Az elektronikus szerződéskezelés bevezetésének indokai és hatásai

Szerződéskezelés a Gumiflex Kft.-nél

Korszerű megoldás nélkül a szerződések nyilvántartása problémákhoz vezet. Ez legelőször akkor ütközik ki, amikor valamilyen információt kell kinyerni egy adott szerződésből. Ezt tapasztalták a Gumiflex Kft.-nél is. A gumiabroncsok és felnik kis- és nagykereskedésével foglalkozó cégnél nagyszámú és sokféle szerződés forog a napi munkavégzésben – számolt be Kaplár-Fehér Ildikó, a cég ügyvezető asszisztense.

– Most költöztünk új székházba, nagyszámú beruházási, kivitelezési szerződés keletkezett, amivel dolgunk van. Az üzemeltetéshez is számos szerződés kapcsolódik (pl. telephelyek, targoncák bérlése, közmű- és egyéb szolgáltatások), de a működésünkben fontosak például a bónusz szerződések is, amelyek meghatározzák, hogy bizonyos mennyiségű gumiabroncs vásárlása után mekkora kedvezmény jár. Bónusz szerződést a beszállítóinkkal és a tőlünk vásárló ügyfelekkel is kötünk.

– Milyen esetekben van szükség ezekre a dokumentumokra?

– Főként a szerződésekben foglalt árak azok, amiket vissza kell keresni, hogy a szerződés szerinti áron számláztak-e felénk. Az elektronikus szerződéskezelés legnagyobb előnye a számunkra az, hogy végre egy helyre kerülnek a dokumentumok és könnyű elérni azokat. Egyelőre a szerződések szkennelt képéből olvassuk ki a szükséges információt, de később a metaadatok rögzítési lehetőségével is szeretnénk élni, így még könnyebb lesz a keresés.

– A dokumentumok fizikailag korábban is rendelkezésre álltak. Mitől jobb ez a megoldás?

– Többen vagyunk, öt telephelyen számos részleg, két webáruházunk is van, az abroncsok és felnik piacán mi vagyunk az ország harmadik legnagyobb nagykereskedése, szóval több helyen voltak lefűzve a szerződések. Ezeket nehéz volt fellelni, várni kellett az anyagokra vagy az ember akkor már inkább maga ment el érte, hogy megkeresse. Próbáltuk ezt egységesíteni, hogy mindent a pénzügyön fűzzünk le, de nem jártunk sikerrel. Most már nem kell azzal molyolni, hogy hol van lefűzve, mert fel van töltve minden azonnal. A postán érkező szerződések is rögtön bekerülnek a rendszerbe. Ha egy másik telephelyen keletkezik a szerződés, azt is látjuk azonnal, nincs olyan, hogy nem tudunk valamiről. És hát szeretnénk megszabadulni a rengeteg papírtól, illetve az olyan esetektől, hogy eltűnik a szerződés, mert valaki kiszedi a dossziéból és nem hozza vissza, ott marad az asztalán.

Szerződéskezelés a Dorsum Zrt.-nél

Sok cég próbálkozik a szerződések Excel táblás nyilvántartásával, ez azonban nem jelent valódi megoldást. Az óriásira hízó táblázatok többszereplős szerkesztése káoszhoz vezet, és arra sem képes a táblázatkezelő, hogy különböző felhasználói jogosultságoknak mefelelően szolgáltasson adatot. Utóbbival szembesültek a Dorsum Zrt.-nél is, mielőtt bevezették a valódi elektronikus szerződéskezelést – mondta Filóci-Grenács Enikő, pénzügyi igazgatóhelyettes.

– A szállítói szerződésekről a pénzügyön Excel tábla készült, a szkennelt dokumentumokat mappákba mentettük. A táblázatba felvittük a szerződések fontosabb adatait: határidőket, lejárati időt, összegeket, stb. A vevői szerződésekről ettől eltérő nyilvántartást vezettek a jogi munkatársak.

– Milyen jellegű szerződések fordulnak elő gyakran a Dorsumnál?

Az informatikai cégeknél jellemző fajták: szoftverbevezetésre, supportra és rendszerkövetésre vonatkozó szerződések. A szállítói szerződések között pedig bármi előfordulhat, közműszolgáltatásra, könyvvizsgálatra, jogi tanácsadásra vonatkozó, alvállalkozókkal kötött szerződés, stb.

– Miért nem volt elegendő az Exceles nyilvántartás és mellé az elektronikus tárolás?

– Mint említettem, a táblázatokat a jogi és a pénzügyi területen dolgozó kollégák szerkesztették, és ezért leginkább ők voltak azok, akik hozzáfértek. A vezetők ezt nem nyitották ki, nem keresték meg a táblázat alapján, hogy pontosan hol van és mit tartalmaz az adott szerződés. Ha kellett valami, nekünk szóltak. A szerződéskezelővel egy rendszerbe tereltük a dokumentumokat, megfelelő jogosultságkezelést is beállítottuk hozzá, így mindenki bátran kereshet abban, ami rá tartozik a szerződések között. A dokumentumokhoz metaadatokat is rögzítünk, hogy a lehető legjobban szűrhessünk keresésnél.

Szerződéskezelés az Abonett Kft.-nél

Egy jó szerződéskezelő nem csak a rugalmas hozzáférést, az információk gyors megtalálását biztosítja, hanem a csoportmunkát is támogatja. A cél ezen a területen az, hogy pl. egy jóváhagyási folyamatban a résztvevők ne egymásra várjanak, hanem legyenek egyértelműen kijelölve a lépések és a határidők. Ez a funkció a számlaigazoltatásnál is jól jön – osztotta meg tapasztalatait Gyigor Ilona, az Abonett Kft. főkönyvelője.

– A beérkező számlákat iktatjuk, majd jóváhagyásra küldjük a rendszerben. Számlatípusonként eltérő, milyen folyamat indul, kik vesznek benne részt. A végén a pénzügyre kerül a számla már jóváhagyott állapotban, ami azt jelenti, hogy mehet az utalás. Ha valami probléma van, vissza lehet kérdezni a rendszerben. Az elektronikus számlaképet vagy a papíralapú számla szkennelt képét köröztetjük, metaadatokal kísérve. Így egy számlatárat építünk fel, amiben sokkal gyorsabban lehet keresni, mintha papír alapon kellene. A szerződések is fent vannak a rendszerben, szükség esetén ezeket összekötjük a számlákkal.

– Korábban hogyan végezték a számlaigazoltatást?

– Sajnos nem volt ilyen folyamatunk, és nagyon hiányzott, mert ha volt egy nagyobb összegű számla, aminek a teljesítése bizonytalan volt, akkor mentünk és kérdeztük az illetékeseket. Ez időigényes volt és közel sem volt annyira biztonságos és dokumentált, mint most a folyamatvezérelt számlaigazoltatás.