Adatmigráció a DMS One dokumentumkezelő szoftvereknél
Ügyfeleinkkel történő beszélgetéseink során kiderült, hogy számukra az adamigrációt jelenti a legnagyobb kockázati tényezőt egy dokumentumkezelési szoftver bevezetésénél. A migrálás valóban kritikus pont a dokumentumkezelési rendszert cserélő vállalatok számára. De nem kell, hogy a jövőben is az legyen! Ideális esetben egy sikeres adatmigráció után minden dokumentum a megfelelő helyre kerül és az új dokumentumkezelő rendszer úgy tartalmazza az előzőben rögzített adatokat, mintha kezdettől fogva az új rendszert használták volna.
A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy mindez 100%-os mértékben nem, vagy csak nagyon ritkán kivitelezhető. A migráció során minden esetében kompromisszumokat kell kötnünk. Hogy mekkorát, az egyrészt a régi rendszerben tárolt adatok minőségétől, strukturáltságától, másrészt az új dokumentumkezelő rendszer szállítója által nyújtott migrációs lehetőségektől függ. További tényezők lehetnek még a pénzügyi és emberi erőforrás is.
Körültekintéssel érdemes tehát migrációs partnert választani.
A DMS One migrációs módszertana
Az elmúlt másfél évtizedben számos migrációs projektet felügyeltünk, vezényeltünk le, így tisztában vagyunk az esetleges buktatókkal. Új dokumentumkezelő szoftver bevezetésénél az adatmigráció aranyszabálya, hogy nem szabad az adatbetöltést az utolsó pillanatra, a rendszer éles indulásának időszakára hagyni. Fontos, hogy már a bevezetési projekt első harmadában kiderüljön, ha valami nehézségbe ütközik az adatok betöltése. A legkedvezőbb, ha a szoftver felhasználóinak oktatása előtt már sikeres a migrációs teszt betöltése.
A migrációs folyamat 2 nagy lépésből áll:
- Adatkinyerés, adatexport
- Adatbetöltés
A korábbi dokumentumkezelő programból való adatkinyerés az ügyfél, vagy megbízás esetén a korábbi szállító feladata. A DMS One rendszerébe való betöltéshez iránymutatást nyújtunk ügyfeleinknek, de természetesen vállaljuk a kész adatok betöltését is az új rendszerbe.
A migrációs projekt elején elkészítjük a migrációs módszertani leírást, melyben az egyes metaadat mezők elnevezése, jelentése és jellemző adatait is felsoroljuk. A migráció során kizárólag az ebben szereplő metaadatok migrálása történik.
A DMS One nagy migrációs tapasztalattal rendelkezik a dokumentumkezelő szoftverek piacán: a Magyarországon alkalmazott összes dokumentumkezelő rendszerből migráltunk már adatokat a DMS One szoftvereibe, így az Önöknél használt rendszer sem jelenthet problémát.
A vállalat igényeitől függően háromféle migrációs megoldást is kínálunk ügyfeleink számára:
- Archív adattábla: Egyszerű, statikus, költséghatékony megoldás, nagyobb kötöttségekkel. Az adattábla tartalmazza azokat a metaadatokat, amelyekre a DMS One szoftver felületéről keresni lehet, de ügyintézési feladatokat nem lehet vele elvégezni.
- Átmeneti adattábla: A migrációval érintett szoftver adatbázisából az adatkinyerés egy átmeneti adattáblába történik meg, melynek mezői nem módosíthatók. A DMS One szoftverébe ezt a migrációs MSSQL adattáblát töltjük be.
- Egyedi migráció: A szervezet igényei alapján lehetőség van egyedi specifikáció alapján történő adatmigráció elvégzésére is. Ebben az esetben az ügyféllel közösen felmérjük az érintett adatok körét, majd technikai specifikációt készítünk az adatmigrálásra ütemtervvel és erőforrástervvel.
Migrációs módszertanunk előnye, hogy ügyfeleink még az új rendszerbe történő adatbetöltés előtt egy offline validáló eszköz segítségével ellenőrizhetik az adatállományt, így meggyőződhetnek azok formai helyességéről. Az elkészített migrációs MSSQL táblába exportált adatok vonatkozásában minden esetben tesztmigrációt végzünk, melynek során az észlelt hibás bejegyzésekről, metaadatokról listát készítünk.
