Dokumentumkezelés a gyártóiparban
Az elmúlt 15 év során számos gyártással foglalkozó vállalatnál készítettünk dokumentumkezelési és folyamatoptimalizálási auditot, mely során felszínre kerültek a szervezeteket leginkább nyomasztó problémák, melyekkel a gyártó cégeknek nap, mint nap meg kell küzdeniük.
Valamennyi gyártó vállalatnak vannak olyan termelést kiszolgáló folyamatai, ahol veszteségek éppúgy keletkezhetnek, mint a hagyományos gyártó folyamatoknál. A gyártási projektek sikerességét – közvetve – támogatjuk minden egyes jóváhagyási, véleményezési folyamattal, de önmagában a gyártási folyamatokkal kapcsolatos információk dokumentáltsága, azaz megfelelő dokumentumnyilvántartás is hozzájárul a projektek sikerességéhez.
Hiba azt gondolni, hogy erre nem érdemes odafigyelni. Ha egy termelő vállalat hatékony működéséről beszélünk, nem elég kizárólag a szűkebb értelemben vett, klasszikus termelő folyamatokra fókuszálni, a hatékonyságnövelés érdekében a gyártást támogató és kiszolgáló folyamatokat is érdemes optimalizálni.
A gyártó vállalatok kihívásai
Egyértelmű összefüggés van a vállalati létszám és a kezelt dokumentumszám között. 50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik és a vállalatok ötödénél jellemzően már 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta, vagyis havonta akár 2000 dokumentum strukturált kezeléséről kell gondoskodni. Ha vállalat dokumentumkezelése nem átlátható, nem strukturált, akkor a dokumentumok nem találhatóak meg akkor, amikor szükség lenne rájuk. Ezekre a problémákra a vállalatirányítási rendszerek nem nyújtanak megoldást, hiszen nem erre lettek kitalálva.
Dokumentumkezelő rendszerünkkel megvalósíthatja a just in time alapú dokumentumkiszolgálást, azaz a feladatok elvégzéséhez szükséges dokumentumok aktuális verziója mindig a megfelelő időben áll majd rendelkezésre a munkatársak számára.