Az archiválás elengedhetetlen részévé vált a napi üzletmenet támogatásának. - A vállalatirányítási rendszerek operatív adatbázisai évről évre több adatot tárolnak, ám ezek egy részére közvetlen elérhetőséggel már nincs szükség.

Archiválás, adatarchiválás

Az archiválás elengedhetetlen részévé vált a napi üzletmenet támogatásának. - A vállalatirányítási rendszerek operatív adatbázisai évről évre több adatot tárolnak, ám ezek egy részére közvetlen elérhetőséggel már nincs szükség.

Ez a hatalmas adatmennyiség számos problémát eredményezhet. Például csökkenti a teljesítményt, s emiatt az adatbázis kezelése nehézkessé és lassúvá válik, de lassul az alkalmazások működése is. Fokozódik a hálózat terheltsége is, és megnő az erőforrásigény – tartják szakértők.

Archiválás hosszútávra, a napi problémák ellen

Ebben az esetben az operatív háttértárolók kapacitásának folyamatos növelése helyett az archív rendszer bevezetése, illetve az adatarchiválás lehetősége szolgáltatja a megfelelő megoldást. Azokat az alkalmazásadatokat, amelyekre már nincs szükség a napi üzletvitel során, el kell távolítani az adatbázisból a tárhely és az erőforrások jobb kihasználása érdekében. Ugyanakkor még szükséges lehet bizonyos adatokhoz a későbbi hozzáférés, így kitörlés helyett az adatokat külső tárolóra kell archiválni, lehetővé téve a közvetlen elérést és visszaolvasást.

Adatarchiválás és dokumentumarchiválás együtt

Ezáltal újra kezelhető méretűre csökken az adatbázis, és a korábbi hibás, felesleges adatok sem zavarják a munkát, illetve lassítják a produktív vállalatirányítási alkalmazások működését.

Az adatarchiválás kérdéskörén túl számos olyan, az üzleti életben használt – a vállalathoz beérkező vagy ott előállított – dokumentum van, amely a meglévő adatbázis alapú alkalmazásokba csak részben, vagy egyáltalán nem illeszthető be. Ez szintén előtérbe helyezi az olyan archív rendszerek szükségességét, amelyek megteremtik a lehetőséget a nagy mennyiségű, digitalizált (beszkennelt), illetve elektronikus formában létező dokumentum tárolására és kezelésére.

Üzleti okok – törvényességi okok

Az említett technológiai szempontok mellett az archiválás további mozgatórugói a törvényi és üzleti eredetű megfontolások. A különböző jogszabályoknak (adó-, irattári, adatvédelmi törvénynek) való megfelelés, illetve a belső szabályzatok teljesítése mind felvetik egy nagy teljesítményű, átfogó vállalati archívum szükségességét.

Az archív rendszer alkalmazása számos előnyt nyújt egy vállalat számára. Például a tárolás központilag és biztonságosan történik, a hozzáférés pedig összetett jogosultsági rendszeren keresztül szabályozható, a gyors visszakeresés biztosított. Mindemellett az integrált vállalatirányítási rendszer is gyorsabban működik.

Tipikus irodai környezetben a dokumentumbiztonság három alapvető problémakör kezelését jelenti: az elektronikus dokumentum tárolása, az elektronikus dokumentumokhoz való hozzáférés, továbbá az elektronikus dokumentumok „mozgatása”. Mindhárom problémakör kezelése egyfelől technológiai, másfelől belső szabályozási kérdés.

Az elektronikus adathalmazok tárolásának biztonsági követelményei az alábbiakban fogalmazhatók meg:

Bizalmasság. A dokumentumok hozzáférés-védelme meghatározott, kikényszerített és ellenőrzött.
Sértetlenség. A dokumentum a keletkezésétől nem módosult (digitális aláírás), a dokumentum keletkezésének ideje tanúsított (időbélyegzés), a keletkezése megfelelő helyen és eszközzel történt, a digitalizálást végző a másolat tartalmának egyezőségéért felelősséget vállal (elektronikus aláírás, archív aláírás).
Rendelkezésre állás. Az elektronikus dokumentum a megfelelő helyen és időben használható. Mindez megmarad egy vagy több technológiaváltás után is, akár évtizedekre előre vetíthetően.

Az elektronikus dokumentumok aláírásának kérdése további elemek integrálását teheti szükségessé:
- fokozott biztonságú aláírás – írásbeliség;
- minősített aláírás – teljes bizonyító erő;
- archív aláírás – hosszú távú megőrzés.

Felmerül további kérdésként az elektronikus dokumentumok példányszámának kezelése. Amennyiben szükség van erre, akkor olyan technológiai megoldást kell találni, amely lehetővé teszi az elektronikusan létrejövő példányok egymástól való elkülönítését, és megakadályozza illegális példányok, másolatok keletkezését.

A hitelesség

A hitelesség nem más, mint az állított azonosság megerősítése. A hitelesítés tárgyai az alábbiak lehetnek.

Azonosság (identity). Az azonosítási eljárás arra szolgál, hogy megállapítsuk, ki vagy mi a partner a kommunikációban. Az azonosítás vonatkozhat természetes vagy jogi személyre (egyénre vagy szervezetre), illetve eszközre.

Tulajdonság (attribute). A tulajdonság egy személy, szervezet vagy dokumentumkülönleges jellemzője. A tulajdonság a következőkre vonatkozhat:

1. Jogosult-e valaki valamit tenni?
2. Megfelel-e valamilyen szabványnak vagy jogi követelménynek?
3. A dokumentum adattartalma sértetlen,és nem tagadható le.

A tulajdonság egy eszközesetében az eszköz jogosultságát adja meg, például úgy, hogy beléphet egy bizalmas hálózatba.

***

Kapcsolódó dokumentumkezelés, iratkezelés blogok


Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSzSz) >>>


Dokumentumkezelési konferencia blog >>>


Dokumentumkezelési Akadémia 2010. évi tanfolyamai >>>


Dokumentumkezelés blog >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Tiszta munka - archiválás, archívum kialakítás >>>


DM rendszer ajánlati felhívás 1. rész >>>


Papírhegyen innen, papírhegyen túl >>>


Zebra az irattárban? >>>


A dokumentum paradoxon - 1 . rész >>>


Iratkezelés vagy dokumentumkezelés - szempontok rendszer bevezetéshez >>>


Az elektronikus adatállományok közép- és hosszú távú archiválása - 1. rész >>>


Az informácós társadalom fegyvere az e-mail – az e-mail archiválás szükségességéről – 1. rész >>>


Iratkezelés, dokumentumkezelés címszavakban – archiválás >>>


Szabványos dokumentumkezelés és archiválás a PDF segítségével >>>


Most már tényleg megoldódnak az archiválás, hosszútávú archiválás problémái? >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2010. 05. 25., Forrás: IT Business