|
Rémálom az irattárban - 1. rész. 2005-10-12, 01.32:00
 Nyomtatás |
 PDF
Varázsoljunk rendet! Amit a hagyományos fizikai iratkezelésről és az iratkezelő cégekről tudni kell ? 1. rész
Nyomasztó keresgélés a dokumentumok között
Ki ne találkozott volna már azzal, hogy egy sürgősen szükségessé vált szerződés, irat, dokumentum nem találtatott? Nem csak egy óra, hanem egy nap alatt sem?
Rémálom az irattárban
Személy szerint ebben a témakörben kevés nyomasztóbb emlékem van, mint amikor egy cég ügyfélszolgálatának vezetőjeként belefutottam egy ügyfélkérésbe: Ügyfelünk azzal a kéréssel fordult hozzám, hogy egy jó távoli, múltbeli időpont számla-kivonatát (másolat) keressem elő és juttassam el a részére másolatban. Mint jó szolgáltató, aki az Ügyfélért van, természetesen nem mondtam nemet, így jött el a megrázó találkozás a céges irattár és irattárazás problémájával. A tetőszinten ugyanis egy éppen szabad helység lett kinevezve irattárrá és a régi, helyet foglaló számlákhoz kapcsolódó dokumentumok, iratok ide lettek beömlesztve - természetesen időbeli és logikai rendszerezés nélkül. Szerencsésnek mondhattam magam, hogy alig egy napos keresgélés után rábukkantam a kért kivonatra.
Ettől az időpont óta tudom csak igazán értékelni azt a tevékenységet, amely rendet varázsol a cég cég korábbi éveiből származó, papíralapú dokumentumok, szerződések között: a fizikai iratkezelést.
Kell-e foglalkoznunk a hagyományos iratkezeléssel az elektronikus dokumentumkezelés időszakában?
Gyakori, hogy egy kis vállalkozásként induló szervezet kevés figyelmet fordít az üzleti tevékenységéhez tartozó dokumentumokra. Ha iktatja is őket, ha irattartókba, dossziékba is rendezi őket, kevés az esély, hogy előre látó módon szabályozással, oktatással is biztosítsa a keletkező papírokkal való foglalatosságot, ami érthető is, hiszen ez nem tartozik a cégek alaptevékenységébe.
A kezdeti időszak után az üzlet felfutásával szaporodnak a papír alapon létrejött szerződések, iratok, dokumentumok és velük együtt szaporodnak a gondok: helyhiány, áttekinthetőség és gyors elérés lehetetlensége. A problémákat tovább bonyolítják az egyre terjedő elektronikus dokumentumok, amelyekkel szintén valamit kezdeni kell. Ezeknek a problémáknak a megoldására alakultak ki, jöttek létre azok az iratkezelő cégek, amelyek - az elektronikus iratkezeléstől, dokumentumkezeléstől való megkülönböztetés miatt - a "hagyományos" vagy "tradícionális" dokumentumkezeléssel foglalkoznak.
A korszerű és jól működő fizikai iratkezelésre (az elektronikus dokumentumok növekvő száma ellenére, gondoljunk az e-fuvarlevélre, e-adóbevallásra, e-számlára) napjainkban is szükség van.
A tradicionális iratkezelés szinte észrevétlenül növeli a szervezetek hatékonyságát, jövedelmezőségét, illetve ügyfelei lojalitását.
Hatékonyság az iratkezelésben
Melyek hát azok a tevékenységek, amelyek által hatékonyabbá válhat az iroda munkája?
A fizikai irattárazás alapját az Iratkezelési szabályzat és Irattári terv képezi. Ez a dokumentáció ad keretet a cég dokumentumkezelésének. A dokumentumkezelésbe természetesen mind az eleve papírformában létező, mind a digitális formában létrejövő dokumentumokkal való törődést beleértjük.
Ha létezik is az iratokra vonatkozó szabályozás, a napi munka mellett akkor is nehéz a kialakuló irattárakat gondozni, rendezni, folyamatosan karbantartani. A külsős irattárazással foglalkozó szakemberek segítséget nyújthatnak a maradandó és selejtezhető iratok szétválogatásában, a megfelelő rendezettség (ügyek, tárgy- vagy évkör szerint) megteremtésében, a jogszabály szerinti őrzési határidők betartásában, a selejtezést követő biztonságos megsemmisítésben.
Mindenki előtt ismert az a néhány évvel korábban megtörtént eset, amikor egy pénzügyi szolgáltató iratait egy szemétlerakóban találták meg. Egy cégvezető barátom mesélte, hogy a hír után rémálmaiban gyakran rémlett fel, hogy a nem megfelelő megsemmisítést követően cégének irataiból lehet gesztenyét falatozni.
Ennek megakadályozását segíti a szervezet aktualitását vesztett üzleti dokumentumainak szakszerű megsemmisítése. Az iratkezelő cég selejtezési jegyzőkönyv alapján elszállítja a szükségtelen iratokat és garanciális módon biztosítja környezetkímélő (újrafeldolgozási folyamatba juttató) eltüntetését. Mind a szállítás, mind a megsemmisítés zárt technológiával történik, megakadályozva, hogy a bizalmas dokumentumok illetéktelenek kezébe kerüljön.
Az ilyen tevékenységgel foglalkozó vállalkozások biztosítják a valamilyen oknál fogva szükségessé vált irattár-költöztetést, illetve ehhez dobozokat vagy egyéb tárolóeszközöket is biztosítanak.
A fizikai iratkezelő cégek digitális szolgáltatásával cikkünk következő részében foglalkozunk.
***
Kapcsolódó Dokumentumkezelési Portál letöltés
A magyar fizikai iratkezeléssel, irattárazással foglalkozó cégek >>>
Kapcsolódó Dokumentumkezelési Portál cikk
Hogyan találjuk meg az irattárban elvesztett pénzünket - minden a hatékony irattárkezelésről >>>
***
Szerző: Dokumentumkezelési Portál, dátum: 2005. 11. 21.
|
|
|
Részletek...