Workflow rendszer

A szerződések és számlák jóváhagyási ideje több napról akár pár órára rövidülhet, ha elektronikusan, munkafolyamat-támogató rendszer használatával történik.

A többszintű döntési hierarchiával rendelkező vállalatok munkafolyamataik rövidítésére és gyorsítására workflow rendszert vehetnek igénybe.

Dokumentumkezelő rendszerünk DocFlow modulja segítségével vállalata optimalizálhatja dokumentumkezelését, átláthatóvá és könnyen kezelhetővé téve a dokumentum alapú munkafolyamatokat (számlaigazoltatás, szerződésvéleményezés, szerződésjóváhagyás). Megtervezheti, automatizálhatja és később nyomon is követheti munkafolyamatait. Az automatizálás révén a dokumentum mindig ahhoz kerül, akinek azzal teendője van, így a dokumentumalapú folyamatok logikus szervezésével kontroll alatt tartható a vállalati működés. Korlátlan számú sablon munkafolyamatot hozhat létre sorrendi vagy akár párhuzamos jóváhagyási lehetőségekkel, a jóváhagyáshoz tartozó megjegyzések pedig akár évek múltán is elérhetők a dokumentumkezelő rendszerben.

DMS One workflow rendszer kiemelt funkciói

A DMS One dokumentumkezelő szoftver workflow modulja az alábbi funkciókkal támogatja a munkafolyamatokat:

előre definiálható standard munkafolyamatok automatizálása,
workflow sablonok létrehozása, meghatározva a felelősöket, a határidőket és a feladatot, amelyet végre kell hajtani,
a felhasználók jogosultságuknak megfelelően képet kaphatnak a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről,
jóváhagyási folyamat minden lépésének hatékony és dokumentált kezelése (ki, mikor hagyott jóvá vagy utasított el dokumentumot),
nyomon követhető dokumentum-verzióváltozások (ki, mikor és mit módosított az adott dokumentumon),
párhuzamos és szekvenciális jóváhagyási lehetőség,
jóváhagyások listázása,
automatikus figyelmeztetés beállítása az elvégzendő feladatokról, lejáró határidőkről,
a munkafolyamatban résztvevő dokumentumokhoz tartozó vélemények, megjegyzések listáját akár évek múltán is elérheti,
meglévő pénzügyi, ügyviteli vagy akár vállalatirányítási (ERP) szoftverekkel való integrálás, a dokumentum képének és adatainak átadása vagy átvétele a rendszerekből.

Akiknél már hatékonyabb a dokumentumkezelés

“ A számlajóváhagyás a DMS One Ultimate bevezetésének egyik fontos eleme volt. Korábban a számlák papíron érkeztek be és kerültek jóváhagyásra. A DMS One Ultimate bevezetésével a számlákat digitalizáljuk, majd ezek egy elektronikus workflow-n mennek keresztül, ezáltal a pénzügyi kollégák napi 1 órát takarítanak meg, illetve a jóváhagyások dokumentálásra kerülnek. A DMS One legnagyobb előnye számunkra, hogy átlátjuk a cégünk struktúráját, nagyon nagy segítséget jelent a számlák jóváhagyásában, a szerződések nyilvántartásában és az irattári szolgáltatás üzletágunk kiépítésében. “

Győry Attila, Trenkwalder Személyzeti Szolgáltató Kft., pénzügyi vezető

Mitől jó egy dokumentumkezelő szoftver?

A megbízható működés, a hatékony iratkezelést támogató funkcionalitás és a felhasználóbarát felület csak az alap. A zökkenőmentes szoftverbevezetéstől, az iratkezelési tanácsadók felkészültségétől, a folyamatos fejlesztésektől, a szerteágazó integrációs lehetőségektől és a rugalmas ügyfélszolgálati hozzáállástól lesz a kiválasztott dokumentumkezelő rendszer vállalatuk fontos segítőtársa. Mi a DMS One-nál ebben hiszünk. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!