Elektronikus dokumentumkezelés pandémia idején

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Elektronikus dokumentumkezeléssel kiválthatók a személyes interakciók

    A távoli munkavégzés elektronikus dokumentumkezeléssel támogatható

    A szoftveres működés egyszerűsít, gyorsít és kíméli az erőforrásokat. Sajnálatos fejlemény, hogy az elektronikus dokumentumkezelés előnyévé lépett elő az is, hogy nem igényel emberi érintkezést. Most nem pusztán kényelmi szempont az, hogy kell-e az iratokkal a vállalaton vagy az intézményen belül, netán a postára vagy valamilyen hivatalba talpalni.

    2020. 03. 18.

    Eddig nem látott helyzethez kell alkalmazkodni ezekben a napokban, ami nagyfokú rugalmasságot igényel a cég- és intézményvezetők részéről. A mindennapi működés során a személyes érintkezéseket kerülni kell, nem csak a munkahelyen kívül, de azon belül is. A nagy foglalkoztatók esetében, akár open office helyiségekben lehetséges megoldás a dolgozók munkacsoportokra osztása és elkülönítése. Ha térben erre nincs lehetőség, történhet időben is, váltásban, otthoni munkavégzéssel. Elemzők szerint a koronavírus-járvány a home office katalizátora lesz.

    Fertőző dokumentumok?

    Mennyire érdemes szigorúan venni a munkahelyi elkülönítést, kell-e figyelni a közvetett érintkezés veszélyeire? Ebből a szempontból nem érdektelen, amit Günter Kampf és kutatótársai tettek közzé a Journal of Hospital Infection hasábjain. A német tudósok azt összegezték, hogy a korábbi koronavírus-törzsek mennyi ideig maradnak meg bizonyos anyagokon, felületeken. A kórokozók papíron 4–5 napig is megőrizhetik fertőzőképességüket, tehát az egyazon papíralapú dokumentummal végzett közös munka még akkor sem 100 %-ban kockázatmentes, ha közben személyes találkozó nem valósul meg.

    Az iratokhoz kapcsolódó munka a jelenlegi helyzet ellenére egy olyan terület, amely a koronavírus-járvány idején zökkenőmentesen folytatható elektronikusan. Dokumentumkezelő szoftverrel teljeskörű dokumentumkezelés végezhető személyes találkozások nélkül, távolról is. A fejlett rendszerek ráadásul integrálják az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat, így közhivatali ügyek intézésére is lehetőséget nyitnak. Ez azért fontos, mert az e-ügyintézési trend felfutása várható a koronavírus-járvány miatt. Minél tovább tart a rendkívüli jogrend, annál tovább marad korlátok között a személyes ügyintézési lehetőség, és áll át egyre több közigazgatási szerv sokféle ügytípussal az elektronikus módra. Az e-ügyekben egyébként élenjáró NAV máris közölte: személyes megjelenés nélkül egyszerűbb, gyorsabb és biztonságosabb az adóügyek intézése.

    Az e-ügyintézési trend felfutásával várhatóan egyúttal megszaporodik a cégkapus üzenetforgalom is, amely sokkal egyszerűbben menedzselhető a gazdálkodó szervezetek számára digitális kapcsolattal.

    Elektronikus dokumentumkezelés a védekezés eszköze

    A szoftveres irat- és dokumentumkezelés összességében egy olyan lehetőség, amellyel enyhíthetők a járvány negatív gazdasági hatásai. Amikor a normál alapműködés sérül, talán még több idő is jut elmaradt beadványok, adatszolgáltatások pótlására, küzdelmes egyeztetési folyamatokra, szerződésjóváhagyásokra, a dokumentumtár rendezésére. Elsődleges célunk, hogy a szoftveres lehetőséggel felmutassunk egy olyan alternatívát, ami működőképes marad, és csökkentheti a világjárványra adott válaszreakciók negatív gazdasági hatásait.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!