2020.02.04.

Dehát én azt jóváhagytam….

Nem, te nem azt hagytad jóvá, hanem a korábbi rosszat. Dehát az nem volt rossz. De később kiderült, hogy rossz volt, nem zártuk le a folyamatot, nem olvastad végig a levelezést. Pedig nekem úgy tűnt, végigmentem rajta.

– Ez egy tipikus, rosszul elsült e-mailes egyeztetés utáni beszélgetés főnök és beosztott között. Az e-mailt nem arra találták ki, amire sokan ma is használják.

Erről olvashatok itt:
– Egy e-mail nem biztos, hogy megüti a címzett ingerküszöbét
– A csoportos elektronikus levelezés végül nem ad ki minden információt
– A dokumentumok többszereplős alakítása folyamatszabályozással lesz eredményes

Világstatisztikát mutatunk, felfoghatatlanul nagy és egyre növekvő számokat: 2019-ben az emberiség 4 milliárd e-mail felhasználója 293,6 milliárd e-mailt küldött és fogadott naponta. Az aktív e-mail fiókok száma világszerte meghaladta az 5,5 milliárdot. Ma egy átlagos irodai dolgozó napi 121 e-mailt kap és 40-et küld ki.
Akik 15-20 éve használják a szolgáltatást, maguk is tapasztalják, hogy a tömeges e-mailezés miatt a levelek üzenetértéke bizony inflálódott. Ma már a fontosak közé kerülő e-mailekre is csak másodperceink vannak, az üzenetek többségét pedig automatikusan szűrjük, soha meg nem nyitjuk. Erre számíthatunk saját leveleink továbbításakor is, hiába a figyelemfelkeltés és a gondos fogalmazás. Nincs garancia arra, hogy e-mailünk nem kerül olvasatlanul a kukába!
Hiába a felbolydult környezet, az egyszerű e-mailek továbbra is alapvető eszközként funkcionálnak az üzleti életben. E-mailben kommunikálunk főnökeinkkel, kollégáinkkal, partnereinkkel és ügyfeleinkkel. Fontos üzenetek, dokumentumok és adatok tárolására is használjuk fiókjainkat. Azonban attól, hogy egy szerszám használható, még nem az lesz a legjobb az adott feladatra. Lehet több kollégával egyszerre e-mailben egyeztetni egy ügyről, megvitatni egy témát vagy kidolgozni valamit, de ha ezt választjuk, számoljunk azzal, hogy rövid időn belül egy káoszhoz hasonlító e-mail dzsungelben találjuk magunkat. Az e-mailes egyeztetés buktatóit jól szemlélteti ez a videó:

Ha egy jóváhagyásra váró anyaghoz e-mailben több módosítási javaslat is érkezik egymás után, ezek átvezetése megoldhatatlan, a kollégák különböző változatokat fognak okézni. Nem beszélve arról, ha egy már elfogadott módosítási javaslathoz kapcsolódik egy még jobb ötlet. Ha ezt egy 6-8 fős csoporton kell végigvezetni, mennyi e-mail fordul meg a rendszerben? Vajon mindenki tudja majd követni, hogy melyik anyag az éppen aktuális utolsó változat? És biztosak lehetünk abban, hogy minden jó javaslat bekerült és azt mindenki jóvá is hagyta? A válasz sajnos az, hogy nem. Ezzel szemben az a jellemző, hogy több e-mail mezőbe is bezáródik és elveszik valamilyen fontos információ vagy releváns ismeret.

Az e-mailes egyeztetés hiányossága az is, hogy fiókokba zárja a párbeszéd során fehalmozódott tudást. Persze egyáltalán nem biztos, hogy létrejön egy olyan ismeretanyag, amit aztán érdemes közkinccsé tenni a vállalatban. Az e-mailes egyeztetésben résztvevő kollégák attitűdje ugyanis – a háttértechnológia miatt – jellemzően reagáló, nem pedig kreatív. További problémát jelent, hogy az e-mail megnehezíti a nagy fájlok megosztását.

A fenti buktatók elkerülhetők, ha csoportmunkát igénylő dokumentumaink kezelését olyan szoftverrel végezzük, amellyel modellezhető a kívánt jóváhagyási folyamat. Egy ilyen rendszer automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a feladatot, akinek dolga van vele, tehát végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. Így megvalósul az elektronikus folyamatszabályozás, az egyes lépések nyilvántartása és összefogása, az átfutási idő pedig a töredékére csökken.

 

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!



Analóg döntés-előkészítésre nincs idő

Az agilis üzletember nem szeretett volna ügyfelet veszíteni a nagyobb raktárkészlettel rendelkező konkurencia miatt. Úgy látta: a CAREX megrendeléseit is előre kell hozni, nagyobb készletre van szükség, hogy áthidalhassák a szállítási késedelmeket. Májustól augusztus végéig 40-50 millió forintnyi előrehozott...

Részletek
Közelről sem lehetetlen távolról

Mióta halogatom! Mennyivel egyszerűbb lett volna normál üzemmódban lépni, nem ezen a nehezített pályán! Ha visszatekerhetnék fél évet, baromi okos lennék. Miről is szóltak a kétségeim? Az átállás nehézségeiről? Implementálhatóságról? Betaníthatóságról? Rendszerigényekről?

Részletek
A jóváhagyások esete Szívós Gyulával

Home office járványmentes időben? A vezetők többsége inkább nem vezeti be. Elkerülése nem volt feltétlenül alaptalan, sok munkavállaló veszti el az egyensúlyt munkaidő és szabadidő között. Egyeseknek csökken a teljesítménye, mások átesnek a ló túlsó oldalára, folyamatos túlórákkal akarnak...

Részletek
Nincs olyan, hogy kevésbé fontos

Eltérően reagálunk a határidőkre. Valaki kihívásként, sőt motiváló erőként tekint rá, egy új határidőben új esélyt lát. Másoknak minden határidő a szorongás, a nyomás forrása, ami ahelyett hogy belendítené a teendőket, még vissza is veti a kreatív erőt. Ugyanakkor egy fejlődő vállalatban - habitustól függetlenül - mindenki eljut...

Részletek
Az ottmaradt papír esete Olgával

Számítógép, telefon, fax, telefonkönyv, naptár, névjegykártyák, tűzőgép, post it és egyéb irodaszerek, jegyzetfüzet, pecsét, a napi sajtótermék és persze a munkához szükséges anyagok nyomtatva – normál kellékek egy vállalatvezető íróasztalán 1990-ben. Ugyanez 2020-ban: laptop, telefon, egy-két irodaszer és...

Részletek
Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás

Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe. Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert...

Részletek
Digitálisan csak az információ terjed

A szoftveres működés egyszerűsít, gyorsít és kíméli az erőforrásokat. Sajnálatos fejlemény, hogy az elektronikus dokumentumkezelés előnyévé lépett elő az is, hogy nem igényel emberi érintkezést. Most nem pusztán kényelmi szempont az, hogy kell-e az iratokkal a vállalaton vagy....

Részletek
DMS One 2019 – az ügyfelek szemével

Magas szintű szakmaiságról és jó együttműködési készségről számoltak be a DMS One ügyfelei az eNet által végzett felmérés során. A kutató a DMS szoftvereit a közelmúltban implementáló cégeknél és közintézményeknél vizsgálta a bevezetési folyamatot. Dióhéjban idézzük a kutatás fő megállapításait...

Részletek
Zöld iroda – megtérül a papírmentes működés

A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezet vett részt. A környezetkímélő- és emberbarát működés kialakítása során kitüntetett cél a papírhasználat minimalizálása. A papírmentesítés ugyanakkor nem egyszerű, nem megy egyik napról a másikra.

Részletek
Sok könyvelt postai levéllel dolgozik?

A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte, a Magyar Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat. A felhasználóknak meg kell tanulniuk és meg kell szokniuk a levelekkel és vevényekkel kapcsolatos új szolgáltatásokat.

Részletek
Hitelesítési robbanás következik

Mindannyian jelen vagyunk a digitális térben, amit folyamatosan tágítunk. Posztolunk, kommentelünk, fényképeket, videókat osztunk meg. Még egy lépés a fejlődésben, és mindezt hitelesen, beazonosítható módon végezzük majd. De mit használunk az iratos fiók helyett, ha mindez bekövetkezik?

Részletek
Elviszi a fejlesztési időt az adminisztráció

Nem használják ki a digitalizációban rejlő lehetőségeket a hazai kkv-k. A nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező hazai kis- és középvállalkozások vezetői aktívan kiveszik a részüket az adminisztratív céges feladatokból, és nem mérik fel, hogy ezek a tevékenységek milyen sok időt...

Részletek
Vállalati alapeszköz a Cégkapu

A Cégkapu használata bő egy éve kötelező a gazdálkodó szervezetek számára. Legyinteni tehát nem lehet rá, kerülgetni pedig nem érdemes. Több iparági nyilatkozat, értesülés mutat rá, hogy miért nem. Ezeket, és a legjobb alkalmazási módot mutatjuk meg. Egyre több szerv kéri a cégkapus...

Részletek
Analóg döntés-előkészítésre nincs idő

Van az a helyzet, amikor az analóg döntéselőkészítés nem elég hatékony, mégis be kell vállalni. A CAREX-es Tamás, cége félbehagyott digitalizációja miatt találta magát ebben a helyzetben. Az agilis üzletember nem szeretett volna ügyfelet veszíteni a nagyobb raktárkészlettel rendelkező konkurencia miatt. Úgy látta: a CAREX megrendeléseit is előre kell hozni, nagyobb készletre van szükség, hogy áthidalhassák a szállítási késedelmeket. Májustól augusztus végéig 40-50 millió forintnyi előrehozott...

Részletek

Válassza Ön is a piacvezető dokumentumkezelő szoftvert!

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!