A dokumentumkezelés problémái kisvállalatoknál
A dokumentumkezelő rendszerek rendet raknak és rendet tartanak a vállalati dokumentumok területén. Felszámolják a dokumentumok nyilvántartását övező káoszt és strukturált keretek közé szorítják az iratok kezelését. Amellett, hogy bevezetésükkel iratnyilvántartásunk rendezett lesz és a megfelelő jogosultságok birtokában munkatársaink bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges iratokhoz, a dokumentumok visszakeresésére fordított idő is a töredékére csökken.
A dokumentumkezelés a vállalat minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a vállalati működés szempontjából. Véleményezzük őket, jóváhagyási folyamatokban vesznek részt (pl. számla, szerződés), a kiosztott és ránk bízott feladatok fontos résztvevői, így gyakran nemcsak a vállalati dokumentumok kezelésére kell szoftveres megoldást találni, de azoknak a folyamatoknak (workflow) a támogatására is, amelyeknek szerves részét képezik a vállalati dokumentumok.
A DMS One dokumentumkezelő szoftverével a dokumentum teljes élet-ciklusa követhetővé válik, beleértve a nyilvántartást, a véleményezést, a jóváhagyást, a módosítások okán keletkező különféle dokumentumverziók nyomon követését, de dokumentumsablonokat (pl. szerződéssablon) is tetszőlegesen kezelhetünk benne. Az összetartozó dokumentumokat – szerződés, megrendelő, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy helyen tárolódik. A bevezetést szakértői tanácsadás előzi meg, ahol felmérjük a vállalat dokumentumkezelési folyamatait, javaslatot teszünk ezek optimalizálására, majd a szervezet igényei szerint testre szabjuk a rendszert. Az éles működést magyar nyelvű ügyfélszolgálati csapatunk segíti.
Ügyfeleink között kis-, közép- és nagyvállalkozások egyaránt megtalálhatóak. A szervezeti méreteknek és az eltérő igényeknek megfelelően az egyszerűbb iratkezelő programtól, a komplexebb dokumentumkezelési és folyamatmenedzsment problémákat is hatékonyan kezelni tudó rendszerekkel is vállalata rendelkezésére tudunk állni.
