A vonalkód-technológia

Az iratok elektronikus módon történő kezelését olyan technológiai megoldásokkal érdemes támogatni, melyekkel jelentősen csökkentik a manuális munkavégzést. Ennek egy példája a vonalkód technológia alkalmazása.

A vonalkód technológia előnyei

Elsősorban azon vállalatok, szervezetek számára érdemes az iratok vonalkóddal történő azonosítását bevezetni, ahol az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése során előtérbe került az elektronikus archiválás, azaz digitalizálás kérdése. A vonalkód technológia segítségével pontosabban és gyorsabban lehet az archiválás során feldolgozni és beazonosítani az iratokat. Továbbá az iratkezelés területén a vonalkód technológia igen elterjedt az irattárolásban is.

A vonalkód technológia gazdaságos és ésszerű alkalmazásának egyik alapfeltétele, hogy az iratkezelést támogassa elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Vonalkód alkalmazása esetén az iratok szkennelésekor, archiválásakor az elkészült képhez az index adatokat automatikusan hozzá kell rendelnie a rendszernek.

Előnyök, alkalmazási területek:

a)     Nagy mennyiségű irat archiválás során a vonalkód technológia segítséget nyújt abban, hogy az iratokat egy rendszer által megadott azonosító kód (például az iktatószám) és az irat beszkennelt képét vonalkóddal kapcsolja össze egy archiváló rendszer, ezáltal az indexelést jelentősen meggyorsítható.

b)     A napi feldolgozás során a vonalkód segítséget nyújthat abban, hogy az ügyviteli rendszerekben előállított nem végleges dokumentumok véglegesítve (azonosítva) legyenek. Ez úgy történhet, hogy az ügyviteli rendszerekben legyártott iratok nem kerülnek automatikusan az elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe archiválásra, csak abban az esetben, ha az irat szkennelve is lett.

c)     A vonalkód technika az utólagos digitalizálás (archiválás) során is egyszerűsítheti a feldolgozást (pl.: elhagyható a szeparátor lapok alkalmazása)

d)     A vonalkód technika jól hasznosítható az irattári nyilvántartás kezelésében is. Lehetővé teszi az iratok betárolásának és kitárolásának gyorsítását, a hibalehetőségek minimalizálását vonalkód olvasó segítségével. A feladat elvégzését támogató rendszer biztosítja a dokumentumazonosítóval (vonalkód) ellátott elektronikusan irattározott dokumentumok gyors kikeresését. Előfeltétel, hogy minden irattári tétel legyen ellátva vonalkóddal. A rendszer az irattári raktár és helyszínkódok (polckódok) vonalkódokon alapuló nyilvántartásával, valamint az iratpótló lapok, elkészítésével támogatja az irattárosi teendőket. Adatgyűjtők (vonalkód olvasóval rendelkező, intelligens, a számítógépről feltölthető adatbázissal rendelkező, hordozható egységek) alkalmazásával egyszerűvé válik az irattárosi munkavégzés. Különböző vonalkód típusokat lehet alkalmazni (pl.: dokumentumazonosító, dobozkód, helyszínkód).

e)     A vonalkód alkalmazása gyorsíthatja az iratok visszakeresését (output), az utólagos archiválást is, mivel a vonalkóddal ellátott irat vonalkódjának leolvasása esetén egy jó háttér rendszer minden tárolt információt ki tud adni az iratról.

Módszerek

A vonalkódok iratkezelésben történő alkalmazását első lépésben hozzá kell igazítani az iratkezelés folyamatához. Meg kell vizsgálni, hogy melyik munkafázisban, ki fogja ellátni az iratokat vonalkóddal. Ennek megfelelően érdemes kiválasztani a vonalkód generálás módszerét is.

A vonalkód technológia két alapvető módszer szerint alkalmazható:

1.      Intelligens vonalkód kezelés, mely során a vonalkód egyedileg kerül kialakításra az adott irat tulajdonságai és nyilvántartási száma alapján, továbbá ezt az azonosítót az alkalmazott elektronikus dokumentumkezelő rendszernek kell generálnia. Ezzel a módszerrel az ügyiratok azonosítására az iktatási rendszernek (iktatószám) megfelelően generálható a vonalkód.

2.      A vonalkód utólagos felismertetése a rendszerben (hozzárendelése az irathoz), mely esetben az előre előállított vonalkódokat a rendszer utólag rendeli az irathoz.

A vonalkódok alkalmazását az iratkezelés több szintjén is érdemes lehet bevezetni. Az alábbiakban kiemeljük az iratkezelés szintjei szerint a jellemző példákat:

–        Iratok szintjén:

Az iratok szintjén a vonalkód kezelést akkor érdemes bevezetni, ha az iratok archiválásra (digitalizálásra) is kerülnek a szervezetben, vagy hamarosan az archiválás bevezetését tervezik.

Az iratokat általában beérkezésükkor, illetve keletkezésükkor érdemes ellátni vonalkóddal, mivel így már az irat szervezeten belüli mozgatásában is segítséget jelent az azonosításban.

A vonalkód azonosítót beérkező iratok esetén jellemzően az iratokra felragasztják etikett címkeként, vagy rányomtatják (ez ritkább). A keletkező iratoknál egyes rendszerek már képesek a létrehozott fájlba belenyomtatni a vonalkódot, nyomtatványok alkalmazása esetén pedig a nyomtatványt előállító nyomda előre is rányomtathatja az iratokra.

A feldolgozás megkönnyítése miatt előnyös az iratokon azonos helyre elhelyezni a vonalkódokat.

–        Ügyek szintjén:

Azon szervezeteknél, ahol ügyiratkezelést végeznek, érdemes lehet az ügyeket ellátni vonalkóddal, mely azok irattározásánál nyújthat sok segítséget. Ha csak ügyek szintjén alkalmazzuk a vonalkóddal történő azonosítást, akkor ezzel még nem azonosítottuk egyedileg az ügyhöz tartozó iratokat!

Az ügyeknél a vonalkód alkalmazása függ a szervezet ügyiratkezelési módszerétől, nyilvántartási, tárolási gyakorlatától, de általában az ügy borítója (azaz az előadó ív, vagy dosszié) tartalmazza a vonalkód azonosítót.

–        Irattároló dobozok szintjén:

Az iratok, ügyek tárolásához alkalmazható irattároló dobozok kezelését is megkönnyíti a vonalkód technológia. Az irattárba történő átadás, irattári elhelyezés, az irattári adatszolgáltatás (visszakeresés és kiadás) során a manuális munka gyorsabban, pontosabban és egyszerűbben történhet vonalkód azonosítás segítségével.

Eszközök

A vonalkód rendszer alkalmazása feltételezi a megfelelő eszközök biztosítását (vonalkód leolvasók, vonalkód nyomtatók), illetve a nyilvántartásokban (iktató rendszerben) a vonalkód mező bevezetését és kitöltését. A vonalkód rendszer bevezetésénél meg lehet határozni, hogy fokozatosan mely irattípusokat kezeljenek vonalkód segítésével.

A vonalkódok azonosítására vonalkód olvasók beszerzése szükséges. Emellett felhívjuk a figyelmet arra a költséghatékonyságot támogató megoldásra, miszerint a vonalkódok alatt lévő számsor rendszerbe vitele nemcsak vonalkód olvasóval történhet meg, hanem manuálisan is, kézi bevitellel. Bár a kézi bevitelű adatfelvétel hosszabb ideig tart, ennek segítségével elkerülhető az első lépcsős nagyszámú olvasó beszerzése.

Vonalkódok nyomtatására két lehetőség kínálkozik:

a)           Alvállalkozó igénybevételével (Általában nagyobb mennyiségű, előre meghatározott sorszámtól-sorszámig történő nyomtatás esetén gazdaságos).

b)           Saját erőforrásból előállítva (Előnye, hogy bármikor előállítható a kívánt számú vonalkód kisebb mennyiségben is, hátránya, hogy eszközbeszerzés és nyomtatás esetén szakember szükséges hozzá.)

A vonalkód technológia bevezetésének tényleges eszköz és költség igényét a teljes szervezet részére akkor lehet pontosan meghatározni, ha a fő rendszerekkel (elektronikus dokumentumkezelő rendszer, irattári rendszer, archiválás módszer) kapcsolatban konkrétan kiderülnek a technológiai feltételek.

Az alábbi adatokat szükséges meghatározni a vonalkód rendszerek kialakítása során:

-      milyen típusú vonalkód leolvasóra van szükség,

-      hány darab vonalkód leolvasóra van szükség,

-      milyen típusú vonalkód nyomtatóra van szükség,

-      hány darab vonalkód nyomtatóra van szükség,

saját vonalkód előállítás esetén a rendszerekben milyen fejlesztéseket kell tenni.

Publikáló: DocuWorld, dátum: 2006. 03. 24. Szerző: Rajnoha Beáta, dokumentumkezelési tanácsadó, Flexus Consulting Kft.