Szerződésnyilvántartó rendszer

A szerződések módosítása nyomán keletkező verziókat a rendszer naplózza, így egy felületen láthatók az aktuális és a korábbi szerződésverziók is.

Annak eldöntésében, hogy vállalatának melyik dokumentumkezelési megoldásunkra van szüksége, felkészült szaktanácsadóink nyújtanak segítséget. Közel 15 év tapasztalatával a hátunk mögött már ismerjük a versenyszféra és az egyes iparágak kulcsproblémáit, így megeshet, hogy olyan területre is rávilágítunk, melyet Ön még nem azonosított.

Dokumentumkezelő szoftverünk szerződéskezelő modulja a szerződések teljes életpályáját lefedi: a nyilvántartásba vételt (iktatást), a szerződésvéleményezést, a szerződésjóváhagyást, egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárak kialakítását, a különféle sablonok kezelését, a szerződésverziók nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumok jelölését és a jogosultságok kezelését is.

Szerződéskezelő rendszerünk használatával nincs több elveszett szerződés, jogosulatlan hozzáférés és a szerződésvéleményezés/jóváhagyás folyamatát is kontrollált mederbe terelheti.

DMS One szerződésnyilvántartó rendszer kiemelt funkciói

A DMS One dokumentumkezelő rendszer szerződéskezelő és szerződésnyilvántartó modulja hatékonyan támogatja az alábbiakat:

a szerződések teljes életpályáját (véleményezések, jóváhagyások, szerződésverziók és sablonok, jogosultságok) nyilvántarthatja és figyelemmel kísérheti a rendszerben.
a szerződésekhez egyedi metaadatok rögzítését,
szerződések (tömeges) szkennelését, felületről indítható szkenneléssel vagy vonalkód technológia segítségével,
egységes vagy egyedileg fejlesztett szerződéstár létrehozását,
ellenőrzött szerződéssablonok kezelését, így elkerülheti, hogy elavult verzióval dolgozzanak a munkatársak,
partnertörzs kialakításának lehetőségét, elősegítve a hibamentes iktatást,
verziókezelést, így az egyes szerződések aktuális verziója, valamint korábbi verziói és csatolmányai évek múltán is elérhetők. A verziókövetéssel a szerződésvéleményezés során keletkezett, irattal kapcsolatos kommentek akár évekkel később is hozzáférhetőek maradnak.
a szerződéstárból történő azonnali lekérdezések lehetőségét, akár csoportosítva is (szerződéstípusra, partnerre stb.)
logikai iratkapcsolatok megjelenítését, például a szerződéshez tartozó számla, teljesítési igazolás, szállítólevél feltüntetését,
szerződésekhez kapcsolódó munkafolyamatok (véleményezés, jóváhagyás) kezelését,
automatikus figyelmeztetések beállítását a szerződések lejárati idejére, garanciális időkre, fizetési határidőkre vonatkozóan,
a szerződésekhez rögzített adatmezők szerinti visszakeresést, OCR szoftverrel integrálva pedig a szerződések tartalmában való keresést,
többszintű jogosultságpolitikát, így csak az olvashatja el az adott szerződést, aki feladatköre révén megfelelő jogosultsággal rendelkezik,
meglévő pénzügyi, ügyviteli vagy akár vállalatirányítási (ERP) rendszerekkel való integrálást, szerződés adatok átadását vagy átvételét a rendszerekből,
mobil hozzáférést, így mobiltelefonjáról is véleményezhet vagy jóváhagyhat szerződést.

Akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

“ A szerződések iktatása és a számlajóváhagyás esetében is egyedi megoldásra volt szükségünk. Mivel rengeteg jelöltet kölcsönzünk ki különböző cégekhez, nagyon sok szerződés keletkezik, ráadásul ezek nem hétköznapiak: gyakran előfordul módosítás, és a szerződésekben olyan egyedi adatok vannak, amiket nem mindig ugyanúgy kell rögzíteni. Tehát a szerződések iktatására nem lehetett egy sablont felépíteni, amit utána mindig tudunk használni, hanem rugalmassá kellett tenni a folyamatot, amiben a DMS One rengeteget segített nekünk. “

Török László, irattári szolgáltatások üzletágvezető, Trenkwalder

Mitől jó egy dokumentumkezelő szoftver?

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!