Dokumentumkezelő rendszer bevezetése távolról

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    SMARTDOC cikksorozat – 4. rész
    Közelről sem lehetetlen távolról

    Szoftverbevezetés távolról? Ez ma már nem szokatlan.

    Mióta halogatom! Mennyivel egyszerűbb lett volna normál üzemmódban lépni, nem ezen a nehezített pályán! Ha visszatekerhetnék fél évet, baromi okos lennék. Miről is szóltak a kétségeim? Az átállás nehézségeiről? Implementálhatóságról? Betaníthatóságról? Rendszerigényekről? Adatvesztésről? Fene se gondolta volna, hogy jön egy kényszerhelyzet, amikor még erősebbek ezek a kérdések, mert távolról kell szoftvert bevezetni, mindenáron, nincs más választás.

    2020. 05. 04.

    3 millió Forintból át tudom állítani a gépeket, ez semmi ahhoz képest, amekkora árbevételt hozhat a megnyíló piac – számolgatott Gábor, a Vegyterm Kft. tulajdonosa. A vállalkozó február végén járt Dél-Koreában, a TransformChem szakkiállításon, amit idén a széles spektrumú gyártósorokra hegyeztek ki. “Egyetlen gép, sokféle termék” – ez volt a szlogen.

    A cégtulajdonos több jó ötletet is gyűjtött, de semmi olyat, amire végül ne csak legyintett volna, mondván: ezt mi is tudjuk otthon, néhány kreatív magyar trükk, és ugyanonnan lesz festék, tisztítószer, műanyag alapanyag. Gábort a szakkiállításnál jobban érdekelte, hogy hazautazásának napján, február 28-án már 2022 dél-koreai koronavírus-fertőzöttet jelentettek. Mintha sejtette volna, hogy ez milyen meghatározó lesz, hogy egy hónap múlva neki is lépnie kell a járvány miatt, hogy a Vegytermnél a 2020-as üzleti cél érdekében át kell állni kenőanyagról fertőtlenítő folyadékra. Adott volt tehát a műszaki háttér, néhány friss ötlet és a kreatív erő. Nagyobb fejtörést jelentett a projekt kereskedelmi és adminisztrációs támogatása.

    Felpörög a dokumentumforgalom, de nincs szoftver

    A fertőtlenítő szerek piacán ugyanis hatalmas kereslet élénkülés mutatkozott, a boltok, szupermarketek gyorsan kifogytak a készletekből, az árak emelkedtek. Ilyen körülmények között sokan szerettek volna közvetlenül a gyártótól vásárolni. Tömegével érkeztek a megrendelő dokumentumok a gyár címére, a nagyobb mennyiséget vásárló ügyfelek a jobb ár reményében ajánlatot kértek. Sok-sok szerződés és még több számla kezelését kellett megoldani a Vegytermmnél úgy, hogy igazából nem voltak felkészülve a több száz dokumentum gyors előállítására, feldolgozására. Külön problémát jelentett, hogy a járvány miatt az irodai alkalmazottak otthonról dolgoztak. Gábor hirtelen szembesült azzal, hogyan akasztja meg a munkát az, hogy:

    • nem egységes a papíralapú- és elektronikus számlák kezelése,
    • túl lassú és sok hibával jár a szerződések e-mailes jóváhagyása,
    • lehetetlen küldetés kézi aláírásokat begyűjteni az otthonról dolgozóktól,
    • képtelenség papírból kigyűjteni az adatokat a veszélyes anyagokkal kapcsolatos hatósági adatszolgáltatáshoz,
    • túl sok időt visz el a postai levelek előkészítése vagy bontása.

    Szoftverbevezetési félelmek

    Utolsó csepp volt a pohárban, amikor a dokumentumtengerben nem találtak meg két megrendelőt, egyszerűen elveszett a papír. Elektronikus változat nem készült, Gábor kénytelen volt megkérni az ügyfeleket, hogy küldenek újat. Mikor letette a telefont, már azon törte a fejét, hogy a jelenlegi helyzetben be lehet-e vállalni egy szoftverbevezetést? Meg lehet-e lépni a folyton halogatott fejlesztést, ami rendet vágna a káoszban? “Kevés lesz a jó rendszer, profi szállító is kell hozzá, aki pontosan tisztában van azzal, hogyan lehet ezt távolról végigvezetni. Végül is eszközünk van hozzá, mindenkinek van, ma már mindenki elérhető. Nekem ne jöjjön azzal a fejlesztő cég, hogy nem tud megtartani egy online prezentációt a saját termékéről, vagy hogy nem tudja magyarul oktatni és támogatni a leendő felhasználókat.”

    Végül öt pontot írt fel magának Gábor, amit az új rendszer lehetséges szállítójának biztosítania kell, ami nélkül a jelenlegi helyzetben nem indulhat útjára az elektronikus dokumentumkezelés a Vegytermnél:

    Ezt kell tudnia egy szoftverfejlesztőnek bevezetésnél

    • Legyen tapasztalt, ismerje fel távolról is a problémákat, ne kelljen bejönnie a céghez azért, hogy szemügyre vegye, mi történik.
    • Rugalmas megoldást kínáljon, nem biztos, hogy mindig lesz ennyi dokumentumunk, de akár több is lehet.
    • Segítsen a szervezeti változtatást igénylő döntések megalapozásában is.
    • Tanítsa be a kollégákat online, legyen elérhető az éles indulásnál és lehetőleg utána is.
    • Telepítse a szoftvert és végezze el testreszabást távolról, ne igényeljen túl nagy informatikai erőforrást.

    Ön szerint van olyan fejlesztő cég ma Magyarországon, aki közelről ismeri ezeket a problémákat, de távolról is be tud vezetni egy dokumentumkezelő szoftvert?

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!