Az e-mail mint munkaeszköz a vállalati mindennapokban
Sokan ismerik az e-mail dzsungel fogalmát
„Dehát én azt jóváhagytam… Nem, te nem azt hagytad jóvá, hanem a korábbi rosszat. Dehát az nem volt rossz. De később kiderült, hogy rossz volt, nem zártuk le a folyamatot, nem olvastad végig a levelezést. Pedig nekem úgy tűnt, végigmentem rajta.” – Ez egy tipikus, rosszul elsült e-mailes egyeztetés utáni beszélgetés főnök és beosztott között. Az e-mailt nem arra találták ki, amire sokan ma is használják.
2020. 02. 04.
Egy e-mail nem biztos, hogy megüti a címzett ingerküszöbét
Világstatisztikát mutatunk, felfoghatatlanul nagy és egyre növekvő számokat: 2019-ben az emberiség 4 milliárd e-mail felhasználója 293,6 milliárd e-mailt küldött és fogadott naponta. Az aktív e-mail fiókok száma világszerte meghaladta az 5,5 milliárdot. Ma egy átlagos irodai dolgozó napi 121 e-mailt kap és 40-et küld ki.
Akik 15-20 éve használják a szolgáltatást, maguk is tapasztalják, hogy a tömeges e-mailezés miatt a levelek üzenetértéke bizony inflálódott. Ma már a fontosak közé kerülő e-mailekre is csak másodperceink vannak, az üzenetek többségét pedig automatikusan szűrjük, soha meg nem nyitjuk. Erre számíthatunk saját leveleink továbbításakor is, hiába a figyelemfelkeltés és a gondos fogalmazás. Nincs garancia arra, hogy e-mailünk nem kerül olvasatlanul a kukába!
A csoportos elektronikus levelezés végül nem ad ki minden információt
Hiába a felbolydult környezet, az egyszerű e-mailek továbbra is alapvető eszközként funkcionálnak az üzleti életben. E-mailben kommunikálunk főnökeinkkel, kollégáinkkal, partnereinkkel és ügyfeleinkkel. Fontos üzenetek, dokumentumok és adatok tárolására is használjuk fiókjainkat. Azonban attól, hogy egy szerszám használható, még nem az lesz a legjobb az adott feladatra. Lehet több kollégával egyszerre e-mailben egyeztetni egy ügyről, megvitatni egy témát vagy kidolgozni valamit, de ha ezt választjuk, számoljunk azzal, hogy rövid időn belül egy káoszhoz hasonlító e-mail dzsungelben találjuk magunkat.
Ha egy jóváhagyásra váró anyaghoz e-mailben több módosítási javaslat is érkezik egymás után, ezek átvezetése megoldhatatlan, a kollégák különböző változatokat fognak okézni. Nem beszélve arról, ha egy már elfogadott módosítási javaslathoz kapcsolódik egy még jobb ötlet. Ha ezt egy 6-8 fős csoporton kell végigvezetni, mennyi e-mail fordul meg a rendszerben? Vajon mindenki tudja majd követni, hogy melyik anyag az éppen aktuális utolsó változat? És biztosak lehetünk abban, hogy minden jó javaslat bekerült és azt mindenki jóvá is hagyta? A válasz sajnos az, hogy nem. Ezzel szemben az a jellemző, hogy több e-mail mezőbe is bezáródik és elveszik valamilyen fontos információ vagy releváns ismeret.
Az e-mailes egyeztetés hiányossága az is, hogy fiókokba zárja a párbeszéd során fehalmozódott tudást. Persze egyáltalán nem biztos, hogy létrejön egy olyan ismeretanyag, amit aztán érdemes közkinccsé tenni a vállalatban. Az e-mailes egyeztetésben résztvevő kollégák attitűdje ugyanis – a háttértechnológia miatt – jellemzően reagáló, nem pedig kreatív. További problémát jelent, hogy az e-mail megnehezíti a nagy fájlok megosztását.
A dokumentumok többszereplős alakítása folyamatszabályozással lesz eredményes
A fenti buktatók elkerülhetők, ha csoportmunkát igénylő dokumentumaink kezelését olyan szoftverrel végezzük, amellyel modellezhető a kívánt jóváhagyási folyamat. Egy ilyen rendszer automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a feladatot, akinek dolga van vele, tehát végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. Így megvalósul az elektronikus folyamatszabályozás, az egyes lépések nyilvántartása és összefogása, az átfutási idő pedig a töredékére csökken.
