Így oktatjuk a DMS One-nál dokumentumkezelő rendszerünk használatát
Szoftverünk telepítése és testre szabása után – a bevezetés részeként – oktatást szervezünk, hogy az alkalmazás használatba vétele zavartalan legyen. Dokumentumkezelő rendszerünk felülete felhasználóbarát és könnyen átlátható, így munkatársai az oktatás során könnyen elsajátíthatják a szoftver készségszintű használatát. A rendszer alkalmazása nem igényel semmilyen speciális szaktudást, az alapfokú számítástechnikai ismeretek is elegendőek.
A rendszer használatának elsajátítása történhet géptermi oktatások keretében, valamint online képzési portálunkon is. A hatékonyság érdekében géptermi oktatásainkat kötelezően online oktatás előzi meg, így a felhasználók már felkészülten érkezhetnek a személyes képzésekre. Módszertanunk szerint a kettő kombinációja biztosítja ügyfeleink számára dokumentumkezelő szoftverünk maximális megértését.
Géptermi oktatások a dokumentumkezelési szerepkörök szerint
A felhasználók elméleti és a gyakorlati képzése, valamint a vizsga is szerepkörök szerint zajlik, így biztosítjuk azt, hogy mindenki a megfelelő oktatásban részesüljön, valamint a dokumentumkezelő szoftver szerinti feladatkörének megfelelő témában vizsgázzon. A géptermi oktatások ideális létszáma 10-15 fő, ennél magasabb létszám esetén a hatékonyság csökkenhet.
Az oktatásokat általában három különböző felhasználói csoport számára szervezzük:
- Kulcsfelhasználók: Ebben a kategóriában a dokumentumkezelésben legaktívabban résztvevő, az iktatási és dokumentumkezelési pontokon dolgozó munkatársak oktatása folyik. Célja, hogy a kulcsfelhasználók mélyebb ismeretekkel rendelkezzenek a szoftver és a dokumentumkezelési folyamatok működésével kapcsolatban, és az ügyintézőknek segítséget nyújthassanak a szoftver használatához.
- Ügyintézők: A felhasználói, ügyintézői oktatások célja a mindennapi munkavégzéshez szükséges szoftverhasználati ismeretek elsajátítása. Az ügyintézői oktatáson – a kulcsfelhasználóihoz képest – kevesebb szoftverfunkciót ismertetünk, viszont sokkal részletesebben, gyakorlati példákon keresztül.
- Rendszeradminisztrátorok: Ők azok, akik az oktatás során bővebb információkat kapnak a szoftver „háttér” működéséről, az adminisztrációs menüpontok használatáról. Megtanulják azt is, hogyan javíthatják ki a hibás rögzítésből, vagy helytelen használatból eredő iktatási problémákat.
A képzést követően a felhasználók vizsgát tesznek a DMS One erre a célra kialakított elektronikus rendszerében. A vizsga feladatsor egyedileg, testre szabottan készül, amit ügyfelünkkel egyeztetünk: az egyes kérdések a szoftver használatára és konkrét folyamatszervezési helyzetekre is kiterjednek. A tesztet követően az vizsgázók eredményeit kiértékeljük és elküldjük ügyfelünknek.
Azért, hogy a felhasználók oktatása sikeresen, az elvárásoknak megfelelően záruljon, a képzést megelőzően ügyfeleink egyedi igényei szerint oktatási terv készül. Ez az oktatás pontos ütemezését, a használt segédanyagokat, vizsgázási lehetőségeket, illetve az oktatáshoz szükséges egyéb feltételeket, tematikákat, és az egyes csoportok pontos időbeosztását tartalmazza. Majd az egyes felhasználói csoportok az oktatási tervben leírtakat követve géptermi oktatásban vesznek részt, melynek célja a DMS One dokumentumkezelő rendszer alapvető funkcióinak és használatának elsajátítása.
Oktatási anyagunk ügyfeleink egyedi igényeire szabva
Alap oktatásunkon – melyen szoftvereink használatát sajátíthatják el – ügyfélre szabott képzési tervet és tematikát alakítunk ki. Ezen felül egyedi igények szerint természetesen további eszközök és segédanyagok is rendelkezésre állnak:
- Testre szabott oktatási segédanyag készítése: Az oktatási segédlet az oktatások tananyagaként szolgál, illetve a pilot időszak alatt és az éles indulást követően is segíti az ügyintézők munkáját. Ez a testre szabási specifikációban meghatározott dokumentumkezelési folyamatok és kezelőfelületek alapján készül, és minden olyan fontos funkcióleírást tartalmaz (képernyőképpel szemléltetve), ami a mindennapi dokumentumkezelés során előfordulhat.
- Oktató videók készítése: Az oktatási segédletben szemléltetett funkciókról egy-egy oktató videó készülhet. A képernyős felvétel és narráció segítségével egy-egy szoftver funkció könnyedén követhető, megismerhető és megtanulható.
- Elméleti segédanyagok: Ezen tudásanyagok a dokumentumkezelésről nyújtanak általános ismereteket a felhasználóknak. A dokumentumkezelési alapfogalmak, alapismeretek nagycsoportos oktatását követően a kiscsoportos oktatások témája már csak a gyakorlati kérdésekre fókuszál.