Közép- és nagyvállalati dokumentumkezelés pandémia idején

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    SMARTDOC cikksorozat – 1. rész
    Az ottmaradt papír esete Olgával

    #maradjotthon #homeoffice #vigyázzunkegymásra

    Számítógép, telefon, fax, telefonkönyv, naptár, névjegykártyák, tűzőgép, post it és egyéb irodaszerek, jegyzetfüzet, pecsét, a napi sajtótermék és persze a munkához szükséges anyagok nyomtatva – normál kellékek egy vállalatvezető íróasztalán 1990-ben. Ugyanez 2020-ban: laptop, telefon, egy-két irodaszer és a munkához szükséges anyagok nyomtatva. De hogy maradt a papír az asztalon?

    Úgy, hogy szeretjük megfogni, magunknál tudni vagy éppen átadni, valaki elé letenni a fontos iratot. Megéltük, micsoda vívmány kinyomtatni, még inkább beszkennelni! És nehezen engedhető el a kézi aláírással járó érzés is, nevünk kanyarintása egy előnyös szerződésre. Valójában sem ügyviteli, sem technológiai érvekkel nem támasztható alá a papírhasználat. A jelenlegi, pandémiás időszakban ráadásul meg sem engedhetők a fizikai dokumentumokhoz kapcsolódó emberi interakciók.

    2020. 04. 16.

    Mi szól mégis a papírhasználat “mellett”?

    • A céges dokumentumok túlnyomó többsége papír alapon keletkezik.
    • A papíralapú dokumentumok könnyen átadhatók, útjuk és a hozzájuk kapcsolódó feladatok nyomon követhetők.
    • A legegyszerűbb és leggyorsabb hitelesítés mégis csak a papírra írt kézjegy.
    • Papíralapú dokumentumtárban könnyű keresni, és a fenntartása is olcsó.

    A fenti érvek mindegyike sántít, egyik sem szól a papírhasználat fenntartása mellett. 

    A helyes válasz megértéséhez érdemes megismerni az ottmaradt papír esetét Olgával

    A GPK gyártó cég jogi osztályán dolgozó, a dokumentumok mozgatásáért is felelős asszisztens feladata volt, hogy az új, még tapasztalatlan irodai munkatársnak segítsen előkeresni egy 3 évvel korábbi garanciaszerződést. A beszállítói kötelezettségvállalásra egy peres ügyben lett volna szüksége a gépipari (GPK) vállalatnak: az egyik GPK gyártmány meghibásodása ugyanis az említett beszállító rossz minőségű alkatrésze miatt következett be rendszeresen. Az évente több millió forintos költséget jelentő irattárból előkerült ugyan a szerződés, de olvashatatlan volt. Ez a papír maradt ott, amikor beázás volt.

    A beszállító helyett a GPK-nak kellett fizetnie, ami nagy feszültséget szült a cégnél. Elkerülhetetlen volt az egymásra mutogatás, sokan a korábbi asszisztenst okolták a történtekért, mások – így Olga is – a dokumentumokat hanyagul kezelő kollégákra hívta fel a figyelmet. A vállalatvezetőnek írt feljegyzésében említést tett lekávézott számlákról, tervek és műszaki rajzok között ottmaradt, jóváhagyásra váró szerződésekről. Kibukott, hogy bizonyos munkatársak aláírogatnak egymás helyett, mert úgy egyszerűbb. Csak a véletlen műve nem derült ki: az irodában a szekrény mögé beesett ajánlat. Az is csak úgy ott maradt. Sosem került a gazdasági osztályra, sosem derült ki, mi lehetett volna belőle.
    A beszállítóval szemben vesztett per után a GPK gyártó vállalat újjászervezte dokumentumkezelési folyamatait. Elektronikus dokumentumkezelsre váltott.

    Azóta:

    • véletlen sem kerülhet egy jó ajánlat a szekrény mögé,
    • minden esetben az ír alá és az vállal felelősséget, akinek kell,
    • nincsenek napokig kallódó számlák és szerződések,
    • minden dokumentummal kapcsolatos feladat átlátható, nincs egymásra mutogatás.

    A 2020-as válságban pedig extra előny, hogy:

    • a dokumentumok mozgatása nem igényel emberi érintkezést,
    • bármely vállalati dokumentum elérhető bárhonnan,
    • az aláírások történhetnek otthonról is, hiszen elektronikusak,
    • fizikai irattározási költségek helyett elektronikus dokumentumtár.

    A GPK-nál nincs ottmaradt papír, van viszont dokumentumkezelési vezető, Olga személyében.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!