Amit mindenképpen gondoljunk át, ha dokumentumkezelő rendszert szeretnénk bevezetni

1. FUNKCIONÁLISAN FORMÁLHATÓ DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER

Ne a céget kelljen a szoftverre szabni, hanem fordítva! Legyen jól konfigurálható, testreszabható a dokumentumkezelő rendszer. Támogassa a cégen belüli folyamatokat, segítse a speciális irattípusok elkülönített kezelését (például szerződések és számlák). Előnyös, és a digitalizációt pörgeti, ha a dokumentumkezelő rendszerrel elektronikus útra terelhetők a dokumentumokkal kapcsolatos jóváhagyási, véleményezési folyamatok (workflow). A korszerű rendszerek a dokumentumadatok elemzését is lehetővé teszik üzleti intelligencia (BI) alkalmazásával. Egy felhasználóbarát BI megoldással könnyedén kimutathatók rejtett információk, problémák és trendek, ezzel pedig támogatható a döntéshozatal.

Fontos az is, hogy össze tudjuk kapcsolni a dokumentumkezelő rendszert más üzleti szoftverekkel, például a levelezőrendszerrel, vagy az ügyviteli, vállalatirányítási rendszerrel, illetve a kötelező és választható elektronikus ügyintézési szolgáltatásokkal (pl.: Cégkapu, NAV-számlaadat, elektronikus aláírás és időbélyegző)

2. A DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER ÁRA

Az ár mindig az egyik legfontosabb szempont, de érdemes figyelembe venni egy dokumentumkezelő rendszer beszerzésénél a későbbi kiegészítő költségeket is, mint például a jövőben esedékes fejlesztések, integrációk várható díjait. A büdzsé mindenütt szűkös, nem mindegy tehát, hogy milyen áron tudunk dokumentumkezelő rendszert beszerezni. Nem elég azonban csak a kiválasztott megoldás árát nézni, fontos, hogy azzal is tisztában legyünk, mit kapunk a pénzünkért és milyen pályázati forrásból származó támogatási lehetőségeket lehet igénybe venni a dokumentumkezelő rendszer bevezetéséhez.

A jó szoftvert több évre vásároljuk, hogy munkánkat minél hosszabb ideig hatékonyan segítse. Ennek és a vállalat igényeinek megfelelően kell szállítót és dokumentumkezelő rendszert választani. Ne elégedjünk meg a piacon jelenlévő legalacsonyabb árral: nézzünk utána, hogy a választott dokumentumkezelő rendszer bővíthető-e, képes-e rugalmasan alkalmazkodni cégünk fejlődéséhez, növekedéséhez! Érdemes tehát olyan gyártót választani, melynek több terméke van, mert az egymásra épülő termékeknél egy esetleges upgrade megvásárlásával sokkal olcsóbban jövünk ki, mintha az alapoktól építenénk újjá iratkezelő rendszerünket.

A hosszútávú tervezés nemcsak a mi részünkről, hanem a szoftverfejlesztő cég részéről is kiemelendő. A rendszeresen megjelenő szoftverfrissítések és új verziók anyagi ráfordítást igényelnek. Adott esetben ugyanis egy szoftver azért is kedvezőbb áron érhető el a többi hasonló dokumentumkezelő rendszerrel összehasonlítva, mert annak fejlesztője nemcsak egyszeri, hanem folyamatos fejlesztésben gondolkozik, és így mindig a legfrissebb fejlesztéssel bíró alkalmazáshoz juthatunk hozzá új beszerzés nélkül.

3. ERGONOMIKUS DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER

A legtöbb szoftverbevezetés kritikus pontja, hogy a felhasználók hogyan fogadják azt. A legtöbben az újtól, szokatlantól, változástól félnek, és minden olyan dologtól, ami bizonytalanságot szülhet. A régi, jól bevált módszerekhez ragaszkodnak, miközben az új szoftver nem csak időben hatékonyabb, de a munkavégzés tekintetében is, hiszen átláthatóbb, könnyen kezelhetőbb. Általános félelem még, hogy a rendszert túl nehéz lesz megtanulni, bevezetni, megszokni és bevett gyakorlat logikájától teljesen eltérő lesz.

Egy logikus, áttekinthető kezelőfelület révén a kollégák könnyebben megbarátkoznak a rendszerrel, kisebb lesz az ellenállás, és a későbbiekben is szívesen fogják használni azt. A dizájnnak a funkcionalitást is támogatnia kell. Fontos például, hogy a könnyű használhatóság érdekében tökéletesen elkülönüljenek a leggyakrabban használt gombok és a kevésbé, ritkán használt elemek.

4. BEVEZETÉSI TAPASZTALAT A DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER SZÁLLÍTÓJÁNÁL

Egy dokumentumkezelő rendszer semmit sem ér, ha az nincs megfelelően a vállalathoz igazítva és testre szabva. Ezért nagyon fontos szempont, hogy olyan szállítót válasszunk, aki kiforrott szoftverbevezetési módszertannal dolgozik, mellyel garantálni tudja a bevezetési projekt 100%-os sikerességét és a szoftver határidőre történő leszállítását.

A szállítónak nemcsak a telepítést kell megfelelően elvégezni, hanem az alkalmazást a felhasználó cég folyamataira is szabni, támogatást nyújtani a folyamatok optimalizálásában. Ilyen jellegű tanácsadást csak olyan cég tud megfelelően elvégezni, amely mögött meghatározó szakmai múlt és több ezer sikeres bevezetés áll, lehetőség szerint eltérő területeken működő vállalatoknál.

A zökkenőmentes szoftverbevezetésen felül az is fontos, hogy azok a munkatársak, akik nap, mint nap használni fogják, hatékonyan elsajátítsák a rendszer kezelésének alapjait. Erre kézenfekvő megoldás lehet egy helyszíni, ún. géptermi oktatás, azonban ma már léteznek költséghatékony e-learning képzések is, melyeket bárhonnan, bármikor el tudnak végezni a felhasználók önállóan, saját időbeosztásuk szerint. Az online oktatás akkor is hasznos lehet, amikor új munkavállaló érkezik a vállalathoz: ilyenkor rendkívül gyorsan hozzáférhető és elvégezhető a dokumentumkezelő program funkcióit elsajátító kurzus, így az új kolléga gyorsan felveheti az intézmény ritmusát és rövid idő alatt teljes értékű tagjává válik a dokumentumkezelő szoftver felhasználóinak.

Az sem mindegy, hogy mennyi idő alatt valósul meg a dokumentumkezelő rendszer bevezetése. A cél az, hogy olyan beszállítót válasszunk, amely rövid határidővel tudja vállalni az esetlegesen fellépő egyedi fejlesztési igények kezelését is.

5. FEJLESZTŐI ÜGYFÉLSZOLGÁLAT, ÜGYFÉLTÁMOGATÁS

Végül, de nem utolsó sorban fontos szempont dokumentumkezelő rendszerünk kiválasztásánál a szakértő support. Fontos feltenni az alábbi kérdéseket választás előtt:
■ Van magyar nyelvű ügyfélszolgálat?
■ Hogyan tudok bejelentést tenni, ha problémám adódik a szoftver működésével kapcsolatban?
■ Mennyi az átlagos reagálási idő?
■ Külön support csapat foglalkozik az ügyfelek bejelentéseivel?

Általában kisebb fejlesztő cégeknél fordul elő, hogy nincs elég erőforrás az ügyfélszolgálat ellátására, gyakran az értékesítői, tanácsadói és ügyféltámogatási feladatokat ugyanaz a munkatárs látja el, így a problémák, esetleges hibák kiküszöbölése hosszú időt vesz igénybe. Ebben az intervallumban nagy valószínűséggel nem, vagy nem megfelelően tudjuk használni dokumentumkezelő rendszerünket, ami jelentősen hátráltatja a projekteket. Így tehát a legfontosabb kérdés a gyors reakció- és megoldási idő, valamint a rendelkezésre állás kérdése.

Nemcsak az a fontos, hogy az ügyfélszolgálat folyamatosan rendelkezésünkre álljon, hanem az is, hogy azt könnyen elérjük. A legjobb, ha egyetlen platformon érkeznek be a bejelentések és dokumentált felületen, online ügyféltámogatási portálon intézhetjük a szoftver működésével kapcsolatos bejelentéseket.