Az irányítás és üzemeltetés alapeszköze lett a DMS rendszer

1. Egyetlen platform a papírhalmok és a tárhelyek helyett

Dokumentumkezelő rendszerrel felépíthető a céges dokumentumok egységes adatbázisa, az egyetlen felület, amit mindenki használ. Itt minden dokumentum és dokumentumadat megtalálható, egyszerű a keresés és a megosztás. Ezzel megszüntethető a papírhasználat és a különböző meghajtókon, drive-okon, mapparendszerekben, e-mail fiókokban történő dokumentumtárolás is. Nincs elkallódó levél, e-mail, szerződés, számla, stb. Ami egyszer a helyére került, az ott is marad, és azonnal elérhető akár mobilról is.

2. Költség- és időmegtakarítás dokumentumkezelő szoftverrel

Dokumentumkezelő rendszerrel jelentősen csökkenthető az irodai papírhasználat és ennek minden költsége megtakarítható (pl. nyomtatási, postázási kiadások). Az erőforrás-optimalizáció legjobban a megtakarított munkaórák számában érhető tetten. A dokumentumkezelő rendszer leszámol az iratanyagok papíralapú köröztetésével és a mapparendszerekben felgyűlt elektronikus verziók közötti kutakodással. Gyorsabb lesz a jóváhagyás és a törzsadatoknak köszönhetően az adminisztrációra szánt munkaidő is a töredékére csökken.

3. Döntéstámogatás adatelemzéssel

Az elektronikus dokumentumkezelés járulékos hatása, hogy strukturált halmazokat képez az iratanyagokban szereplő adatokból, illetve a dokumentumkezelési lépésekről, folyamatokról is. A fejlett DMS rendszerek üzleti intelligenciája munkára fogja ezeket az adatokat. Könnyen érthető, jól felhasználható információkat állít elő, amelyek láthatóvá tesznek rejtett tényeket, trendeket és fontos összefüggéseket. A döntéshozatal csak ezek ismeretében lehet megalapozott és sikerre vezető. A dokumentumkezelő rendszer üzleti intelligenciával kiegészülve fejleszti a vezetői szemléletmódot, hatékonyabb menedzsmentet, a core folyamatok innovatív támogatását eredményezi, összességében pedig jobb döntésekhez, kevesebb hibához vezet.

4. A távoli munkavégzés legfőbb támogatója

Az elektronikus munkamód legfőbb előnye, hogy helyfüggetlen. Dokumentumkezelő rendszer használatakor sem szükséges az irodai jelenlét, hiszen bárhonnan elérhetők a jogosultságának megfelelő dokumentumok és adatok. A távoli munkavégzést támogatja az erős kontroll is, amit a DMS rendszer ad a vezetők kezébe. A folyamatokat szoftveresen vezérelhetik, határidőket szabhatnak. A grafikusan is megjeleníthető workflow-k nyomon követhetővé teszik a munkát, automatikus működésük biztosítja, hogy minden feladat időben elkészüljön.

5. A dokumentumkezelő rendszer a digitalizáció motorja

A folyamatok, projektek gördülékenysége érdekében a dokumentumkezelő rendszernek kapcsolódnia kell a cég többi támogató szoftveréhez (ERP, CRM, HR és egyéb szakrendszerek). Az integrált működéssel kevesebb lesz a hibához vezető párhuzamosság és az adminisztráció. A fejlett DMS rendszerek az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat is a saját felületükön teszik elérhetővé (pl. elektronikus aláírások, Cégkapu, NAV számlaadat, közhiteles adatbázisok). A DMS rendszerek tehát központi szerepet töltenek be a működés digitalizációjában: aki dokumentumkezelő rendszert vezet be, az leteszi a transzformáció alapkövét, amelyre építkezhet.

+1: A digitális transzformáció és a dokumentumkezelő rendszerek kapcsolata:

A digitális transzformáció elkerülhetetlen, a cégek/vállalkozások sorra alakítják át a működésüket és ügyfeleik kiszolgálását. A kiindulópont a folyamatok és az azokat alkotó lépések digitalizációja. Minden lépésnek adatból kell kiindulnia és adatot kell eredményeznie. Az adatokhoz való hozzáférés és a gyors adatelemzés segít a rejtett üzleti lehetőségek kiaknázásában, növeli az ügyfélélményt, összességében versenyképesebbé és jövedelmezőbbé teszi a céget. Mivel az adatok gyakran valamilyen dokumentumban öltenek testet (pl.: szerződés, számla), sokan döntenek valamilyen dokumentumkezelő rendszer bevezetése mellett. A DMS rendszerek a dokumentumadatok tárházai, a legjobb keresők, az üzleti intelligenciának (BI) köszönhetően pedig az adatelemzést is elvégzik.