoldja és ebben tökéletes, viszont az ISO ennél többről szól. Ezért olyan rendszerekben érdemes gondolkozni, melyek komplett megoldást nyújtanak, hosszútávon ugyanis ezek fognak megtérülni.

2. Gondolkodjuk nagyban!
Keressünk olyan rendszert, melybe könnyen bevonható minél több dolgozó. Ha ugyanis egy vállalaton belül minél több ember lesz részese az ISO-nak, akkor így sikeresebbé válik a rendszer. Tipikus bevonási terület lehet a fejlesztési javaslatok rész vagy a dokumentummódosítási igény, hiszen sok esetben a legjobb ötletek azoktól jönnek, akik nap mint nap az adott folyamattal dolgoznak.

3. Folyamatok szerinti gondolkodás
Ez a szempont már az ISO szerint is fontos. Éppen ezért keressünk olyan rendszert, melybe integrálhatóak a vállalat folyamatai, mert így a működés is automatizálható. Sok szoftver létezik, mely képes tárolni a vállalat működési modelljét, egységes folyamatábráit, melyekhez később más alkalmazásokat is rendelhetünk.

4. Magyar nyelvi támogatás
A tapasztalatok szerint sokkal nagyobb kedvvel használják a felhasználók, ha nem idegen nyelven, hanem saját anyanyelvűkön navigálhatnak a szoftverben.

5. Megbízhatóság
Érdemes háttérmotornak megbízható nagyrendszert választani (például Lotus Notes, DB2), ami hosszú távon megtérül, hiszen ezeknél a rendszereknél biztosított a verziókövetés és a folyamatos továbbfejlesztés is.

6. Integrálhatóság
Minden rendszer használatában eljön az idő, amikor integrálni kell más alkalmazásokkal, például bérszámfejtő szoftverrel vagy az SAP-val. Érdemes olyan rendszert választani, melyben biztosított a külső adatbázisokkal való kommunikáció. Itt előrelátónak kell lenni, hiszen egy több éve használt rendszert nem költséghatékony lecserélni azért, mert nem integrálható más szoftverrel.

7. Több szabvány kezelése
A cégek általában a 9000-es szabványsorozattal kezdenek, de nem ritka, hogy ezután jön a környezetirányítás vagy a HACCP. Az új szabványokra nem érdemes új rendszereket bevezetni. Fontos, hogy a legelőször bevezetett rendszerben legyen biztosított a több szabványkezelés, mert így az bármikor bővíthető lesz.

8. Testreszabhatóság
Két egyforma cég és két egyforma működési modell nem létezik, ezért szerencsés olyan szoftvermegoldást választani, melyben biztosított a továbbfejlesztés lehetősége.

Azon cégek, amelyek ezeket a szempontokat figyelembe veszik, hosszú távú megoldást szeretnének, nem pedig átmeneti szigetrendszert. Ilyen szintű komplett megoldás a magyar piacon is létezik.

A tapasztalatok szerint sok cég csak az audit miatt tart fenn két rendszert, egy papíralapút és egy elektronikusat. Ennek hátterében az áll, hogy az auditor - bár megdicséri az elektronikus dokumentum-nyilvántartást - mégis áttér a papír alapú auditálásra, hiszen a feljegyzések, formanyomtatványok, mérési eredmények már papíron vannak kinyomtatva.

Erre a problémára megoldást jelent, hogy már léteznek olyan ISO-rendszermegoldások, amelyek egységes felépítésében az auditorok kiválasztják a kívánt dokumentumokat, és a rendszer máris elkészíti számukra azt egy egységes Word-sablonba, megkímélvén őket a papírhalmazokban való keresgéléstől.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy az ISO-rendszerek kialakítása mellett fontos a hatékonyság növelése, hiszen egy gondosan kiválasztott ISO-menedzselő szoftver segítségével időt nyerhetünk, és a gyors reagálásnak köszönhetően biztosított a piaci versenyelőny is.

Szerző: Szemerszky Zsolt, dátum: 2006. 03. 17.