Integrált használattal nem kerülhet a perifériára semmilyen cégkapus teendő
Ha felfut a Cégkapu, jönnek az üzenetkezelési gondok.
A Cégkapu használata 2019-től kötelező a gazdálkodó szervezetek számára. Legyinteni tehát nem lehet rá, kerülgetni pedig nem érdemes. Több iparági nyilatkozat, értesülés mutat rá, hogy miért nem. Ezeket, és a legjobb alkalmazási módot mutatjuk meg.
2020. 01. 14.
Egyre több szerv kéri a cégkapus kapcsolattartást
Mi is volt az eredeti kormányzati szándék? Az, hogy bármilyen hivatalos szervvel történő kapcsolattartásról legyen szó, annak a Cégkapu lesz a színtere. A NAV esetében bő egy évvel ezelőtt járt le a türelmi idő, 2019. január 1-jétől a gazdálkodó szervezetek kizárólag Cégkapun keresztül intézhetik adóügyeiket.
Az IT ipar szereplői azzal számolnak, hogy a NAV 2020-ban egyre jobban támaszkodik majd a Cégkapu szolgáltatásra. A kis- és középvállalatok számára ügyviteli termékeket szállító Kulcs-Soft alapító, Kulcsár Tibor a Világgazdaságnak január elején azt mondta, kíváncsian várja, hogy a Nemzeti Adó- és Vámhivatal rendszereibe milyen új eszközöket, ágazatokat csatornáznak be a kötelező adatszolgáltatás keretében. A cégalapító arra számít, hogy ezzel lesz dolguk az idén.
“Nem minden hivatal alkalmazza még, bár láthatóan folyamatosan bővül ezek köre, elsősorban a központi és budapesti hivatalok között.” – nyilatkozta a Magyar Hírlapnak Kőmíves Krisztina, a PwC Magyarország adótanácsadói részlegének igazgatója.
“Az adóhatóságon túl egyre több hatóság tér át a Cégkapura.” – állapította meg a Deloitte Magyarország is. A teljesség igénye nélkül íme néhány szerv, amely már cégkapus kommunikációt vár el: Kormányhivatalok, Önkormányzatok, Földhivatal, KSH, GVH, ÁNTSZ, Vízügyi igazgatóságok, ORFK, OBH és intézményei (Járásbíróságok, Törvényszékek, Ítélőtáblák, Kúria), egyes közműszolgáltatók és közlekedési vállalatok.
A Cégkapura érkezett üzenetek manuális szortírozása problémás
A szolgáltatás szélesedő alkalmazása miatt megnő a Cégkapura érkező hivatalos üzenetek és küldemények száma. A gazdálkodó szervezetek egyre erősebben érzékelik azt a hiányosságot, hogy a rendszer nem szűri és nem szortírozza ezeket. Az alap, webfelületen keresztüli cégkapuhasználat esetében a felhasználóknak kell letölteniük, és a megfelelő ügyintéző vagy döntéshozó felé továbbítaniuk a küldeményeket.
Problémák:
– A nagyon jellemző többfelhasználós cégkapukezelés üzenetvesztéshez vezethet. Nem lehet nyomon követni, hogy egy küldeményt ki és mikor töltött le és kinek továbbított.
– A hivatalos üzenet indokolatlan megnyitása is problémás: határidők indulhatnak el akkor is, ha nem a megfelelő címzett nyitotta meg az üzenetet.
– Az üzenetekhez kapcsolódó elektronikus kézbesítési igazolások kezelése sem átlátható és egyértelmű webes cégkapuhasználat esetén.
Gép is kezelheti a Cégkaput, csökkentve a céges adminisztrációt
A gépi interfészes cégkapuhasználat jelenti a megoldást a fenti problémákra. A fejlett dokumentumkezelő rendszerek képesek ilyen kapcsolatot létesíteni és teljesen automatikus szűrést és szortírozást megvalósítani. A szoftver nem csak letölti a Cégkapura érkezett üzenetet, hanem – az előre meghatározott szabályok szerint – továbbítja is annak az ügyintézőnek vagy címzettnek, akinek dolga van vele.
Az igazolásokkal kapcsolatos adminisztrációs feladatok (kiállítás és küldés, fogadás és dokumentumhoz csatolás) is teljesen automatizálhatók. A gépi interfész nagy adat- és dokumentumforgalom kiszolgálására képes. Időt takarít meg, amit a felhasználók az üzenetek tartalmi feldolgozására vagy olyan teendőkre fordíthatnak, ahol a humánerőforrás nélkülözhetetlen.
