Folyamatmenedzsment a vállalati dokumentumkezelésben

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    SMARTDOC cikksorozat – 3. rész
    A jóváhagyások esete Szívós Gyulával

    Sosem volt ilyen fontos a távmunka támogatása

    Home office járványmentes időben? A vezetők többsége inkább nem vezeti be. Elkerülése nem feltétlenül alaptalan, sok munkavállaló veszti el az egyensúlyt munkaidő és szabadidő között. Egyeseknek csökken a teljesítménye, mások átesnek a ló túlsó oldalára, folyamatos túlórákkal akarnak bizonyítani, ami viszont kiégéshez vezet. Most, amikor nincs más választás, olyan home office támogató eszközökre van szükség, amik azon túl, hogy lehetővé teszik a távoli munkát, még hatékonyságot is növelnek folyamatmenedzsmenttel. Szívós Gyuláéknál nem volt ilyen eszköz.

    2020. 04. 28.

    Az elektronikus jóváhagyás is lehet félmegoldás

    Április 3-án, egy héttel a kijárási korlátozásokról szóló jogszabály megjelenése után Gyula elküldte ügyvezetői rendelkezését munkatársainak a Piacnéző Kft. ideiglenes dokumentumkezelési szabályairól. Bár bízott kollégáiban, úgy volt vele, nem árt, ha írásban is megkapják a fontos anyagokra vonatkozó, home office-ra kitalált eljárásrendet.

    “Utasítás a papíralapú munkavégzés csökkentésére, és a távoli munkavégzés biztosítására:

    1. A veszélyhelyzetre vonatkozó 40/2020. (III. 11.) Korm. rendelet időbeli hatálya alatt az ajánlatok, megrendelések, szerződések, teljesítési igazolások, számlák ellenjegyzése és jóváhagyása elektronikusan, e-mailen keresztül történik. A folyamatokat továbbra is a Titkársági Csoport szervezi és bonyolítja:
      a) ajánlatok, megrendelések, szerződések teljesítési igazolások esetén a jovahagyas@piacnezo.hu
      b) számlák esetén a szamla.ok@piacnezo.hu címen keresztül.
    2. Minden köröztetett dokumentumhoz tartozik egy-egy Excel tábla, amit kötelező kitölteni. Ez igazolja, hogy kinél, mikor, milyen sorrendben, milyen eredménnyel fordult meg a dokumentum. A megjegyzéseket, javaslatokat is a tábla megfelelő rovatába kell beírni.
    3. A táblázat kitöltése és a dokumentummal együttes továbbküldése jelen helyzetben aláírásnak minősül a Piacnéző Tanácsadó és Szolgáltató Kft. szervezetén belül. Ennek elfogadásáról nyilatkozatot (Nyilatkozat az e-mailes jóváhagyásról és a kapcsolódó biztonsági előírások betartásáról) írnak alá a Piacnéző alkalmazottai.
    4. Az ideiglenes dokumentumkezelési rend biztonsági előírásainak elkészítése és az ennek betartásához szükséges segítségnyújtás az IT Csoport feladata.

    Szívós Gyula, ügyvezető igazgató”

    Az intézkedés április 15-én vizsgázott, az Iparkamara számára kellett ajánlatot összeállítani 24-i határidővel. A kamara 50 céget felölelő, reprezentatív mintán alapuló kutatást szeretett volna készíttetni közép- és nagyvállalati körben a home office eszközökre vonatkozó tapasztalatokról és az otthoni munkavégzés eredményességéről. Kellett egy tartalomcél, hogy pontosan milyen kérdések mentén, milyen irányba kutasson a Piacnéző. A Titkársági Csoport elindította az ezzel kapcsolatos egyeztetést az ügyvezetői utasítás szerint. 6 tanácsadó kapta meg körlevélben tartalomcel.docx dokumentumot és a kapcsolt tartalomcel.xlsx Excel táblát.

    Az egyeztetés során 52 levél született, melyben a tanácsadók kérdésjavaslatokat fogalmaztak meg, kiszórták az azonosakat, javították, kiegészítették egymás javaslatait, és a kamara által közben küldött szempontokat érvényesítették. Nagy figyelmet igénylő munkának bizonyult eligazodni a táblázattal spékelt e-mail dzsungelben, és nem volt mindenki egyformán lelkiismeretes. Három kolléga a határidő napján inkább elterült a Home Office fotelban, mondván:

    “Voltak már jobb kérdéseink, de végül is megteszi, úgysincs rá több idő.”

    Nem úgy a maximalizmusáról híres Csaba, akire az e-mailes egyeztetés kifésülése hárult a végén. 23-án csütörtökön inget vett fel, úgy ment át a nappaliba dolgozni. Gyorsan feltűnt neki, hogy a módosítási javaslatok átvezetése megoldhatatlan, mert a tanácsadók különböző változatokat okéztak. Többen nem tudták követni, hogy az adott kutatási kérdésnek melyik az aktuális változata. Előfordult olyan is, hogy egy fontos javaslat eltűnt, mert a küldő sima “válasz”-t nyomott “válasz mindenkinek” helyett. Az Excel tábla pedig ugyanúgy tartalmazta a hibákat. Péntek reggelre Csaba szétesett, de legalább összeállt valami anyag. Sajnos eredmény nem lett belőle: hiába sikerült ugyanis véghatáridőre az ajánlattételi dokumentum jogi- és gazdasági részének ügyvezetői utasítás szerinti jóváhagyása, azt már nem sikerült elég jól kitalálni, milyen alapvetések, kérdések mentén történjen a home office kutatás.

    A projektet bukták, a Kamaránál sem sikerült jó pontot szerezni, gyakorlatilag belefulladtak saját, hibás folyamatmenedzsmentjükbe. A következő home office kutatásig talán még lesz idejük rendet tenni a saját házuk táján, kidolgozni az email-es és egyéb jóváhagyási folyamataik dokumentumkezelővel támogatott rendszerét.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!