A hatékonyabb működés kulcsa: dokumentumkezelési audit

Dokumentumkezelési auditunk során a céges, vállalati folyamatok felmérését követően olyan javaslatot dolgozunk ki, mellyel optimalizálhatja jelenlegi adminisztrációs gyakorlatát.

Díjmentes auditunk olyan rejtett lehetőségeket tár fel cégében, melyekkel egyszerűbb és gyorsabb működést érhet el. Tapasztalt szakértőink javaslataival hatékony dokumentumkezelést valósíthat meg. Ennek hatása átfogó, a dokumentumkezelés optimalizálásával megnő az eredményesség, a munkafolyamatokra fordított idő és költségek pedig csökkennek.

Az audit (DMA: Document Management Analysis) során először áttekintjük vállalata dokumentumkezelési folyamatait, majd javaslatokat teszünk azok hatékonyabbá tételére, az adminisztrációs műveletek átalakítására. Az audit során minden információt megkap arról, hogy a DMS One módszertana hogyan járul hozzá egy cég, vállalat versenyképességének növeléséhez.

A dokumentumkezelési folyamatok feltérképezése után tisztán látja majd, hol és miért szükséges egyes adminisztrációs folyamatok javítása, és ehhez milyen dokumentumkezelő szoftvert érdemes választani.

Miért érdemes dokumentumkezelési auditot készíteni?

Alacsony energia-befektetés: Az audithoz csak 4×1 órát beszélgetünk az dokumentumkezelés fő érintettjeivel, több energiát nem kell a projektre fordítania.
Eredményesség orientált: Az audit eredménye egy olyan dokumentumkezelési megvalósítási terv, mely a lehető legtöbb energia- és költségmegtakarítást jelenti vállalata számára.
Egyedi igényekre szabva: Javaslatainkat teljesen az Ön vállalata igényeire és jellemzőire szabjuk.
Kötelezettség nélkül: A dokumentumkezelési auditot egy csaknem 20 oldalas megvalósítási terv zárja, melynek átadását követően eldöntheti, hogy a hatékonyabb működés érdekében bevezeti-e a javasolt rendszert vagy sem.
Ingyenes: Regisztráljon és díjmentesen elvégezzük a dokumentumkezelési auditot az Ön vállalatánál.

A dokumentumkezelési audit menete

Egyeztetjük és meghatározzuk a projekt ütemezését, a kapcsolattartók személyét és a kapcsolattartás módját. Ezzel biztosítjuk a hatékony együttműködést, ami energiát és időt takarít meg az Ön számára.

Feltérképezzük a cég, vállalat adminisztrációs és egyéb munkafolyamatait annak érdekében, hogy minden információt megkapjunk a dokumentumkezelési ügymenetről (mozgatás, megosztás, elérés, jóváhagyások), a feldolgozás műszaki, technikai hátteréről (szkenner, fax, nyomtató, postai út), az érkezési és küldési módokról (hagyományos levél, email), a nyilvántartásba vételről, selejtezésről, továbbá az ezekkel kapcsolatos szokásokról, alkalmazott módszerekről.

A felmérés során a dokumentumkezelésben érintett munkatársakat (vállalatvezető, gazdasági, IT vezető, adminisztrációs kollégák) 4x1 órában a jelenlegi gyakorlatról kérdezzük.

A folyamat eredménye egy csaknem húsz oldalas megvalósítási terv, amely a cég, vállalat igényeit, erősségeit, sajátosságait teljes mértékben figyelembe véve készül, és egyedi javaslatot tesz.

Az egyedi igények, kérések és elgondolások megvizsgálása után közösen átbeszéljük és kiértékeljük az elkészült megvalósítási tervet, majd bemutatunk egy testreszabott javaslatot és módszertant. Ennek célja, hogy rávilágítsunk, hogyan tudja a DMS One megoldása a cég, vállalat versenyképességét és hatékonyságát növelni.

Eredményei:

pontosan meghatározza, hogy mekkora költség megtakarítás érhető el a DMS One megoldásainak használata révén
a költségmegtakarítást részletesen is elemzi
ismerteti az optimalizáció utáni havi/éves költségeket
bemutatja a javasolt dokumentumkezelési eljárásokat, továbbá az ajánlott szabályrendszert
javaslatot tesz a cég igényeire szabott konkrét megvalósításra, egy bevezetési ütemterv meghatározására

A terv bemutatása és jóváhagyása esetén a következő lépés a javasolt rendszer megvalósítása.

Együttműködésünk során a vállalat munkatársait (kulcsfelhasználóit) oktatjuk és a tanulásukat segítő anyagokkal látjuk el. Az új dokumentumkezelő szoftvert úgy vezetjük át a gyakorlatba, hogy a mindennapi munkát a lehető legkevésbé hátráltassa.

3000 ügyfél, legyen az Önök vállalata a következő!

“ Az éles indulást komoly felkészülési időszak előzte meg. Első lépésben a DMS One megismerte a cégünk működését: hogyan és milyen hierarchiában működünk, milyen szervezetek vannak nálunk, ezek hogyan épülnek fel és milyen kapcsolatok vannak köztük. “

Németh Sándor, ellenőrzési osztályvezető, SEFAG Zrt.

Vegye igénybe ingyenes dokumentumkezelési auditunkat!

Gondolná, hogy vállalatuk dokumentumkezelési módszerei nagyban befolyásolják cégük hatékonyságát? Felmérésünk segít abban, hogy a legmegfelelőbb szoftvert találja meg, így költségeit nagymértékben csökkentheti, továbbá egy olyan dokumentumkezelési megvalósítási tervet kínál, mely vállalatuk számára energiát, időt és pénz takaríthat meg.

DOKUMENTUMKEZELÉSI AUDITOT KÉREK!