Milyen vállalatirányítási rendszer járul hozzá ténylegesen a magasabb profithoz? – kutatás

A vállalatirányítási rendszerek fejlődése töretlen, évről évre jelennek meg új megoldások, kategóriateremtő szoftverek. A legfrissebb fejlesztések esetében nem túlzás generációváltásról beszélni, amely már jelentősen túlmutat a klasszikus ERP koncepción. Milyen rendszerekről van szó és megéri-e ezekbe beruházni?

 A vállalatirányítást segítő szoftvertípusok

A vállalatok jellemzően szoftverekben gondolkodnak, csak ritkán komplett ökoszisztémában, rendszerekben. A legfontosabb, vállalatirányításhoz kapcsolódó megoldásokat vizsgáltuk meg, hogy kiderüljön, hogyan járulnak hozzá a profitabilitásához. Az alábbi rendszereket vizsgáltuk a vállalati árbevétel-arányos és létszám-arányos profitabilitás körében: ERP, CRM, DMS, WF, BI és szoftverrobot.

• ERP (enterprise resource planning, azaz vállalati erőforrás-tervezés): Integrált üzleti erőforrásokat és tevékenységeket tervező és nyilvántartó rendszer, amely több szervezeti egységet fog át. Gyűjti, tárolja, kezeli, feldolgozza és értelmezi az egyes területeken keletkező adatokat vállalati, illetve vállalatcsoport-szinten és valós időben teszi lehetővé azok elérését. Gyakran a vállalatirányítási rendszer szinonimájának is használják, ami azonban már 20 éve is túl szűk értelmezés volt, hiszen a vállalatirányítási rendszerek alatt már akkor is sokkal többet értettünk.
• CRM (consumer relationship management, azaz ügyfélkapcsolat-kezelés): A vállalat potenciális és meglévő ügyfelekkel kapcsolatos összes interakcióját tartalmazó szoftver, beleértve az összes ezzel kapcsolatos adatot és munkafolyamatot, és az ismétlődő feladatok automatizálását.
• DMS (document management system, azaz dokumentumkezelő rendszer): Az üzleti folyamatokat kísérő dokumentumok (mint például ajánlatok, szerződések, megrendelések teljesítési igazolások, számlák, szállítólevelek, minőségbiztosítási dokumentumok, eljárásrendek, gyártást kísérő dokumentumok, hatóságokkal folytatott levelezés, stb.) és az ezeket kiegészítő leíró adatok) létrehozására, használatára és tárolására szolgáló rendszer. Elsődlegesen a dokumentumok strukturálását, útjainak optimalizálását és az azokhoz kapcsolódó, azokban szereplő adatok megfelelő kereshetőségét segíti elő. Nagymértékben hozzájárul a tranzakciós költségek csökkentéséhez, és javítja az információcsere hatékonyságát a vállalat és annak ügyfelei, beszállítói és partnerei között.
• WF (workflow, azaz munkafolyamat-vezérlő): Lehetővé teszi az egyes munkafázisok elektronikus úton történő irányítását, nyilvántartását, összefogását, azaz a munkafolyamat vezérlését, strukturált, logikus szervezését és megfelelő támogatását. A workflow- és folyamattechnológiák jelentősége napjainkban növekszik, mivel az egymástól földrajzilag távol lévő személyek és informatikai rendszerek közötti együttműködés a kommunikációs kapcsolatok és a szoftvereszközök konvergenciáját követeli meg.
• BI (business intelligence, azaz üzleti intelligencia): A döntéshozatal folyamatát javító módszerek összessége tényalapú rendszerek segítségével. A döntésekhez szükséges információk megszerzésén és feldolgozásán alapul.
• Szoftverrobot: A gyakran ismétlődő, monoton irodai tevékenységek esetében a standardizálható folyamatok automatizálására alkalmas. Jelenleg a vállalatok többsége csak korlátozottan alkalmazza az üzleti folyamatok automatizálásában.

Az említett digitális rendszerek javítják a vállalatok hatékonyságát és eredményességét, segítenek átláthatóvá tenni a működést, illetve elősegítik a feladatok, dokumentumok, folyamatok hatékony nyomon követését. Lehetővé teszik továbbá, hogy a munkavállalók magasabb hozzáadott értékű tevékenységekkel foglalkozhassanak, és így nagyobb értéket teremthessenek. Kérdés, hogy mindez mára már a vállalati profitban is megmutatkozik-e.

Kutatás: a dokumentumkezelő rendszereken alapuló vállalatirányítás járul hozzá a magasabb vállalati profithoz.

315 darab, 1 és 50 millió EUR éves árbevétellel rendelkező vállalat mintáján végzett elemzésünk szerint jelenleg a DMS rendszerek járulnak hozzá a magasabb árbevétel- és létszámarányos profithoz (táblázat).

Kutatásunk rámutat, hogy a DMS rendszerek szignifikánsan hozzájárulnak a vállalat profitabilitásához (a kontrollváltozók mellett), azaz egyértelmű hatékonyságnövelést eredményeznek.

Vállalatirányítási rendszer összehasonlítás: önmagában keveset hoz az ERP

Láthatjuk továbbá, hogy az ERP eredménye nem szignifikáns, amely arra enged következtetni, hogy efelett már „eljárt az idő”; már nem jelent versenyelőnyt a bevezetése, alkalmazása; ez önmagában már kevés. Nem is az ERP jelenti napjainkban a vállalatirányítást, hiszen egy ilyen rendszer a komplex feladatnak csak egy részét képes megragadni. Az ERP rendszerek hozzáadott értéke a vállalat működését leíró adatok tárolásában (pl. könyvelési adatok, raktárkészlet és alapanyagok nyilvántartása stb) mutatkozik meg és nem az üzleti folyamatok irányításában. Ezzel összhangban érdemes megjegyezni, hogy az eredeti angol kifejezés is arra utal, hogy ezen rendszerek célja a vállalati erőforrások tervezése. (A folyamatirányítás, vállalatirányítás kifejezés magában a definícióban nem is szerepel!)

A valódi vállalatirányítás alapját a dokumentumkezelés adja. A WF és a BI rendszerek még nem eléggé terjedtek el, jellemzően a „beruházási fázisban” vannak, így jelenleg még nehéz kimutatni a nyereséghez való hozzájárulásukat a teljes populáció szintjén, de a kutatás során készített vállalati esetek rámutattak, hogy ez a következő években nagymértékben meg fog változni. A dokumentumkezelő rendszerekből kifejlődött, BI-al támogatott, folyamatalapú vállalatirányítási rendszer joggal tör a vállalatirányítási rendszerek új, negyedik generációja címre. Az ilyen rendszerek biztosítják az irányításhoz szükséges ökoszisztémát, és akik időben kezdik meg alkalmazásukat (un. early adopterek) azok versenyelőnyre tehetnek szert

Kutatásunk a kkv-szektor számára is iránymutató. Számukra is előnyt jelent a digitalizáció, a negyedik generációs vállalatirányítási rendszerek bevezetése. Annak érdekében, hogy testreszabott, az egyediségeknek megfelelő digitális megoldás születhessen, első lépésként egy szervezeti és digitális érettségi auditot kell készíteni. Az átállás akkor lehet sikeres, ha először a vállalati sajátosságokat térképezzük fel, szükség estén javítjuk, és azokhoz igazítjuk a digitális megoldásokat. Ennek hatékony megvalósításához elengedhetetlen külső szakértők bevonása.

Szerzők:

Szedmák Borbála, oktató – kutató – tanácsadó, Budapesti Corvinus Egyetem, borbala.szedmak@uni-corvinus.hu

Dr. Szabó Zsolt Roland, digitális transzformációs, üzletimodell-innovációs és változásvezetési szakértő, habilitált egyetemi docens a Széchenyi István Egyetemen, roland.szabo@sze.hu