Mi is az a dokumentum paradoxon és hogyan oldhatjuk fel első lépésben egy iktatóprogram bevezetésével? Hasznos információk a közszférának és a versenyszférának.

A számítógépek megjelenése és elterjedése számos problémára ígért gyógyírt, köztük az iratokkal, ügyintézéssel kapcsolatosakra is. Visszatekintve megállapíthatjuk, hogy a várakozások jelentős része túl optimista volt, sőt! A gyógyszer (számítógépesítés) ezen a területen talán több „mellékhatást” okozott, mint az „alapbetegség”, mert nem vették igazán figyelembe, hogy a gondok jelentős része bonyolultabb, semhogy egy gép, vagy az azon futó szövegszerkesztő program megoldhassa.

A dokumentumok előállítását tehát egyszerűbbé és gyorsabbá tette a technika, ám a közvetítő közeg leggyakrabban a papír maradt és a későbbi felhasználásban is domináns maradt a kézbe vehető okmány, vagy irat. A korábbi gondok ezért inkább megsokszorozódtak, semmint megoldódtak volna. Az évtizedes kérdésekre talán napjainkban fogunk választ kapni az elektronikus levelezés, digitális aláírás, a biztonságos, szabványos elektronikus archiválás megoldásai révén.

Az iratkezelés alfája

Az iratkezelés kiindulópontja úgy a versenyszférában, mint a közszolgáltatásokban az iktatás (érkeztetés). Napjaink szervezetei a kezelendő iratok mennyisége és a felgyorsult ügyintézési igény miatt egyre kevésbé képesek ezzel a megszokott módon megküzdeni, ezért az informatika felé fordultak és fordulnak egyre inkább.

Számos dokumentumkezelési szoftver létezik a legegyszerűbbektől a legösszetettebbekig, a DocuWord Portál ezen cikksorozatában most majd az iktatást lehetővé tevő szoftverekkel, vagy összetettebb rendszerek esetén az iktató modullal kívánunk foglalkozni.

Mielőtt belefognánk a szoftverek vizsgálatába, járjunk körül néhány olyan problémát, amelyre a később bemutatandó szoftverek megoldást kínálhatnak.

Példák a hagyományos iratkezelés problémáira

Az elektronikus levelezés

Az elektronikus levelezés minden szervezetnél ott van és mindenki élvezi áldásait. Amíg problémát nem okoz: az e-maileken történő kommunikáció úgyanis kikerüli a hagyományos, iktatókönyvön nyugvó iktatási rendet. Az iktatással foglalkozó munkatársak nem, vagy csak ritkán értesülnek ezekről a dokumentumokról, ezért lehetetlen az iktatókönyvre alapozott iktatási rend működtetése és betartása. Ha mégis megpróbálkozik a szervezet a betartatással, akkor olyan külön erőfeszítést és költséget igényel (például a mailek kinyomtatása és külön iktatása) a hagyományos útra visszahozni, hogy kétszer is meggondolja bárki ennek a bevezetését.

Nem megfelelő szervezeti információáramlás

Nem csak a nagyobb, de a kisebb szervezeteken belüli egységek is egymástól elkülönítve működnek, ezért a szükséges információk áramlása lehetséges, hogy nem kielégítő. A hagyományos dokumentumkezelés nem teszi lehetővé, hogy a külső, belső információáramlás egy egységként működjön.

Vezetői információáramlás hiányosságai

Nagy hátránya a hagyományos iktatási rendeknek, hogy a vezetés nem kap átfogó információt a szervezet helyzetéről, az ügyintézések hatékonyságáról, vagy éppen a fejlesztendő területekről. A hagyományos iktatáson alapuló információszolgáltató rendszerek komoly emberi ráfordítást igényelnek, illetve meglehetősen lassúak.

Az időtényezőhöz kapcsolódó kockázat

A hagyományos iratkezelés jelentős kockázati tényezőt jelent, hiszen az irat érkezésétől az ügyintézőig történő eljutás kizárólag emberi tényezőkön múlik. Az egyes iratokhoz kapcsolódó határidők ellenőrzése, figyelemmel kísérése ugyancsak jelentős erőforrásokat köthet le.

A gondok, problémák persze tovább sorolhatóak, de ehelyett lépjünk tovább.

Hol érdemes tehát elektronikus iktatást (dokumentumkezelést) bevezetni?

A problémákat már ismerjük, és ezekkel a vezetők is nagyon hamar szembesülnek. A rendszerváltásra vonatkozó döntéshez szükséges tényezők közül néhány:

• Figyelemmel kell kísérni a dokumentumkezeléshez kapcsolódó költségeket, és ahol a dokumentumkezelés költségei jelentős tételt jelentenek a szervezet gazdálkodásában, ott érdemes lehet elgondolkodni a hagyományos iktatásról, dokumentumkezelésről történő áttérésen,

• Fel kell mérni, hogy mennyire naprakész információk szükségesek a vezetői döntéshozatalhoz (egy iktató rendszerben például a beérkező szerződések, ajánlatok összegét is lehet rögzíteni és egy nyers adat azonnal rendelkezésre állhat az erőforrások átcsoportosításához, szükség esetén)

• A szervezet által megcélzott, vagy már működtetett irányítási rendszerek (ISO, BS, stb.) igénylik-e az áttérést a hagyományos iratkezelésről?

• Mekkora a beérkező, feldolgozandó dokumentumok száma?

• Mennyire szükséges a külső kérésekre a gyors vagy adott időn belül történő reagálás?

Az új iktató, dokumentumkezelő rendszer bevezetése

A bevezetés előtt

Egy rendszer bevezetése előtt hasznos felülvizsgálni és esetleg hatékonyabbá tenni a meglévő munkafolyamatokat, áttekinteni, aktualizálni a meglevő iratkezelési szabályzatot, illetve természetesen meghatározni a rendszer bevezetésével elérni kívánt célokat. Más és más rendszer lehet ugyanis adekvát aszerint, hogy az iratkezelési munkafolyamatokat szeretnénk felgyorsítani, vagy a management nagyobb információellátása az elsődleges cél.

A megfelelő program kiválasztása

A DocuWorld Portál azt a célt tűzte ki, hogy segítsen megtalálni az optimális rendszert. Ezért a cikk következő részében áttekintést ad majd az iktató programokról, illetve összetett rendszerek iktató modulokjairól.

Lépcsőzetes bevezetés

A rendszer (különösen nagyobb, összetettebb rendszer) bevezetését célszerű lépcsőzetesen elindítani. Jó lehet, ha tapasztalatokat szerzünk az új iktatási rendszerrel, először mondjuk egy-két területen osztályon és ezek alapján terjesztjük ki a szervezet egészére.

Betanítás, oktatás

A rendszer használatának, működésének alapos, mindenre kiterjedő ismertetése elengedhetetlen és erre külön is fordítsunk figyelmet!

Gyorsan fejlődő technológiák

Az informatika naponta produkál új és új technológiai megoldásokat. Érdemes lehet olyan rugalmas dokumentumkezelő rendszert választani, ami a későbbiek során könnyen alakítható, hogy kövesse a változásokat.

A cikk folytatódik az elektronikus iktatórendszerek áttekintésével, kérjük, hogy térjen vissza és keresse az iktató programok bemutatását!

Szerző: DocuWorld, dátum: 2006. 04. 26.