Digitalizáció csak tervezéssel!

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Hiányolják az eredményeket a cégvezetők

    Az E&Y globális kutatása 1001 céget vizsgált

    Globális felmérés mutatta meg, hogy a cégvezetők többsége igenis eltökélt a digitális technológiákra történő átállásban, ám a folyamatot akadályozza, hogy az eddigi fejlesztések hatására nem érzékeltek kézzelfogható üzleti hasznot. Az EY kutatása szerint ezt az akadályt új megközelítések és mérési megoldások bevezetésével lehet elhárítani.

    2021. 02. 15.

    Az EY Digital Investment Index kutatása szerint a cégvezetők mintegy kétharmada (62%) úgy látja, innovatív technológiák mentén radikálisan át kell formálni a társaság működését a következő két évben, hogy megfeleljenek a piaci elvárásoknak. A fejlesztések üzleti eredményre gyakorolt hatását azonban sok esetben nehéz rövid távon számszerűsíteni. Csak majdnem minden tizedik (9%) cégnek sikerült javuló teljesítménymutatót elérnie, és a válaszadók mindössze 7%-a számolt be arról, hogy teljes mértékben ki tudta használni a digitalizáció előnyeit. Mindez nem jelenti azt, hogy a digitalizációt szolgáló beruházásoknak nincs eredményük. Sokkal inkább arról van szó, hogy az átalakulás lépéseit tervezetten kell megvalósítani. A EY szakértői úgy vélik: az eredmények igazolásához stratégia és mérés kell, a szervezet hatékonyságának növelése vagy a költségcsökkentés csak így mutatható ki.

    A tanulmányba bevont 1001 társaság alig negyede mérte aktívan a digitális befektetések megtérülését (RODI – Return On Digital Investment). Ennél sokkal gyakoribb a pénzügyi teljesítmény (57%) vagy a működési hatékonyság (46%) mutatóinak vizsgálata. Pedig a digitális megtérülést elemző társaságok nagyobb valószínűséggel értek el több mint 5 százalékos javulást a területen, emellett tájékozottabb stratégiai döntéseket tudtak hozni.

    A digitális transzformáció egyik alappillére a dokumentumok digitalizálása, és az elektronikus dokumentumkezelő (DMS) rendszerek bevezetése.

    Varga Lászlót, a DMS One Zrt. vállalati üzletágának igazgatóját kérdeztük arról, mit vegyen számításba az a cégvezető, aki tudni akarja, hogy megtérül-e az elektronikus dokumentumkezelésre történő átállás?

    Az első, ami általában vezetőként eszünkbe jut, hogy megvizsgáljuk, mennyi munkaidőt takaríthatunk meg a munkafolyamatokon. Két jellemző terület, ahol ezt érdemes mérni:

    • A dokumentumokban található információk összehalászása naponta hány percet vesz el? (Pl.: egy jól felépített digitális szerződéstárral azonnal megjeleníthető a felhasználó képernyőjén az adott szerződés legfrissebb verziója, szükség esetén a módosításokkal együtt is.)
    • Hogyan zajlik egy többszereplős jóváhagyási folyamat? (Pl.: nem mindegy, hogy a döntéshez e-maileket kell olvasunk, csatolmányokat keresgélnünk és különböző verziók között fellelhető kommentekben kell kutakodnunk, vagy minden releváns információt elérünk egy áttekinthető felületen.)

    A mai béreken számolva egyértelmű gazdasági megtérülés látszik, ha arra jutunk, hogy kiválthatunk napi fél óra papírkötegek közti kutakodást akár 3-4 irodai dolgozónál is. Ha a vezető idejének közvetlen költségét vagy opportunity costját is hozzászámoljuk, akkor  még kedvezőbb a kép.

    Önmagában viszont nem elegendő a közvetlen költségekre koncentrálnunk ha a valódi megtérülést keressük. Figyelembe kell venni a papír alapú üzem járulékos költségeit is, a papír alapon kezelt dokumentumok elérésével, visszakeresésével és megosztásával kapcsolatos ráfordítást. Egy több telephelyes vállalat esetében rendszeresen előfordult például, hogy egy szerződést egy éven belül akár 3 alkalommal is újra szkennelnek és e-mailben küldenek egymásnak a kollégák, ha az adott üggyel többen foglalkoznak, különböző szervezeti egységekben. A valódi problémát nem az egyes üzleti dokumentumok eredeti példányának papír alapon történő megléte okozza (természetesen ettől még mindez probléma és extra költség), hanem az alábbi két jelenség:

    • A szkennelt dokumentumokat sokszor ad hoc jelleggel e-maileken és megosztott mappákon keresztül próbálják kezelni. Mindez lassítja a folyamatot, másrészt már pár hónap múltán is teljesen áttekinthetetlenné tud válni egy projektmabba, amiben sokszor még a mappaszerkezetet kialakító kolléga is nehezen igazodik el.

    A vállalaton belül elektronikusan kezelt dokumentumok (pl. szerződéstervek, leírások vagy specifikációk) verziókezelése gyakran “elszabadul”, különös tekintettel akkor, ha többen dolgoznak rajta. Gyakran találkozunk “v18”, “kész”, “nyomtatandó”, “végleges” jelölésekkel a fájlnevekben melyek ennek ellenére eltérnek attól, amelyet a vezető aláírt és valaki, valamikor küldött az ügyfélnek, partnernek vagy szállítónak.

    A fenti problémák elhárítását – mint mindent – az alapoknál kell kezdeni. Jó alapnak tekintem a jól strukturált, kényelmes dokumentumkezelő megoldás bevezetését, ami képes arra, hogy a különböző területek által használt szoftverekkel (pl.: ERP vagy gyártási rendszerek, CRM, egyéb szektorspecifikus szakrendszer, cégkapu, stb…) integráltan működve a vállalat digitális idegrendszerét képezze.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!