Tematikus dokumentumtárak

A tanúsítással is rendelkező dokumentumkezelő szoftvereknél jogszabály határozza meg, hogy az iratokról milyen metaadatokat kell kötelezően tárolniuk. Ezen felül természetesen a vállalatok dönthetnek úgy, hogy további metaadatokat rögzítenek az iratokról, hogy szükség esetén például tematikus riportokat készíthessenek. Például egy szerződéssel kapcsolatban az iratkezeléssel kapcsolatos jogszabályokban rögzítetteken felül fontos lehet a szerződés típusa (vállalkozási, megbízási, keret-), hatálya (határozott vagy határozatlan idejű), összege, egyéb azonosítói (pl. pályázati azonosító) stb. A teljesítési igazolások kapcsán fontos lehet a kiállítás dátuma, a szerződés iktatószáma, pályázati projektek esetén a pályázati azonosító.

Ha az iratokról a típusuktól függő metaadatokat is tárolunk, ún. tematikus dokumentumtárat hozhatunk létre.

Milyen típusú dokumentumokból készíthető dokumentumtár?

Az egyes vállalatok eltérő feladatköre meghatározhatja, hogy melyek számukra azok a fontos irattípusok, amelyeket érdemes tematikus dokumentumtárakba rendezni. Gyakorlatilag bármilyen, a vállalatnál kezelt dokumentumtípusból létrehozható tematikus dokumentumtár:

• szerződések (vevői, szállítói szerződések, munkaszerződések stb.)
• számlák
• bankgaranciák
• teljesítést igazoló dokumentumok (teljesítési igazolások, szállítólevelek, átadás-átvételi jegyzőkönyvek)
• pályázatok dokumentumai (támogatási szerződés, projektalapító dokumentumok, mérföldkövek teljesülését igazoló jegyzőkönyvek, emlékeztetők, műszaki dokumentációk stb.)
• üzemeltetéssel kapcsolatos dokumentumok (garancialevelek, licenclevelek, üzemeltetési szerződések stb.)
• minőségbiztosítással kapcsolatos dokumentumok (szabályzatok, ellenőrzési tervek, jegyzőkönyvek stb.)

Milyen előnyei vannak a tematikus dokumentumtáraknak?

Iktatásakor egyedi metaadatokat is rögzítünk az irathoz, valamint a dokumentumot digitalizáljuk is, így az irat képét is felcsatolhatjuk a rendszerbe. A dokumentumtárban tárolt iratokhoz több logikai iratkapcsolatot is megjeleníthetünk: egy számlához biztosan tartozik szerződés, de egy szerződéshez például akár több teljesítési igazolás is kapcsolódhat. Ezeket mind fel tudjuk tüntetni a dokumentumtárban nyilvántartott iratokhoz. Ha a dokumentumot módosítjuk, akkor a változás megtekinthető az arra jogosultak számára, azaz az aktuális verzió és a korábbi verziók is elérhetők a dokumentumkezelő rendszerből. A dokumentumokkal kapcsolatos határidő-kezelés is automatizálható: előre meghatározott időpontban – például szerződés lejárata, vagy számla fizetési határideje – a dokumentum főbb metaadatait is tartalmazó automatikus emlékeztető e-mail figyelmeztetheti az ügyintézőt az esedékes határidőkről.

A tematikus dokumentumtárak kifejezés magába foglalja azt is, hogy az arra jogosult felhasználók az így rögzített metaadatokban keresni tudjanak, valamint a keresés eredményeképp létrejövő listákat, lekérdezési eredmények táblázatos formában (pl. .csv vagy .xlsx formátumban) is ki tudják exportálni.

Egységes vs. egyedi fejlesztésű dokumentumtár

Vannak olyan vállalatok, akik számára elegendő egy egységes dokumentumtár, előre beállított felületekkel, minimális testreszabási lehetőséggel, így gyakorlatilag előzetes felmérés és fejlesztés nélkül megvalósítható a dokumentumtár kialakítása. Akadnak azonban olyan cégek, akik speciális iratkezelési folyamataikból fakadóan csak egyedi fejlesztésű dokumentumtárakban valósíthatják meg nyilvántartásukat. Ahol számosságát vagy fajtáját tekintve egy adott irattípusból sok keletkezik, gyakori a módosítás és a dokumentumokban egyedi metaadatok vannak, amelyeket nem mindig ugyanúgy kell rögzíteni, ott csak az egyedi fejlesztésű dokumentumtárak nyújthatnak megoldást. Bár ebben az esetben nélkülözhetetlen a szervezet dokumentumkezelési folyamatainak pontos felmérése, a dokumentumtár ügyféligényekre szabott fejlesztése, a végeredmény azonban egy olyan testreszabott felület lesz, mely maximálisan kielégíti a szervezet folyamatait.

A DMS One igényektől függően egységes és egyedi fejlesztésű dokumentumtárat is kínál ügyfeleinek. Egyedi fejlesztés esetén biztosítjuk a dokumentumkezeléssel kapcsolatos folyamatok felmérését és a szakértői tanácsadást az optimális munkafolyamatok kialakításához, lefejlesztjük és teszteljük az ügyféligényekre szabott dokumentumtárat és oktatást is biztosítunk a használatához. Közösen határozzuk meg a metaadatokat, a beviteli felületeket, a keresőmezőket, és azokat a riportokat, amelyeket a vezető kollégák szeretnének napi vagy heti rendszerességgel megtekinteni.