Körülményes, lassú, drága és nem biztonságos
Sűrűn előforduló dokumentumkezelési problémák
Jellemző hozzáállás az elfogadás: “Úgysem tudok rajta változtatni!” A hibákkal, buktatókkal inkább együtt él az ember, úgy érzi: pont elég bonyolult a rendszer ahhoz, hogy megreformálja. A hagyományos dokumentumkezelés 4 nagy problémája felett azonban csak ideig-óráig lehet elsiklani. Melyek ezek?
1. A papír elveszik – visszafordíthatatlan dokumentumkezelési probléma
Kézről-kézre jár az egy szem dokumentum, hozzák-viszik a teljes projektmappát. Ideteszik, odateszik, aztán egyszer csak nehezen kerül elő vagy hiányos lesz. A fizikai dokumentum elkallódásának veszélye (legyen az véletlen vagy tudatos) sokkal nagyobb. A papír útját nehéz nyomon követni, főleg, ha valaki lazábban kezeli, ha nem veszi komolyan, hogy mindent aláirasson három példányban, hogy átvette, odaadta, eltárolta, stb. Ha csak jelzi, hogy “Leraktam Marikám az asztalodra, majd megtalálod!” – már el is veszett az irat. Nincs leírva, kinél van, valamivel összefogják, ember legyen a talpán, aki utána meg akarja találni. Ez a dokumentumkezelési problémák között az egyik leginkább bosszantó.
2. Tárolás és a költségek – pazarlást eredményező dokumentumkezelési probléma
Csak gyűlik, gyűlik és gyűlik a papír az ügyintézőknél, nem probléma, amíg egy 80 m2-es irodában egyedül ül valaki, és van elég szekrény pakolni. Egy idő után azonban minden megtelik, a plafonig érő szekrény, a legnagyobb raktár is kicsi lesz. Papír alapon mindig egyre több tárolási kapacitásra lesz szükség. Különösen ha az ember nem szán időt a selejtezésre, vagy maradandó értékű dokumentumokat kell megőriznie. A tárolás jelentős költség. Sokba kerül a megfelelően szellőző, állandó páratartalmú irattári helyiség.
3. Biztonság – bármikor veszélybe kerülhetnek dokumentumaink
A papíralapú iratokhoz sokkal könnyebb hozzáférni. Ha a titkos, bizalmas dokumentumok be is kerülnek a páncélszekrénybe, a mezei iratok közül csak kevés. Hiába zárjuk az irodát, a rossz szándék előtt ez nem lehet akadály. A papíralapú iratok megváltoztatása ráadásul sokkal könnyebb, ellentétben az elektronikusan aláírt, hiteles PDF-fel.
4. Elavultság – a technológia hiánya növekvő dokumentumkezelési probléma.
Akár elfogadjuk, akár nem, egyre több az elektronikus megkeresés, egyre több “ügyindító” dokumentum keletkezik így, majd érkezik a cégkapura vagy e-mailen. Sok helyen megvan a régi beidegződés, kinyomtatják, hogy papír alapon kezelhessék ezeket. Költség, eszköz, idő nem számít, és abba sem gondolnak bele, hogy egy egyszerű nyomtatással a hitelessége is sérül a dokumentumnak. Egy bírósági eljárásban ezt már sehol nem fogják elfogadni.
