Két típusú cég létezik. Az első az, amelyik már igénybe vett dokumentumkezelési tanácsadót, a második pedig az, amelyik még csak most fog. Ez az írás arról szól, hogyan dolgozzon együtt a dokumentumkezelési tanácsadóval.

1. Szerezzen háttérinformációt a dokumentumkezelésről
2. A problémákat felejtse el - határozza meg az elérni kívánt eredményeket
3. Határozza meg pontosan az elvárásokat a tanácsadóval kapcsolatban
4. Válasszon tanácsadót
5. Dolgozzon együtt a tanácsadóval
6. Kövesse nyomon a munkát
7. Értékelje a munkát és a tanácsadót

1. A dokumentumkezelés fiatal, de dinamikusan fejlődő része az üzleti életnek, az üzlet fejlesztésének. Biztos lehet benne, hogy minden problémájára talál olyan tanácsadót, aki segít majd Önnek. Ahhoz, hogy meg tudja beszélni problémáit valamennyire Önnek is tisztában kell lenni a dokumentumkezeléssel, azért olvassa a szakirodalmat, látogassa a DocuWorld Dokumentumkezelési Portált vagy a dokumentumkezeles.lap.hu-t.
2. Problémákról bármely munkatársa hosszasan tud mesélni. Ha Ön vezető vagy egy terület felelőse, gondoljon ki célokat és lehetőleg számszerűsítse. Valahogy így: jövőre 1000 ügyféllel többet szeretnénk, azonos minőségben és munkaerőállománnyal kiszolgálni, ehhez kell egy DMS rendszer munkafolyamat-támogatással.
3. Vegye komolyan a tanácsadóval kialakítandó kapcsolatot. Próbálja megfogalmazni, hogy mit vár el a tanácsadótól -  és ezt mondja is el neki. A pénzügyi kérdéseket világosan és tárgyilagosan kell rendezni. Ha tanácsadó alkalmazása mellett dönt és elfogadja az ajánlatát, ne sokallja az árat, főleg ne az eredmények ismerete nélkül.
4. A tanácsadás fontos tevékenység. Ismerkedjen meg a tanácsadókkal ezen a területen. Az ajánlkozó tanácsadókat minősítse, szerezzen be referenciainformációkat, kérjen véleményt róluk. Legyen megalapozott a kiválasztási eljárása, próbáljon objektív kritériumokat alkalmazni.
5. A tanácsadó, akit kiválasztott, lehet, hogy a legjobb, de nem a szervezet alkalmazottja. Minél jobban képbe hozza, annál jobb eredményt várhat tőle. A tanácsadót mutassa be mindazoknak, akikkel együtt fog dolgozni.
   A tanácsadóval való munkához a szervezet legjobb munkaerőire van szükség, ekkor lehet a legjobb eredményt várni. Biztosítsa ezek rendelkezésre állását az egyeztetett időpontokban.
   Adja át mindazokat az információkat, amelyek a rendelkezésére állnak és a munkához szükséges.
6. A munka figyelemmel kísérése segít, hogy a felmerült akadályokat gyorsan el lehessen hárítani. A munka figyelemmel kísérése jelzi az elérni kívánt eredmények fontosságát.
   A figyelemmel kísérés segíti Önt is, hogy vállalásait betartja-e, naprakész-e a tanácsadás állásával kapcsolatban, munkatársai a megfelelő módon adnak-e támogatást a tanácsadónak.
   Még egy igazán fontos érv a szoros kapcsolat mellett: ebből világosan kiderül, hogy az előírt kereteket (idő és költség) be lehet-e tartani?
7. Értékeljen a tanácsadás befejeztével - különböző időszakokat áttekintve (ezt magában amúgy is mindenki elvégzi).
   Értékeljen a munka befejeződése után azonnal. A tanácsadó teljesítette az elvárásokat? Mit lehetett tanulni? Milyen problémák  azok, amelyekkel a munka alapján tovább kell foglalkozni?
   Tágabb időhorizonton vizsgálják, hogy milyen eredményeket adott a tanácsadás. Mi változott és ezek mennyire tartósak? Milyen eredményeket értek el - milyen költségek mellett?
   Irja le értékelését, ez hasznos a szervezet számára a későbbiekben.

Szerző: DocuWorld, dátum: 2006. 06. 12.