Egy folyószámlával rendelkező ügyfél akár 10 szerződést is köt bankjával. A számlavezetésen túl szerződik elektronikus bankolásra, hitelkártyára, értékpapírszámlára, különböző kölcsönökre, biztosítást köt… stb. A banki szerződések dokumentumai, akárcsak a bankszámlakivonatok, fontosak az ügyfél számára, viszont ma már senki sem szeret papírhalmokkal távozni a banki ügyintézés után. A DMS One rendszerei támogatják a teljesen elektronikus bankolást, melynek során ezek a dokumentumok digitálisan keletkeznek és futnak végig az ügyintézési folyamaton, hogy végül ne papír essen ki a rendszerből, hanem a XXI. századnak megfelelően valamilyen digitális termék, amit az ügyfél is biztonságban tudhat, és bármikor könnyen visszakereshet.

Egy hitelügylethez, legyen szó például egy minősített fogyasztóbarát lakáshitelről, sokféle dokumentum kapcsolódik. A tájékoztatók, nyilatkozatok, igazolások, meghatalmazások, kérelmek, kivonatok, igazolvány másolatok, alaprajzok, kalkulációk, szerződések, engedélyek, okiratok kezelése szigorú szabályok mentén történik. A DMS One rendszerei támogatják a papírmentes ügyintézést, ezzel gyorsítják a hitelbírálatot és versenyképesebbé teszik a hitelterméket. Az elektronikus kölcsön-, vagy hitelkérelmi nyomtatványok adatainak feldolgozását automatikus kiolvasással segíti szoftverünk. Az adatok szakrendszer felé történő továbbítását integrált működéssel biztosítjuk.

Ha a dokumentum elektronikus, az abban tárolt adat könnyen hozzáférhetővé tehető. Az adatszolgáltatási kötelezettséggel terhelt pénzügyi szolgáltatók a DMS One rendszereivel maguk határozhatják meg, hogy egy-egy dokumentumból milyen adatot vagy adatokat emelnek ki és tesznek kereshetővé. A metaadatokból épített adatbázisok hozzájárulnak a jegybanki ERA rendszer kiszolgálásához, rendőrségi vagy adóhivatali adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez. A határidőhöz kötött, pl. ügyészségi vagy bírósági adatszolgáltatások esetében különösen fontos, hogy az adatok kinyeréshez egy megbízható rendszer álljon rendelkezésre.

Megbízható háttér nélkül nincs jól működő core business, a papír alapon működő háttér pedig nem elég megbízható. Elkeveredő üzenetek, késve fizetett számlák, elhúzódó jóváhagyás bonyolítja azon szolgáltatók működését, amelyek nem alkalmaznak dokumentumkezelő szoftvert. A DMS One rendszerei az irodai programokba beépülve teszik lehetővé a teljes körű titkársági dokumentumkezelést. A digitális anyagokat a szintén digitalizált folyamatokba illeszthetik a munkatársak, ezzel megszűnik az üzenetvesztés és gyorsul a döntéshozatal. Az iratanyagok akár e-hiteles megőrzését is biztosítja a rendszer.

A backoffice folyamatok felgyorsítása növeli a munkatársak elégedettségét. A karbantartások, eszközbeszerzések, alvállalkozói megbízások jóváhagyása egy nap alatt is lehetséges, ha a folyamatban nincs fizikai küldözgetés, ha egyértelműek a felelősségi körök és hogy éppen kinek kell döntést hoznia. A DMS One rendszerei transzparensen, akár dokumentumokhoz kapcsoltan valósítják meg a backoffice folyamatok leképezését az igények felmerülésétől a teljesülésig, minimalizálva a hibalehetőségeket.

A pénzügyi szolgáltatóknál átfogó, rugalmasan bővíthető dokumentumkezelő megoldásra van szükség. Akár 6-8 szakrendszeri integráció és összetett igények kiszolgálása szerepelhet az elvárások között. A DMS One rendszerei bármilyen, ablakos ügyintézéssel, elektronikus hitelesítéssel, jóváhagyással, online betekintéssel… stb. tarkított folyamaton képes végigvezetni az elektronikus dokumentumot úgy, hogy közben biztosítja annak vagy a benne szereplő adatoknak az elérhetőségét a kapcsolódó rendszerek, a folyamatban részt vevő munkatársak és az ügyfél számára.