Számlanyilvántartó rendszer

A DMS One szoftverében igényektől függően egységes vagy egyedi fejlesztésű számlatárban történhet a számlák nyilvántartása. Utóbbi előnye, hogy teljesen a vállalat elvárásaira szabható.

Dokumentumkezelő rendszerünk számlakezelő modulja támogatja a papír alapú és elektronikus számlák egyazon felületen történő kezelését, a számlák iktatását, egységes vagy egyedi fejlesztésű számlatár létrehozását, a számlák igazoltatását, engedélyezését, a számlához kapcsolódó iratok feltüntetését és a pénzügyi szakrendszerekkel, valamint ERP szoftverekkel való kapcsolódást is. A számlanyilvántartó rendszer a számla elektronikus (digitalizált) másolatát használja a jóváhagyási folyamathoz, így az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra.

Az engedélyezés pontosan nyomon követhető: a számlakezelő rendszerben rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, mik a határidők, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyást.

Számlakezelő rendszerünk használatával nincs több elveszett számla, fizetési határidő csúszás, és a számlajóváhagyás folyamatát is kontrollált mederbe terelheti.

DMS One számlakezelő rendszer kiemelt funkciói

A DMS One dokumentumkezelő rendszer számlakezelő és számlanyilvántartó modulja az alábbi funkciókkal támogatja a hatékony számlakezelést:

a számlákhoz egyedi metaadatok felvitele,
számlák (tömeges) szkennelése, felületről indítható szkenneléssel vagy vonalkód technológia segítségével,
egységes vagy egyedileg fejlesztett számlatár létrehozása,
elektronikus számlák (e-számla) kezelése, beleértve azok érkeztetését, iktatását, hitelességének ellenőrzését, adatainak továbbítását integrált pénzügyi rendszereknek, az e-számlák jóváhagyásának nyomon követését,
a számlatárból történő azonnali lekérdezés, akár csoportosítva is (partnerre, határidőre, számlaszámra, projektszámra stb.), majd a listák exportálását
logikai iratkapcsolatok megjelenítése, például a számlához tartozó szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél feltüntetése,
számlákhoz kapcsolódó munkafolyamatok (számlaigazoltatás, számlajóváhagyás) kezelése,
automatikus figyelmeztetések beállítása a számlák fizetési határidejére vonatkozóan,
a számlákhoz rögzített adatmezők szerinti visszakeresés, OCR szoftverrel integrálva pedig a számla jellemző adatainak automatizált kinyerése,
meglévő pénzügyi, ügyviteli vagy akár vállalatirányítási (ERP) szoftverekkel való integrálás, számla képének és adatainak átadását vagy átvételét a rendszerekből,
mobil hozzáférés, így mobiltelefonjáról is jóváhagyhat számlát.

Akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

“ A számlajóváhagyás a DMS One Ultimate bevezetésének egyik fontos eleme volt. Korábban a számlák papíron érkeztek be és kerültek jóváhagyásra. A DMS One Ultimate bevezetésével a számlákat digitalizáljuk, majd ezek egy elektronikus workflow-n mennek keresztül, ezáltal a pénzügyi kollégák napi 1 órát takarítanak meg, illetve a jóváhagyások dokumentálásra kerülnek. A DMS One legnagyobb előnye számunkra, hogy átlátjuk a cégünk struktúráját, nagyon nagy segítséget jelent a számlák jóváhagyásában, a szerződések nyilvántartásában és az irattári szolgáltatás üzletágunk kiépítésében. “

Győry Attila, Trenkwalder Személyzeti Szolgáltató Kft., pénzügyi vezető

Mitől jó egy dokumentumkezelő szoftver?

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!