Dokumentumkezelés a gyártóiparban
Az elmúlt 15 év során számos gyártással foglalkozó vállalatnál készítettünk dokumentumkezelési és folyamatoptimalizálási auditot, mely során felszínre kerültek a szervezeteket leginkább nyomasztó problémák, melyekkel a gyártó cégeknek nap, mint nap meg kell küzdeniük.
Valamennyi gyártó vállalatnak vannak olyan termelést kiszolgáló folyamatai, ahol veszteségek éppúgy keletkezhetnek, mint a hagyományos gyártó folyamatoknál. A gyártási projektek sikerességét – közvetve – támogatjuk minden egyes jóváhagyási, véleményezési folyamattal, de önmagában a gyártási folyamatokkal kapcsolatos információk dokumentáltsága, azaz megfelelő dokumentumnyilvántartás is hozzájárul a projektek sikerességéhez.
Hiba azt gondolni, hogy erre nem érdemes odafigyelni. Ha egy termelő vállalat hatékony működéséről beszélünk, nem elég kizárólag a szűkebb értelemben vett, klasszikus termelő folyamatokra fókuszálni, a hatékonyságnövelés érdekében a gyártást támogató és kiszolgáló folyamatokat is érdemes optimalizálni.
A gyártó vállalatok kihívásai
Egyértelmű összefüggés van a vállalati létszám és a kezelt dokumentumszám között. 50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik és a vállalatok ötödénél jellemzően már 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta, vagyis havonta akár 2000 dokumentum strukturált kezeléséről kell gondoskodni. Ha vállalat dokumentumkezelése nem átlátható, nem strukturált, akkor a dokumentumok nem találhatóak meg akkor, amikor szükség lenne rájuk. Ezekre a problémákra a vállalatirányítási rendszerek nem nyújtanak megoldást, hiszen nem erre lettek kitalálva.
Dokumentumkezelő rendszerünkkel megvalósíthatja a just in time alapú dokumentumkiszolgálást, azaz a feladatok elvégzéséhez szükséges dokumentumok aktuális verziója mindig a megfelelő időben áll majd rendelkezésre a munkatársak számára.
Gyártási dokumentációk kezelése
Nemcsak a gyártási dokumentumok és fejlesztési specifikációk strukturált nyilvántartását oldjuk meg, hanem a verziókezelést és a visszakereshetőséget is; ezen felül a dokumentumokkal kapcsolatos kommunikációt (véleményezések, jóváhagyások) is egyetlen platformra tereljük és automatizáljuk. Dokumentumkezelő rendszerünk többdimenziós jogosultságpolitikájának köszönhetően mindig csak az arra illetékes láthat, szerkeszthet dokumentumot.
Minőségbiztosításhoz kapcsolódó dokumentumok kezelése
Ha a minőségbiztosításhoz és minőségirányításhoz szükséges dokumentumok nyilvántartása, véleményezése, verziókövetése egyetlen felületen zajlik, akkor a munkatársak számára a munkájukhoz szükséges információk mindig a megfelelő időben állhatnak rendelkezésre. A beavatkozás lehetőségét pedig pontos, gyors információ szolgáltatással kell biztosítani. Iratkezelő rendszerünkben ún. tematikus dokumentumtárban tartható nyilván az adott irattípus, ahol a minőségbiztosítási dokumentumok teljes életpályája követhető: nemcsak a dokumentumok aktuális és korábbi verziói érhetők el a módosítók nevével és a módosítás dátumával, de a véleményezési és jóváhagyási folyamatok is. Az egyedi metaadat rögzítés gyors lekérdezését és listázást biztosít, a dokumentumok pedig iktatószám segítségével egyértelműen azonosítva vannak.
Change management – verziókezelés
A változásmenedzsment minden gyártó cég számára igazi kihívás. Egy projekt során egy dolog biztos: a változás. A legnagyobb problémákat a szervezeti egységek közötti hatékony kommunikáció megteremtése; a projektdokumentumok megosztása, mennyisége és verziókövetése; valamint a változások dokumentálása (Change Management), az érintettek tájékoztatása okozza.
A projektdokumentációt érdemes tehát dokumentumkezelő rendszerben egy helyen, áttekinthető formában, akár irattípusonként létrehozott dokumentumtárakban nyilvántartani, így a vezetők és a munkatársak is az összes dokumentációt egyetlen felületen, strukturáltan elérhetik.
Többszintű vezetői struktúra – szerződés és számlajóváhagyás
50 fős vállalati létszám felett belép a többszintű vezetői struktúra, ami megnehezíti a döntéshozatalt és a kontrollálást: problémát okoz egy szerződésvéleményezési és -aláírási folyamat, valamint több hetet is igénybe vehet egy számlajóváhagyás. Utóbbit nemcsak a vezetői struktúra rétegződése, hanem a gyártó vállalatoknál jellemző központ és a telephelyek közötti fizikai távolság is okozza. A dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatok támogatására érdemes igénybe venni iratkezelő rendszerünk workflow funkcióját, mellyel automatizálhatók és kontroll alatt tarthatók a véleményezési és jóváhagyási folyamatok és könnyen áthidalhatók a fizikai távolságból eredő problémák. A szerződéseken túl a kapcsolódó iratok (számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.) rögzítésével a teljes folyamathoz tartozó dokumentum lista elérhetővé válik kollégái számára.
Integráció ERP rendszerekkel
Tapasztalataink szerint a hazai gyártó szektor 90 %-a használ vállalatirányítási rendszert az erőforrások megfelelő elosztására és felhasználására, a hagyományos termelő folyamatok támogatására. De gyakori, hogy az ERP rendszer mellett valamilyen pénzügyi, gazdálkodási rendszer, könyvelő, bérszámfejtő program, minőségbiztosítási szoftver is segíti az üzleti folyamatokat. Ma már elengedhetetlen, hogy a használt szoftverek ne szigetszerűen, hanem egymással integráltan, összehangoltan működjenek. A dokumentumkezelő szoftverek feladata ezekkel az ERP rendszerekkel integrálódni, hogy a munkafolyamatok megfelelő pontján adatmozgás történhessen a rendszerek között. A vállalatirányítási rendszerben rögzítik például a partnertörzset. Ezeket az adatokat szinkronizálni tudja az iratkezelő rendszer, és az adott partnerre rögzített szerződések, számlák, teljesítési igazolások csatolmányának képét, valamint összesített metaadatait képes átadni a pénzügyi rendszernek. Az egyedi megoldások száma végtelen és természetesen az adott cég által használt szoftverek, valamint a kialakult folyamatok függvénye, de egyedi fejlesztésekkel kezelhető.