Céges szerződéskezelés: mások így kezelik

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Az elektronikus szerződéskezelés bevezetésének indokai és hatásai

    Az elektronikus szerződéskezelés gyorsítja a back office működést

    A vállalati, céges közegben a legfontosabb dokumentumok a szerződések, amelyek meghatározzák a folyamatokat, átszövik a működést. A szerződéskezelés modernizációja folyamatos, de sokan nehezen szakadnak el a megszokott, manuális, papíralapú megoldásoktól. Cikkünkben olyan cégeket kerestünk meg, akik az elektronikus szerződéskezelés útjára léptek.

    2021. 11. 22.

    Szerződéskezelés a Gumiflex Kft.-nél

    Korszerű megoldás nélkül a szerződések nyilvántartása problémákhoz vezet. Ez legelőször akkor ütközik ki, amikor valamilyen információt kell kinyerni egy adott szerződésből. Ezt tapasztalták a Gumiflex Kft.-nél is. A gumiabroncsok és felnik kis- és nagykereskedésével foglalkozó cégnél nagyszámú és sokféle szerződés forog a napi munkavégzésben – számolt be Kaplár-Fehér Ildikó, a cég ügyvezető asszisztense.

    – Most költöztünk új székházba, nagyszámú beruházási, kivitelezési szerződés keletkezett, amivel dolgunk van. Az üzemeltetéshez is számos szerződés kapcsolódik (pl. telephelyek, targoncák bérlése, közmű- és egyéb szolgáltatások), de a működésünkben fontosak például a bónusz szerződések is, amelyek meghatározzák, hogy bizonyos mennyiségű gumiabroncs vásárlása után mekkora kedvezmény jár. Bónusz szerződést a beszállítóinkkal és a tőlünk vásárló ügyfelekkel is kötünk.

    – Milyen esetekben van szükség ezekre a dokumentumokra?

    – Főként a szerződésekben foglalt árak azok, amiket vissza kell keresni, hogy a szerződés szerinti áron számláztak-e felénk. Az elektronikus szerződéskezelés legnagyobb előnye a számunkra az, hogy végre egy helyre kerülnek a dokumentumok és könnyű elérni azokat. Egyelőre a szerződések szkennelt képéből olvassuk ki a szükséges információt, de később a metaadatok rögzítési lehetőségével is szeretnénk élni, így még könnyebb lesz a keresés.

    – A dokumentumok fizikailag korábban is rendelkezésre álltak. Mitől jobb ez a megoldás?

    – Többen vagyunk, öt telephelyen számos részleg, két webáruházunk is van, az abroncsok és felnik piacán mi vagyunk az ország harmadik legnagyobb nagykereskedése, szóval több helyen voltak lefűzve a szerződések. Ezeket nehéz volt fellelni, várni kellett az anyagokra vagy az ember akkor már inkább maga ment el érte, hogy megkeresse. Próbáltuk ezt egységesíteni, hogy mindent a pénzügyön fűzzünk le, de nem jártunk sikerrel. Most már nem kell azzal molyolni, hogy hol van lefűzve, mert fel van töltve minden azonnal. A postán érkező szerződések is rögtön bekerülnek a rendszerbe. Ha egy másik telephelyen keletkezik a szerződés, azt is látjuk azonnal, nincs olyan, hogy nem tudunk valamiről. És hát szeretnénk megszabadulni a rengeteg papírtól, illetve az olyan esetektől, hogy eltűnik a szerződés, mert valaki kiszedi a dossziéból és nem hozza vissza, ott marad az asztalán.

    Szerződéskezelés a Dorsum Zrt.-nél

    Sok cég próbálkozik a szerződések Excel táblás nyilvántartásával, ez azonban nem jelent valódi megoldást. Az óriásira hízó táblázatok többszereplős szerkesztése káoszhoz vezet, és arra sem képes a táblázatkezelő, hogy különböző felhasználói jogosultságoknak mefelelően szolgáltasson adatot. Utóbbival szembesültek a Dorsum Zrt.-nél is, mielőtt bevezették a valódi elektronikus szerződéskezelést – mondta Filóci-Grenács Enikő, pénzügyi igazgatóhelyettes.

    – A szállítói szerződésekről a pénzügyön Excel tábla készült, a szkennelt dokumentumokat mappákba mentettük. A táblázatba felvittük a szerződések fontosabb adatait: határidőket, lejárati időt, összegeket, stb. A vevői szerződésekről ettől eltérő nyilvántartást vezettek a jogi munkatársak.

    – Milyen jellegű szerződések fordulnak elő gyakran a Dorsumnál?

    Az informatikai cégeknél jellemző fajták: szoftverbevezetésre, supportra és rendszerkövetésre vonatkozó szerződések. A szállítói szerződések között pedig bármi előfordulhat, közműszolgáltatásra, könyvvizsgálatra, jogi tanácsadásra vonatkozó, alvállalkozókkal kötött szerződés, stb.

    – Miért nem volt elegendő az Exceles nyilvántartás és mellé az elektronikus tárolás?

    – Mint említettem, a táblázatokat a jogi és a pénzügyi területen dolgozó kollégák szerkesztették, és ezért leginkább ők voltak azok, akik hozzáfértek. A vezetők ezt nem nyitották ki, nem keresték meg a táblázat alapján, hogy pontosan hol van és mit tartalmaz az adott szerződés. Ha kellett valami, nekünk szóltak. A szerződéskezelővel egy rendszerbe tereltük a dokumentumokat, megfelelő jogosultságkezelést is beállítottuk hozzá, így mindenki bátran kereshet abban, ami rá tartozik a szerződések között. A dokumentumokhoz metaadatokat is rögzítünk, hogy a lehető legjobban szűrhessünk keresésnél.

    Szerződéskezelés az Abonett Kft.-nél

    Egy jó szerződéskezelő nem csak a rugalmas hozzáférést, az információk gyors megtalálását biztosítja, hanem a csoportmunkát is támogatja. A cél ezen a területen az, hogy pl. egy jóváhagyási folyamatban a résztvevők ne egymásra várjanak, hanem legyenek egyértelműen kijelölve a lépések és a határidők. Ez a funkció a számlaigazoltatásnál is jól jön – osztotta meg tapasztalatait Gyigor Ilona, az Abonett Kft. főkönyvelője.

    – A beérkező számlákat iktatjuk, majd jóváhagyásra küldjük a rendszerben. Számlatípusonként eltérő, milyen folyamat indul, kik vesznek benne részt. A végén a pénzügyre kerül a számla már jóváhagyott állapotban, ami azt jelenti, hogy mehet az utalás. Ha valami probléma van, vissza lehet kérdezni a rendszerben. Az elektronikus számlaképet vagy a papíralapú számla szkennelt képét köröztetjük, metaadatokal kísérve. Így egy számlatárat építünk fel, amiben sokkal gyorsabban lehet keresni, mintha papír alapon kellene. A szerződések is fent vannak a rendszerben, szükség esetén ezeket összekötjük a számlákkal.

    – Korábban hogyan végezték a számlaigazoltatást?

    – Sajnos nem volt ilyen folyamatunk, és nagyon hiányzott, mert ha volt egy nagyobb összegű számla, aminek a teljesítése bizonytalan volt, akkor mentünk és kérdeztük az illetékeseket. Ez időigényes volt és közel sem volt annyira biztonságos és dokumentált, mint most a folyamatvezérelt számlaigazoltatás.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!