A számlatételek elektronikus kezelésével egyszerűsödik a könyvelés
Csökkenthető a számlakezelésre fordított idő
A NAV a számlaadatok online elérhetővé tételével sokat tett az elektronikus számlakezelés megvalósításáért. A számlaadatok, különösen a tételek igény szerinti rendezését és felhasználását azonban a gazdálkodó szervezeteknek maguknak kell megoldaniuk, amennyiben a digitalizáció kényelmi oldalát is szeretnék nap mint nap megtapasztalni.
2023. 06. 04.
A gyors és egyszerű számlakezelés megvalósítása
Minden gazdálkodó szervezet küzd a számlakezeléssel. Ehhez a napi szintű feladathoz mindenki használ szoftveres támogatást. A szoftverek használata akkor hozza meg a kívánt egyszerűsítést, gyorsítást és kényelmet, ha az alábbiakat sikerül érvényesíteni a bevezetésükkel:
- Különböző számlautak egy rendszerbe csatornázása
- Különböző számlaformátumok strukturált adatként történő leképezése
- Egységes számlatár kialakítása
- Kapcsolódó dokumentumok azonnali elérhetősége (szerződés, teljesítési igazolás)
- Manuális adatrögzítés elkerülése
- Adatellenőrzési tevékenység gyorsítása, automatizálása
- Számlaigazoltatási folyamatok menedzselése, gyorsítása
A számlatételek elektronikus rendszerezhetősége a manuális adatrögzítés elkerülésében óriási előrelépést hoz, de a számlaigazoltatási folyamatok felgyorsításában is van szerepe. Miről is van szó konkrétan?
Kontírozás gyorsítása, ERP rendszerek támogatása
A számviteli elszámolási sémákon sokkal könnyebb végigmenni, ha a tételek elektronikusan rendelkezésre állnak (NAV letöltés), elektronikusan rendszerezhetők (összevonás, szétosztás, átnevezés csoportokba) és ebben a rendszerezett formában küldhetők tovább az ERP rendszernek. Egy gyakorlati példa ismertetése a videó alatt.
Egy beérkező számla az alábbi tételeket tartalmazza:
- 70 db toll – 7000 Ft
- 500 A4-es lap – 1500 Ft
- 2 db olló – 2600 Ft
- 3 óra grafikai tervezés – 66000 Ft
- 16 db nyomtatott bögre – 19200 Ft
A számla tételeit az alábbiak szerint szeretnénk könyvelni:
- irodaszerek – 11100 Ft
- marketing költség – 66000 Ft
- ügyfél ajándék – 19200 Ft
Ehhez a művelethez olyan szoftverre van szükség, ami képes a tétel szintű adatok letöltésére, majd ezeket képes a könyvelési szempontból releváns információkká alakítani. A tételek rendszerezése néhány kattintással valósul meg, a szoftvernek automatikusan el kell végeznie a szükséges matematikai műveleteket, és ellenőriznie kell a végösszeget. (Jó gyakorlatok a DMS One webinárján)
A könyvelés egyszerűsítés ezen az úton valósul meg:
A gazdasági munkatársak maximálisan megbízható tételadatokat kapnak a NAV-tól. A számla ellenőrzéshez keresgélés nélkül bele tudnak tekinteni a kapcsolódó szerződésbe. Nem kell manuálisan, a kívánt struktúra szerint számlaadatokat rögzíteniük az ERP rendszerbe, mert a tételadatokat néhány kattintással rendezhetik.
Számlakezelés projektek szerint
Ez a rendszerezési lehetőség általános céges/szervezeti menedzsment szempontból is lényeges, hiszen a számlaadatok a kívánt struktúrában társíthatók folyamatokhoz, projektekhez, döntések elkészítéséhez is. Az újrastruktúrált számlaadat lényegében akármilyen szoftvernek átadható, amivel a DMS rendszerünket integráltuk.
Például egy 100+ tételből álló számlát a jóváhagyási folyamat során 3 különböző projekthez rendezünk anélkül, hogy a jóváhagyókat kattintások tömkelegével és számításokkal terhelnénk. A tételek csoportosítása néhány kattintással elvégezhető. A lényeget kiemelő, optimalizált számlát a workflowban résztvevő döntéshozók sokkal könnyebben átlátják, egyszerűsödik a munkájuk. A hiba kizárt, hiszen a számolást a szoftver végzi.
A számlaadatok tétel szintű kezelése tehát a DMS rendszerben valósul meg, ahol a számlautak összecsatornázása, az egységes számlatár kialakítása és a számlák jóváhagyásának menedzselése is zajlik.
