Számlakezelés a gyakorlatban – interjú

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Papíralapú, szoftveresen kiállított pdf és teljesen elektronikus számla: Melyiket hogy kezeljük?

    Számlakezelés a gyakorlatban

    A számlatípusok közül előretör a PDF, ami ma már elektronikus számlának minősülhet. A papíralapú a körülményes és lassú kezelés miatt visszaszorul, a 2009-ben megjelent, teljesen elektronikus típus pedig azért, mert sokan a mai napig nem ismerik fel a formátumát. A számlakezelés gyakorlati ismereteiről kérdeztük Móró Zoltánt, a Magyar Könyvelők Országos Egyesületének programozóját.

    2021. 08. 25.

    Erről olvashatok 5 perc alatt:
    – a papíralapú számla végig maradjon papíron
    – a számlaadatok bejelentése a papíralapú esetében manuális
    – a NAV egyre ritkábban kér be számlákat ellenőrzései során
    – a hitelesítés nélküli PDF is elektronikus számlának minősül, de később hitelesíteni kell
    – a hitelesített elektronikus számlák kezelése végig elektronikus

    Vegyük sorra az előállítás szerint megkülönböztethető számlatípusokat! A legrégebben használatos a számlatömbös, papíralapú számla. Ezt hogyan kell kezelni, lehet-e digitalizálni?

    Ez a típusú számla papír alapon kezelendő: a papíralapú eredeti példányt kell eljuttatni a vevőhöz, a másodpéldányt pedig papír alapon kell megőrizni a könyvelési anyagban. Ha digitalizáljuk is, csak a számla képét kapjuk meg, nem magát a számlát. Ha egy ellenőrzés jön, akkor a számlaképet nem biztos, hogy el fogják fogadni.

    Akkor sem lehet ebből a papíralapú számlából elektronikusat készíteni, hogyha hiteles másolatkészítési műveletet viszek véghez a 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. §-ban foglaltak szerint?

    Egy NAV előadáson erről azt mondták, hogy minden számlát úgy kell kezelni, amilyen formátumban elkészült. És ha ez papírra készült el, akkor ez papíros számla is lesz végig, ebből soha nem lesz elektronikus számla. A papíros számla az papíros számla marad, az elektronikus számla pedig elektronikus számla. Az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon persze a papíralapú számla adatait is jelenteni kell, manuális adatbevitellel. Ott egyébként azt is meg kell adni, hogy milyen formátumban készült el a számla, ez ebben az esetben a papír.

    Számlaigazoltatás:
    Bár a papíralapú számla fizikai valójában kerül a könyvelési anyagba, a számlaigazoltatás folyamata történhet elektronikusan. Azt ugyanis semmilyen törvény nem tiltja, hogy házon belül csak a számlaképet köröztessük a jóváhagyás során. Így bármilyen típusú számlával is legyen dolgunk, egységesen történhet az igazoltatás, például egy dokumentumkezelő rendszerben.

    Tehát Ön azt javasolja, hogy senki ne dobja ki a papíralapú számlát, bízva abban, hogy már nem lesz rá szükség a hiteles elektronikus másolat birtokában.

    A számlákat eredeti formában kell kezelni és megőrizni.

    De maga a NAV is PDF állományokat kér be ellenőrzésnél, nem? Legalább is első körben…

    Az adóhatóságnál ma már az összes számlaadat rendelkezésre áll, kiállítói és befogadói oldalról is, mindkét oldalt látják, így ellenőrzéskor már nemigen kérnek be számlát. Ha a két oldal között eltérés van, akkor kimennek és megnézik, hogy miért, de már célzottan bizonyos számlákra lesznek csak kíváncsiak.

    Összegezve: a hagyományos, számlatömbös számla maradjon papír, ezügyben nem érdemes vitába keveredni az adóhatósággal, főleg hogy a belső, igazoltatási folyamatot nyugodtan végezhetjük elektronikusan, pl. egy dokumentumkezelő rendszerben. Térjünk át a következő típusra, a számlázó programokkal előállított PDF számlákra! Ezek papíralapú vagy elektronikus számlák?

    A NAV aktuális értelmezése szerint ha valaki PDF-ben küld el egy ilyen számlát pl. e-mailen és azt befogadják, elszámolják, akkor az elektronikus számlának minősül. Innentől kezdve viszont az elektronikus megőrzés és archiválás szabályai vonatkoznak rá, amire mind a kibocsátó, mind a befogadó félnek figyelnie kell. Vagyis nem elegendő fogni, kinyomtatni és eltenni a dossziéba. Elektronikus formában kell megőrizni, hitelesített formában, elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátva. Abban az esetben, ha az adóalany az elektronikus számlát (pl. ezt az elektronikus számlának minősülő, e-mailben továbbított PDF számlát) csak kinyomtatva őrzi meg, az Áfa tv. előírásába ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság mulasztási bírságot állapíthat meg.

    Az e-mailes küldéssel nem árt körültekintően eljárni! Maga az e-mail ugyanis nem tekinthető hiteles küldési csatornának. Akkor viszont elfogadott és védhető kézbesítési mód, ha a címzett visszaigazolja a küldeményt, tehát ír egy választ arról, hogy a csatolt számlát megkapta és befogadja.

    Az ilyen PDF számlák adatai már automatikusan kerülnek az adóhivatalhoz, ugye?

    Igen, minden számlakibocsátó gép vagy inkább szoftver kötelezően küldi az adatokat a NAV felé.

    Miben tér el ettől a harmadik számlatípus – amiről még beszélnünk kell – a “valódi” vagy inkább “eredendően” elektronikus számla?

    Az elektronikus számlákat csaknem 2 évvel ezelőttig kötelező volt ellátni minősített szolgáltatótól származó időbélyeggel és aláírással, és ezeket – eredetileg – a NAV által előírt, megfelelő XML formátumban állították elő. Ez a számlatípus még 2009-ben jött létre, amikor eldöntötték, hogy legyen elektronikus számla, de a PDF-et nem tartották erre alkalmasnak az utólagos módosíthatósága miatt. De ma már – mint fent említettem – nem kötelező az XML formátum, sőt az elektronikus aláírás és időpecsét sem kötelező ahhoz, hogy elektronikus számláról beszéljünk, mert a hitelesítés nélküli PDF is elfogadott.

    Használják még ezeket a “valódi” elektronikus számlákat?

    Még használják, de szerintem most, hogy ez a NAV-os számlaadat-szolgáltatás már teljes körű, és a beérkező számlák is letölthetők a NAV-os oldalról és ellenőrizhetők, így várhatóan egy pár év múlva el fog tűnni ez a számlatípus. Az ilyen számla kezelése a teljes életciklusában elektronikus, meg kell tartani az elektronikus térben, nem szabad nyomtatni.

    Összességében elmondható, hogy az elmúlt évek fejlesztésének következtében a számlakezelés az teljesen eltolódott elektronikus irányba?

    Igen, sőt teljesen arra fog eltolódni. A papíralapút azért hagyták meg, mert vannak bizonyos helyzetek, amikor nincs más. Pl. a dinnyeföld közepén, ahol nincs Internet, és mondjuk pont megvesz valaki 200 kg gyümölcsöt, jól jön a számlatömb. De a saját példányt aztán el kell juttatni a könyvelőhöz, aki nem fogja szeretni a számlaadatok feltöltését… stb. Előbb-utóbb az ilyen helyzetekre is keresnek inkább valamilyen elektronikus megoldást.

    A PDF a nyerő, ami ezek szerint teljes értékű elektronikus számla is?

    Igazából mindig is a PDF formátum volt a megfelelő. Voltak más próbálkozások, de azokat a formátumokat nem ismerték fel a címzettek, esetlegesen meg sem merték nyitni, mert azt hitték, hogy vírus. Úgyhogy a PDF az elfogadott lesz szerintem a számlálásnál, mert egyszerű, látható, bármilyen forma, bármilyen sablon kialakítható belőle, ez lesz az alap.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!