Folyamatmenedzsment a vállalati dokumentumkezelésben

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    SMARTDOC cikksorozat – 3. rész
    A jóváhagyások esete Szívós Gyulával

    Sosem volt ilyen fontos a távmunka támogatása

    Home office járványmentes időben? A vezetők többsége inkább nem vezeti be. Elkerülése nem feltétlenül alaptalan, sok munkavállaló veszti el az egyensúlyt munkaidő és szabadidő között. Egyeseknek csökken a teljesítménye, mások átesnek a ló túlsó oldalára, folyamatos túlórákkal akarnak bizonyítani, ami viszont kiégéshez vezet. Most, amikor nincs más választás, olyan home office támogató eszközökre van szükség, amik azon túl, hogy lehetővé teszik a távoli munkát, még hatékonyságot is növelnek folyamatmenedzsmenttel. Szívós Gyuláéknál nem volt ilyen eszköz.

    2020. 04. 28.

    Az elektronikus jóváhagyás is lehet félmegoldás

    Április 3-án, egy héttel a kijárási korlátozásokról szóló jogszabály megjelenése után Gyula elküldte ügyvezetői rendelkezését munkatársainak a Piacnéző Kft. ideiglenes dokumentumkezelési szabályairól. Bár bízott kollégáiban, úgy volt vele, nem árt, ha írásban is megkapják a fontos anyagokra vonatkozó, home office-ra kitalált eljárásrendet.

    “Utasítás a papíralapú munkavégzés csökkentésére, és a távoli munkavégzés biztosítására:

    1. A veszélyhelyzetre vonatkozó 40/2020. (III. 11.) Korm. rendelet időbeli hatálya alatt az ajánlatok, megrendelések, szerződések, teljesítési igazolások, számlák ellenjegyzése és jóváhagyása elektronikusan, e-mailen keresztül történik. A folyamatokat továbbra is a Titkársági Csoport szervezi és bonyolítja:
      a) ajánlatok, megrendelések, szerződések teljesítési igazolások esetén a jovahagyas@piacnezo.hu
      b) számlák esetén a szamla.ok@piacnezo.hu címen keresztül.
    2. Minden köröztetett dokumentumhoz tartozik egy-egy Excel tábla, amit kötelező kitölteni. Ez igazolja, hogy kinél, mikor, milyen sorrendben, milyen eredménnyel fordult meg a dokumentum. A megjegyzéseket, javaslatokat is a tábla megfelelő rovatába kell beírni.
    3. A táblázat kitöltése és a dokumentummal együttes továbbküldése jelen helyzetben aláírásnak minősül a Piacnéző Tanácsadó és Szolgáltató Kft. szervezetén belül. Ennek elfogadásáról nyilatkozatot (Nyilatkozat az e-mailes jóváhagyásról és a kapcsolódó biztonsági előírások betartásáról) írnak alá a Piacnéző alkalmazottai.
    4. Az ideiglenes dokumentumkezelési rend biztonsági előírásainak elkészítése és az ennek betartásához szükséges segítségnyújtás az IT Csoport feladata.

    Szívós Gyula, ügyvezető igazgató”

    Az intézkedés április 15-én vizsgázott, az Iparkamara számára kellett ajánlatot összeállítani 24-i határidővel. A kamara 50 céget felölelő, reprezentatív mintán alapuló kutatást szeretett volna készíttetni közép- és nagyvállalati körben a home office eszközökre vonatkozó tapasztalatokról és az otthoni munkavégzés eredményességéről. Kellett egy tartalomcél, hogy pontosan milyen kérdések mentén, milyen irányba kutasson a Piacnéző. A Titkársági Csoport elindította az ezzel kapcsolatos egyeztetést az ügyvezetői utasítás szerint. 6 tanácsadó kapta meg körlevélben tartalomcel.docx dokumentumot és a kapcsolt tartalomcel.xlsx Excel táblát.

    Az egyeztetés során 52 levél született, melyben a tanácsadók kérdésjavaslatokat fogalmaztak meg, kiszórták az azonosakat, javították, kiegészítették egymás javaslatait, és a kamara által közben küldött szempontokat érvényesítették. Nagy figyelmet igénylő munkának bizonyult eligazodni a táblázattal spékelt e-mail dzsungelben, és nem volt mindenki egyformán lelkiismeretes. Három kolléga a határidő napján inkább elterült a Home Office fotelban, mondván:

    “Voltak már jobb kérdéseink, de végül is megteszi, úgysincs rá több idő.”

    Nem úgy a maximalizmusáról híres Csaba, akire az e-mailes egyeztetés kifésülése hárult a végén. 23-án csütörtökön inget vett fel, úgy ment át a nappaliba dolgozni. Gyorsan feltűnt neki, hogy a módosítási javaslatok átvezetése megoldhatatlan, mert a tanácsadók különböző változatokat okéztak. Többen nem tudták követni, hogy az adott kutatási kérdésnek melyik az aktuális változata. Előfordult olyan is, hogy egy fontos javaslat eltűnt, mert a küldő sima “válasz”-t nyomott “válasz mindenkinek” helyett. Az Excel tábla pedig ugyanúgy tartalmazta a hibákat. Péntek reggelre Csaba szétesett, de legalább összeállt valami anyag. Sajnos eredmény nem lett belőle: hiába sikerült ugyanis véghatáridőre az ajánlattételi dokumentum jogi- és gazdasági részének ügyvezetői utasítás szerinti jóváhagyása, azt már nem sikerült elég jól kitalálni, milyen alapvetések, kérdések mentén történjen a home office kutatás.

    A projektet bukták, a Kamaránál sem sikerült jó pontot szerezni, gyakorlatilag belefulladtak saját, hibás folyamatmenedzsmentjükbe. A következő home office kutatásig talán még lesz idejük rendet tenni a saját házuk táján, kidolgozni az email-es és egyéb jóváhagyási folyamataik dokumentumkezelővel támogatott rendszerét.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

        

    Mire jó egy Workflow rendszer?

    Mire jó egy Workflow rendszer?

    6 pontban a Workflow rendszerekről, ezek mentén érdemes dönteni a bevezetésről Érdemes külső szakértőkkel is megvizsgáltatni a folyamatokat. A modern üzleti...

    bővebben