A tradicionális dokumentumkezelés szolgáltatásai, szolgáltatói

Tradicionális dokumentumkezelésen értjük azokat a hagyományos, manuális iratkezelési folyamatokat, ahol a papír alapú iratok ténylegesen jelen vannak. Az alábbiakban az iratkezelés szabályozásáról, dokumentumok tárolásáról, rendezéséről, szállításáról és egyéb kapcsolódó szolgáltatásokról olvashat.

A tradicionális szolgáltatások segítséget nyújtanak a dokumentumkezelés átszervezése vagy újjászervezése kapcsán felmerülő fő irányvonalak kialakításában, illetve a szükséges alapok megteremtésében.

Iratkezelési szabályzat

Az Iratkezelési szabályzat igen fontos egy szervezet életében, hiszen ez a dokumentáció ad keretet a cégen belüli elektronikus és papír alapú dokumentumok útjának (a beérkezéstől a selejtezésig) és kezelésének.

Az iratkezelési szabályzatnak alapvetően a következő folyamatokat kell szabályoznia (a minőségbiztosítási vagy információvédelmi irányítási rendszer tükrében):

-          általános elvek az adott vállalat, szervezet iratkezelésével kapcsolatosan,

-          szabályozza a nyilvántartásba vétel eszközeit, ezek hitelesítési eljárásait,

-          szabályozza az iktatószám képzését,

-          az iratok átvételét (munkaidőben és munkaidő után), és az iratok felbontását, az iratok érkeztetését, csoportosítását,

-          az iktatás módját (bontható és nem bontható küldemények kezelési módját), az esetleges archiválás (szkennelés) módját,

-          az iratok szignálását,

-          a beérkező faxok kezelését, az e-mailek kezelését,

-          a beérkező ügyiratok kezelését, a belső iratok kezelését, az átmenő iratok kezelését,

-          az iratok elkészítésének módját, a kimenő iratok iktatását,

-          az iratok továbbításának módját,

-          a kimenő faxok és e-mailek kezelését,

-          az irattározás rendszerét, az irattárolással, irattári anyagok kezelésével kapcsolatos feladatokat,

-          az iratok központi irattárba történő leadásának módját,

-          a megszűnő szervezeti egységek iratainak átadás-átvételét.

Irattárolás

Gondoskodni kell a papír alapú iratok tárolásáról. Az irattárak kialakításánál fő szempontként az iratokban való gyors tájékozódást és az iratok minél jobb állapotú megőrzését kell figyelembe venni.

A megfelelő irattár kialakítás segít, hogy az operatív ügyintézéshez szükséges korábban keletkezett iratokat a lehető leggyorsabban az ügyintéző rendelkezésére tudják bocsátani, ezáltal felgyorsítva az ügyintézést, valamint biztosítja az iratok megfelelő állagának, minőségének megőrzését.

Kétféle irattár típust különböztetünk meg:

1. Kézi irattár:

A kézi irattár az ügyvitelben még gyakran használt iratok tárolására kialakított helyiség. A gyakorta használatos iratokat tárolják itt, általában 2-5 évig.

2. Központi irattár

Az ügyvitelben már nem vagy csak ritkán szükséges iratok tárolására kialakított helyiség. A kézi irattárból 2-5 év után kerülnek ide az iratokat, melyeket rendezetten, jegyzékelten, egymástól különféle csoportosítások szerint elkülönítetten tárolnak.

A központi irattározási feladatok, az irattár kialakítása és üzemeltetése megvalósítható saját erőforrásból � azaz saját irattár kialakításával �, vagy bértárolási szolgáltatás igénybevételével.

Saját irattár kialakítás és üzemeltetés esetén az alábbi tényezőket kell figyelembe venni:

-          az irattár fizikai körülményei (környezet állapota; közmű kialakítás; megfelelő hőmérséklet és páratartalom; szellőzőrendszer, teherliftek, közlekedők kialakítása; terhelési szint; személyzeti területek kialakítása; stb.)

-          biztonságtechnika (tűzvédelem, vagyonvédelem, biztonság)

-          irattároló rendszer kialakítása (állványrendszer típusa),

-          irattár üzemeltetés (szakképzett irattáros személyzet biztosítása; irattári munka során szükséges eszközök biztosítása és folyamatos karbantartása, irattári nyilvántartás kialakítása)

Az irattár kialakításánál tehát fontos szempont, hogy az adatszolgáltatás, vagyis az iratok gyors és hatékony visszakeresése biztosított legyen. Jelenleg egyre kevésbé van szükség az eredeti iratokra, ez főként a jogi eseteknél jellemzőbb, tehát az adatszolgáltatások is eltolódnak az elektronikus módszerek felé. Tehát az e-mailben továbbított, szkennelt forma felé. Amennyiben a vállalatnál eleve működik archiváló rendszer, illetve elektronikus archiválás, akkor az ügyintézők a rendszerek keresési funkciójának segítségével kikereshetik a kívánt képet, tehát az irattár igénybe vételére ebben az esetben nincs szükség.

A vállalatok, szervezetek általában idő-, hely- és kapacitás hiányuk miatt nem tudnak elegendő energiát fordítani irattáraik kialakítására és rendszeres karbantartására. A bértárolásra szakosodott cégek erre a problémára nyújtanak megoldást.

A bértárolási tevékenység jelenthet egy irattári rész területi bérletét, ahol a vállalat kezeli a saját iratanyagait, de általában a bértárolási tevékenység egy teljeskörű szolgáltatás csomagot tartalmaz, (melynek részletessége, minősége és tartalma szolgáltatótól függ):

-                az iratok átvétele,

-                az iratok polcra helyezését,

-                iratok betárolását (nyilvántartás, stb.),

-                az iratok tárolását,

-                iratok visszaszolgáltatásának lehetőségét,

-                az ehhez kapcsolódó szolgáltatásokat,

-                stb.

Bértárolás esetén javasoljuk a szolgáltatást igénybevevő vállalat számára, hogy szervezeten belül jelöljenek ki egy felelőst és helyettesét, akik az irattári tevékenységre vonatkozó igényeket (beszállítás, adatszolgáltatás) az egyes szervezeti egységektől összegyűjti, és továbbítja a tároló cég részére, továbbá folyamatosan koordinálja és ellenőrzi az irattározási feladatokat és folyamatokat.

Javasoljuk, hogy a bérirattárba elhelyezett iratokba való betekintésre, kikérésre is szigorú jogosultsági rendszert alakítsanak ki a tároló céggel, tehát a tároló cég ne engedjen hozzáférést arra nem jogosult személyeknek.

A bértárolási szolgáltatás előnye, hogy az azt igénybe vevő vállalat iratanyagainak későbbi mennyiségi gyarapodása esetén szabad irattári kapacitást folyamatosan biztosít a tároló cég, tehát irattári kapacitási problémák nem merülnek fel.

Irattári nyilvántartás

Az irattárba helyezett iratanyagban való gyors tájékozódás érdekében fontos egy egységes irattári nyilvántartást készíteni és karbantartani.

Az irattári nyilvántartó programok segítségével egységes dokumentum-nyilvántartás valósítható meg. Egy program segítségével az irattárban tárolt dokumentumok könnyen előkereshetők. Általában a program tartalmazza az adott dokumentum azonosító adatait, valamint lehetőséget biztosít minden felvitt adatra történő keresésre. Általában a programba felvitt adatok könnyen exportálhatók, illetve importálhatók, továbbá lehetőséget biztosíthat az átadás-átvételi dokumentumok és egyéb jegyzőkönyvek (pl.: selejtezési) előállítására a kigyűjtött listából. Az irattári programok általában tartalmazzák a kölcsönzés, selejtezés és levéltárba adás funkcióját, és az egyéb irattári mozgatások dokumentálásának lehetőségét. A programokban a funkciókhoz való hozzáférés általában jogosultsági szintekhez vannak kötve (pl.. adminisztrátori, kereső, karbantartó, átadó, stb.).

Irattárolással kapcsolatos feladatok, szolgáltatások

Iratrendezés

A napi munka mellett a kézi és központi irattárak gondozása, rendezése és folyamatos karbantartása rengeteg munkát, időt és energiát igényel a vállalatok, szervezetek munkatársaitól.

Egy jól szervezett irattár áttekinthető, az évenkénti selejtezést könnyedén el lehet végezni a rendezett anyagok esetében, ezzel is csökkentve a tárolandó iratmennyiséget; a dobozokba helyezett anyagok könnyen mozgathatók, szállíthatók. A dobozok garantálják az iratok sérülésmentes, hosszú távú megőrzését, illetve a rendezett iratanyagban az iratjegyzék alapján pillanatok alatt előkereshető bármely anyag.

Az iratrendezés lehet:

-                alapszintű (fő csoportosítási szempontok megállapítása, ügykörök és tárgykörök rendszer szerint kell elkülöníteni az összetartozó iratokat),

-                középszintű (kialakításra kerülnek a raktári egységek, és sorba kell rakni az iratokat iktatási módnak megfelelően, Pl.: év, szervezeti egység, csoportszámok, ügyek, ügykörszámok szerint),

-                darabszintű (vagyis lapszintű, melyre általában csak történeti értékkel bíró vagy csak ideiglenes megőrzést megkívánó iratféleségeknél van szükség).

Az iratrendezés során célszerű az iratok elhelyezésére irattári dobozokat alkalmazni. A dobozokba rendezett anyagok könnyen mozgathatók, szállíthatók, a dobozok garantálják az iratok sérülésmentes, hosszú távú megőrzését. A dobozok többféle méretben kaphatóak.

Az iratrendezési szolgáltatást nyújtó szakemberek segítséget nyújthatnak az iratok szétválogatásában és az iratok ügykör, tárgykör és évkör szerinti rendezésének ellenőrzésében, az őrzési határidők megállapításában, a megsemmisítés végrehajtásában, valamint az irattári jegyzék és jegyzőkönyvek elkészítésében.

Az iratrendezés és az éves irattári selejtezés során keletkező selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyását követően gondoskodni kell a selejt iratok megsemmisítés céljából történő elszállításáról. Az iratok elszállításánál, megsemmisítésénél javasolt a zárt technológia alkalmazása, azaz gondoskodni kell arról, hogy az iratok a megsemmisítőig ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe, a szállító egyenesen, �megállás nélkül� a megsemmisítőbe vigye a szállítmányt. A megsemmisítés történhet égetéssel vagy a környezetbarát zúzással, mely után a megsemmisített iratok újrafeldolgozásra kerülhetnek.

Iratok szállítása

Az iratok szállítására igény lehet az iratok irattárba történő szállításakor, adatszolgáltatás kérésekor, vagy egyéb esetekben (pl.: irattári költözés, elszállítás megsemmisítésre). A nagyobb mennyiségű iratanyag mozgatása problémát jelenthet megfelelő szállítóeszköz, szakember és idő hiányában. Egyes szolgáltató cégek biztosítják a dokumentumok biztonságos, sérülésmentes és a lehetséges legrövidebb időn belüli megérkezését a kívánt helyszínre.

Publikáló: DocuWorld, dátum: 2006. 03. 30. Szerző: Rajnoha Beáta, dokumentumkezelési tanácsadó, Flexus Consulting Kft.