2020.05.04.

SMARTDOC cikksorozat – 4. rész

Közelről sem lehetetlen távolról

Szoftverbevezetés távolról? Van az a helyzet.

Mióta halogatom! Mennyivel egyszerűbb lett volna normál üzemmódban lépni, nem ezen a nehezített pályán! Ha visszatekerhetnék fél évet, baromi okos lennék. Miről is szóltak a kétségeim? Az átállás nehézségeiről? Implementálhatóságról? Betaníthatóságról? Rendszerigényekről? Adatvesztésről? Fene se gondolta volna, hogy jön egy kényszerhelyzet, amikor még erősebbek ezek a kérdések, mert távolról kell szoftvert bevezetni, mindenáron, nincs más választás.

3 millió Forintból át tudom állítani a gépeket, ez semmi ahhoz képest, amekkora árbevételt hozhat a megnyíló piac – számolgatott Gábor, a Vegyterm Kft. tulajdonosa. A vállalkozó február végén járt Dél-Koreában, a TransformChem szakkiállításon, amit idén a széles spektrumú gyártósorokra hegyeztek ki. “Egyetlen gép, sokféle termék” – ez volt a szlogen.

A cégtulajdonos több jó ötletet is gyűjtött, de semmi olyat, amire végül ne csak legyintett volna, mondván: ezt mi is tudjuk otthon, néhány kreatív magyar trükk, és ugyanonnan lesz festék, tisztítószer, műanyag alapanyag. Gábort a szakkiállításnál jobban érdekelte, hogy hazautazásának napján, február 28-án már 2022 dél-koreai koronavírus-fertőzöttet jelentettek. Mintha sejtette volna, hogy ez milyen meghatározó lesz, hogy egy hónap múlva neki is lépnie kell a járvány miatt, hogy a Vegytermnél a 2020-as üzleti cél érdekében át kell állni kenőanyagról fertőtlenítő folyadékra. Adott volt tehát a műszaki háttér, néhány friss ötlet és a kreatív erő. Nagyobb fejtörést jelentett a projekt kereskedelmi és adminisztrációs támogatása.

A fertőtlenítő szerek piacán ugyanis hatalmas kereslet élénkülés mutatkozott, a boltok, szupermarketek gyorsan kifogytak a készletekből, az árak emelkedtek. Ilyen körülmények között sokan szerettek volna közvetlenül a gyártótól vásárolni. Tömegével érkeztek a megrendelő dokumentumok a gyár címére, a nagyobb mennyiséget vásárló ügyfelek a jobb ár reményében ajánlatot kértek. Sok-sok szerződés és még több számla kezelését kellett megoldani a Vegytermmnél úgy, hogy igazából nem voltak felkészülve a több száz dokumentum gyors előállítására, feldolgozására. Külön problémát jelentett, hogy a járvány miatt az irodai alkalmazottak otthonról dolgoztak. Gábor hirtelen szembesült azzal, hogyan akasztja meg a munkát az, hogy:

  • nem egységes a papíralapú- és elektronikus számlák kezelése,
  • túl lassú és sok hibával jár a szerződések e-mailes jóváhagyása,
  • lehetetlen küldetés kézi aláírásokat begyűjteni az otthonról dolgozóktól,
  • képtelenség papírból kigyűjteni az adatokat a veszélyes anyagokkal kapcsolatos hatósági adatszolgáltatáshoz,
  • túl sok időt visz el a postai levelek előkészítése vagy bontása.

Utolsó csepp volt a pohárban, amikor a dokumentumtengerben nem találtak meg két megrendelőt, egyszerűen elveszett a papír. Elektronikus változat nem készült, Gábor kénytelen volt megkérni az ügyfeleket, hogy küldenek újat. Mikor letette a telefont, már azon törte a fejét, hogy a jelenlegi helyzetben be lehet-e vállalni egy szoftverbevezetést? Meg lehet-e lépni a folyton halogatott fejlesztést, ami rendet vágna a káoszban? “Kevés lesz a jó rendszer, profi szállító is kell hozzá, aki pontosan tisztában van azzal, hogyan lehet ezt távolról végigvezetni. Végül is eszközünk van hozzá, mindenkinek van, ma már mindenki elérhető. Nekem ne jöjjön azzal a fejlesztő cég, hogy nem tud megtartani egy online prezentációt a saját termékéről, vagy hogy nem tudja magyarul oktatni és támogatni a leendő felhasználókat.”

Végül öt pontot írt fel magának Gábor, amit az új rendszer lehetséges szállítójának biztosítania kell, ami nélkül a jelenlegi helyzetben nem indulhat útjára az elektronikus dokumentumkezelés a Vegytermnél:

  • Legyen tapasztalt, ismerje fel távolról is a problémákat, ne kelljen bejönnie a céghez azért, hogy szemügyre vegye, mi történik.
  • Rugalmas megoldást kínáljon, nem biztos, hogy mindig lesz ennyi dokumentumunk, de akár több is lehet.
  • Segítsen a szervezeti változtatást igénylő döntések megalapozásában is.
  • Tanítsa be a kollégákat online, legyen elérhető az éles indulásnál és lehetőleg utána is.
  • Telepítse a szoftvert és végezze el testreszabást távolról, ne igényeljen túl nagy informatikai erőforrást.

Ön szerint van olyan fejlesztő cég ma Magyarországon, aki közelről ismeri ezeket a problémákat, de távolról is be tud vezetni egy dokumentumkezelő szoftvert?

 

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

Az ottmaradt papír esete Olgával

Számítógép, telefon, fax, telefonkönyv, naptár, névjegykártyák, tűzőgép, post it és egyéb irodaszerek, jegyzetfüzet, pecsét, a napi sajtótermék és persze a munkához szükséges anyagok nyomtatva – normál kellékek egy vállalatvezető íróasztalán 1990-ben. Ugyanez 2020-ban: laptop, telefon, egy-két irodaszer és...

Részletek
Nincs olyan, hogy kevésbé fontos

Eltérően reagálunk a határidőkre. Valaki kihívásként, sőt motiváló erőként tekint rá, egy új határidőben új esélyt lát. Másoknak minden határidő a szorongás, a nyomás forrása, ami ahelyett hogy belendítené a teendőket, még vissza is veti a kreatív erőt. Ugyanakkor egy fejlődő vállalatban - habitustól függetlenül - mindenki eljut...

Részletek
A jóváhagyások esete Szívós Gyulával

Home office járványmentes időben? A vezetők többsége inkább nem vezeti be. Elkerülése nem volt feltétlenül alaptalan, sok munkavállaló veszti el az egyensúlyt munkaidő és szabadidő között. Egyeseknek csökken a teljesítménye, mások átesnek a ló túlsó oldalára, folyamatos túlórákkal akarnak...

Részletek
Analóg döntés-előkészítésre nincs idő

Az agilis üzletember nem szeretett volna ügyfelet veszíteni a nagyobb raktárkészlettel rendelkező konkurencia miatt. Úgy látta: a CAREX megrendeléseit is előre kell hozni, nagyobb készletre van szükség, hogy áthidalhassák a szállítási késedelmeket. Májustól augusztus végéig 40-50 millió forintnyi előrehozott...

Részletek
Elektronikus aláírás nélkül nincs digitalizáció

A magyar-amerikai információtechnológiai cégcsoport, a Stylers csaknem 150 magyar vállalat közép- és felsővezetőinek bevonásával készített friss felmérést, melyben arra volt kíváncsi, milyen hatással van a koronavírus nyomában kialakuló...

Részletek
Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás

Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe. Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert...

Részletek
Digitálisan csak az információ terjed

A szoftveres működés egyszerűsít, gyorsít és kíméli az erőforrásokat. Sajnálatos fejlemény, hogy az elektronikus dokumentumkezelés előnyévé lépett elő az is, hogy nem igényel emberi érintkezést. Most nem pusztán kényelmi szempont az, hogy kell-e az iratokkal a vállalaton vagy....

Részletek
DMS One 2019 – az ügyfelek szemével

Magas szintű szakmaiságról és jó együttműködési készségről számoltak be a DMS One ügyfelei az eNet által végzett felmérés során. A kutató a DMS szoftvereit a közelmúltban implementáló cégeknél és közintézményeknél vizsgálta a bevezetési folyamatot. Dióhéjban idézzük a kutatás fő megállapításait...

Részletek
Zöld iroda – megtérül a papírmentes működés

A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezet vett részt. A környezetkímélő- és emberbarát működés kialakítása során kitüntetett cél a papírhasználat minimalizálása. A papírmentesítés ugyanakkor nem egyszerű, nem megy egyik napról a másikra.

Részletek
Sok könyvelt postai levéllel dolgozik?

A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte, a Magyar Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat. A felhasználóknak meg kell tanulniuk és meg kell szokniuk a levelekkel és vevényekkel kapcsolatos új szolgáltatásokat.

Részletek
Hitelesítési robbanás következik

Mindannyian jelen vagyunk a digitális térben, amit folyamatosan tágítunk. Posztolunk, kommentelünk, fényképeket, videókat osztunk meg. Még egy lépés a fejlődésben, és mindezt hitelesen, beazonosítható módon végezzük majd. De mit használunk az iratos fiók helyett, ha mindez bekövetkezik?

Részletek
Elviszi a fejlesztési időt az adminisztráció

Nem használják ki a digitalizációban rejlő lehetőségeket a hazai kkv-k. A nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező hazai kis- és középvállalkozások vezetői aktívan kiveszik a részüket az adminisztratív céges feladatokból, és nem mérik fel, hogy ezek a tevékenységek milyen sok időt...

Részletek
Vállalati alapeszköz a Cégkapu

A Cégkapu használata bő egy éve kötelező a gazdálkodó szervezetek számára. Legyinteni tehát nem lehet rá, kerülgetni pedig nem érdemes. Több iparági nyilatkozat, értesülés mutat rá, hogy miért nem. Ezeket, és a legjobb alkalmazási módot mutatjuk meg. Egyre több szerv kéri a cégkapus...

Részletek
Az e-mailes egyeztetés buktatói

Dehát én azt jóváhagytam. Nem, te nem azt hagytad jóvá, hanem a korábbi rosszat. Dehát az nem volt rossz. De később kiderült, hogy rossz volt, nem zártuk le a folyamatot, nem olvastad végig a levelezést. Pedig nekem úgy tűnt, végigmentem rajta. Ez egy tipikus, rosszul elsült e-mailes egyeztetés utáni...

Részletek

Válassza Ön is a piacvezető dokumentumkezelő szoftvert!

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!